Consigli per mantenere relazioni positive con i proprietari negli affitti brevi

Sebbene siano gli host a possedere la locazione turistica, i property manager ne sono i responsabili sul campo. Tuttavia, questi ultimi spesso trascurano il mantenimento di relazioni positive con i proprietari. Un rapporto teso danneggerà la tua reputazione sul mercato e avrà un impatto sui ricavi degli host degli affitti brevi.

Detto questo, mantenere canali di comunicazione aperti è fondamentale per un rapporto sano tra host e property manager. Dai danni alla proprietà alle controversie con gli ospiti fino alla rendicontazione puntuale, diversi aspetti devono essere discussi con il proprietario della locazione turistica per ottimizzare il processo di gestione. In caso contrario, si creerà tensione nelle tue relazioni con i proprietari.

Lettura consigliata: Gestione di locazioni turistiche: la guida completa per i property manager professionisti

5 consigli efficaci per mantenere relazioni positive con i proprietari

La soddisfazione degli host di locazioni turistiche richiede un approccio multidimensionale. Ecco le aree chiave su cui i property manager devono concentrarsi per costruire un rapporto duraturo e sereno con i proprietari.

1. Stabilire e rispettare gli obblighi contrattuali

Un contratto ben strutturato è il fondamento di ogni partnership di successo tra proprietari e property manager. Questo accordo favorisce la trasparenza proteggendo al contempo gli interessi di entrambe le parti.

Redigi un contratto di gestione immobiliare completo che illustri la durata dell'accordo, le commissioni di servizio, la checklist per le pulizie Airbnb, i compiti di manutenzione, la copertura assicurativa STR per gli host, il rimborso spese, le strategie di revenue management, la clausola di cancellazione e altri compiti rilevanti. Inserire fin dall'inizio le dichiarazioni fondamentali riduce inoltre le possibilità di conflitti futuri.

«Includi una dichiarazione sulle potenziali situazioni di conflitto di interessi nel contratto di gestione immobiliare.» – secondo Rafael P. Aquino, co-fondatore di Managedbyaffinity società di property management.

Segui questa regola fondamentale: chiarisci fin da subito ruoli e responsabilità di entrambe le parti. Con la convenzione di servizi, entrambe le parti avranno una base comune per le aspettative future e la risoluzione dei conflitti. I malintesi saranno ridotti al minimo, garantendo un rapporto professionale produttivo.

Soprattutto, un property manager deve rispettare rigorosamente questo contratto legalmente vincolante per mantenere un rapporto positivo con il proprietario. In caso contrario, l'host interromperà presto la collaborazione con te.

Includi nel contratto tutti i doveri, le responsabilità, le commissioni e le aspettative per evitare conflitti futuri

2. Gestire le sfide e le controversie con calma

Come in qualsiasi partnership commerciale, nel rapporto host-property manager possono verificarsi occasionali dispute e disaccordi. Entrambe le parti devono mantenere la calma per gestire e risolvere i conflitti senza compromettere il loro rapporto.

Gli host assumono un property manager per semplificare la loro vita, non per complicarla.

Rifletti e prepara ciò che desideri dire prima di comunicare brutte notizie, come danni causati dagli ospiti. Questo ti aiuterà anche ad avere le idee chiare e a rispondere alle domande con sicurezza. Essere aperti alle possibili reazioni dell'host di fronte ai problemi renderà più facile evitare malintesi e trovare soluzioni reciprocamente soddisfacenti.

Mantenere la compostezza mentre si ascoltano le preoccupazioni dell'host costruisce fiducia e un'efficace partnership.

Come Chandra Gibson ha suggerito su LinkedIn, sii un ascoltatore attivo per trovare la giusta soluzione.

3. Manutenzione tempestiva della proprietà

Un piano di manutenzione adeguato manterrà soddisfatti i proprietari di locazioni turistiche. Devi monitorare con attenzione le attività di manutenzione, tra cui ispezioni trimestrali/mensili, controlli di sicurezza, pianificazione delle pulizie approfondite e coordinamento delle pulizie tra un soggiorno e l'altro. Questo approccio proattivo garantisce la cura tempestiva dell'alloggio STR, prevenendo i problemi potenziali non appena si presentano.

Come My Broker Matt ha spiegato: «Un buon property manager non ti chiamerà o scriverà per la perdita del boiler. Lo gestirà e lo farà riparare per te.» È proprio per questo che gli host ti hanno assunto.

Crea una checklist per le pulizie per garantire la manutenzione tempestiva delle tue locazioni turistiche

Una proprietà ben curata porta a un rapporto ben curato con il tuo host. Inoltre, mantenere ilprocesso di pulizia della locazione turistica contribuisce anche a un'esperienza Airbnb positiva per gli ospiti e a recensioni a cinque stelle.

4. Aggiornare i proprietari sulle metriche di performance

La domanda per un alloggio STR varia costantemente a causa di diverse variabili di mercato, come i cali di stagionalità delle locazioni turistiche, i servizi desiderati, la concorrenza Airbnb e gli eventi locali. Informare regolarmente i proprietari sullo stato della loro proprietà favorisce la fiducia.

Come property manager, devi aggiornare gli host sui KPI monitorati tramite la soluzione PriceLabs, tra cui la Tariffa media giornaliera (ADR), la Durata media del soggiorno, il RevPAR (ricavo per camera disponibile) e i tassi di occupazione. Questo strumento ti aiuterà anche a prendere decisioni informate su restrizioni di durata minima, giorni orfani e tariffazione per prenotazioni last-minute e in anticipo in base agli attuali KPI del tuo alloggio STR.

Con dati in tempo reale, proprietari e property manager saranno sempre allineati sulla strategia di revenue management, evitando future dispute e incomprensioni.

5. Comunicazione onesta per il miglioramento continuo

Una comunicazione chiara è essenziale per allineare le aspettative del proprietario con le tue strategie di gestione. Parla di tutto con gli host, incluse le strategie di tariffazione dinamica, i problemi di manutenzione, le ispezioni programmate e l'aggiornamento delle descrizioni degli alloggi Airbnb.

Inoltre, un coinvolgimento attivo con gli host ti aiuterà a aumentare il tuo tasso di occupazione Airbnb e i tuoi guadagni.

Supponiamo che tu voglia modificare la tua strategia di ottimizzazione dei ricavi e che tu debba discuterne urgentemente con l'host. Prima di tutto, analizzerai rapidamente i guadagni precedenti e potenziali utilizzando Revenue Estimator Pro. Lo strumento ti permetterà anche di scaricare il report dettagliato in PDF e condividerlo con i proprietari per definire proiezioni di reddito realistiche.

Questa comunicazione trasparente costruisce fiducia nei proprietari, assicurando che entrambi lavoriate verso lo stesso obiettivo. Quando calcoli una stima dei ricavi, mostra anche agli host il tuo interesse nel migliorare i profitti della locazione turistica.

La comunicazione onesta è essenziale per mantenere relazioni positive con i proprietari

Consiglio aggiuntivo: Trova il giusto equilibrio tra comunicare troppo e troppo poco. Anche gli host sono impegnati e non vogliono essere sommersi da informazioni di cui non hanno bisogno.

FAQ

1. Qual è la principale responsabilità di un property manager nei confronti del proprietario?

Condurre ispezioni, identificare problemi di manutenzione, ottimizzare le strategie di ricavi e mantenere gli ospiti soddisfatti sono elementi fondamentali per qualsiasi property manager che voglia generare maggiori entrate per gli host degli affitti brevi.

2. Che tipo di report fornisce tipicamente un property manager a un proprietario?

Un report di gestione immobiliare ben strutturato include i dettagli operativi, finanziari e di performance dell'affitto breve.

3. Qual è il contratto tra proprietario e property manager?

Lo scopo principale di un accordo contrattuale è definire i termini e le condizioni per la gestione immobiliare dell'affitto breve. Questo contratto allinea le aspettative dell'host con le responsabilità e i compiti delegati ai property manager. Copre inoltre le commissioni e la durata dell'accordo per i servizi di gestione STR.

Considerazioni finali

I property manager e i proprietari sono in un rapporto professionale. Mantenere relazioni positive con i proprietari è quindi fondamentale per affrontare le preoccupazioni, ottimizzare le performance della proprietà e coltivare partnership a lungo termine.

Un buon servizio porterà anche al rinnovo del contratto tra te e il proprietario della locazione turistica, quindi sii sempre trasparente con loro.