Luogo, prenotazioni e tutta la logistica!

Il luogo che sceglierai per la tua workation richiede ben più della semplice ricerca di una bella location:

La città è abbastanza grande da disporre di strutture in grado di ospitare la tua azienda? È sufficientemente ben collegata da rendere tutto facilmente accessibile (raggiungibilità da diverse città e paesi, farmacie, ristoranti, trasporti, ecc.)?
Avevamo considerato Varanasi in una delle nostre prime discussioni, ma sapevamo che le strade sarebbero state affollatissime se fossimo usciti tutti insieme a fare colazione.

È esattamente per questo motivo che abbiamo scartato anche Bir, nell'Himachal Pradesh. Sono luoghi meravigliosi, ma devono essere anche logisticamente sensati. Avere un aeroporto internazionale, una farmacia aperta 24 ore su 24, ospedali e così via è di fondamentale importanza!

Ci sono abbastanza cose da fare nei dintorni per favorire momenti di team building fuori dal lavoro?
Abbiamo trovato una splendida struttura nel cuore del Bengala Occidentale ed eravamo vicini a concludere un ottimo accordo. Tuttavia, abbiamo capito che era davvero nel mezzo di tutto; era così lontana dal viavai della città che non c'era nulla da fare fuori dall'orario di lavoro.

Questo è un punto assolutamente cruciale da tenere a mente! Quando ci si reca in un posto nuovo, è fondamentale assicurarsi che ci sia abbastanza da fare per tutti.

Com'è la connettività internet?
Uno dei punti più importanti: la connessione internet è sufficientemente stabile?
Ricorda, non hai bisogno di internet per pubblicare storie sui social; hai bisogno di internet per gestire un'azienda per 8 ore al giorno, in modo continuativo e ogni giorno!

È fondamentale scegliere una città e una struttura in grado di soddisfare questa esigenza. Avevamo un ingegnere di rete dedicato per garantire che tutto funzionasse senza intoppi, e anche voi potete farlo!

Condizioni meteorologiche favorevoli
Durante la fase di pianificazione, eravamo attratti dal Nord-Est dell'India e dalle montagne innevate. Ma per quanto affascinante possa sembrare, la neve può rallentarvi (nessuno vorrebbe abbandonare riscaldamenti e coperte per mettersi al lavoro!).

Per la nostra prima workation abbiamo preferito il Nord dell'India (Mussoorie) durante la stagione primaverile. Il clima è gradevole, non è necessario portare troppi bagagli, ci sono meno possibilità di ammalarsi ed è semplicemente più facile mantenere la disciplina quando non si sente l'odore dell'oceano (parliamo per esperienza, ma a ciascuno il suo 😋)

Abbiamo esplorato anche Udaipur e Pondicherry, e ogni luogo ha qualcosa di unico da offrire con le proprie sfide. Conoscere i propri punti imprescindibili è indispensabile quando si decide la location!

Prenotazioni nella location scelta
Una volta stabilita la destinazione per il team, è il momento di fare i preparativi. Il lavoro più impegnativo è appena iniziato!
Per quanto possibile, cerca di prenotare un'intera struttura piuttosto che camere in una catena alberghiera famosa. Abbiamo verificato che si possono ottenere ottime offerte prenotando l'intera struttura!

Non si tratta solo di risparmiare: quella struttura diventa il "vostro" spazio, dove potete non solo lavorare, ma anche trascorrere del tempo con i colleghi.

Non è la stessa cosa se non "possedete" la struttura per quei pochi giorni e vi ritrovate a condividerla con altri turisti.

Sono molti i fattori da considerare nella scelta della struttura:

• Il vostro budget lo permette?
• Si trova in centro città o in periferia? Cosa preferite e perché?
• Sono in grado di garantire la larghezza di banda internet richiesta e un'alimentazione elettrica di backup in ogni momento?
• Soddisfano le vostre preferenze alimentari (non dimenticate di specificare le esigenze in anticipo e di verificare eventuali allergie all'interno del team)?

Infine, organizzate sempre dei veicoli per gli spostamenti e le emergenze. Individuate anche alcuni ospedali nelle vicinanze e assicuratevi che siano disposti a curare persone di altre nazionalità in caso di emergenza!

PriceLabs – Workation 3.0 a Pondicherry, India

Organizzazione dei viaggi: È una delle cose che consigliamo vivamente di esternalizzare. È fattibile quando si pianifica un viaggio con una dozzina di persone, ma quando si devono gestire visti e biglietti per 100 persone, è tutto un altro paio di maniche!

È meglio affidare questa parte a un esperto, così da potersi concentrare maggiormente sugli altri preparativi, altrettanto importanti (possiamo fornirvi dei riferimenti se cercate agenti di viaggio; fatecelo sapere).

Ora che abbiamo fatto tutto il necessario, rimane un'ultima cosa da fare: definire le aspettative e i confini.

Definire le aspettative in modo chiaro è fondamentale per bilanciare produttività e divertimento durante la workation. I collaboratori devono essere mentalmente preparati a ciò che li aspetta per poter dare il meglio di sé. Nell'ultima parte di questa serie, parleremo di alcune misure che abbiamo adottato e che potrete replicare a modo vostro.