10 consigli per evitare la doppia prenotazione (+ MODELLI GRATUITI)

Quando inizi a ospitare, ti sarai registrato su più piattaforme come Airbnb, Vrbo, Booking.com e forse altre! Se non stai attento, c’è una maggiore probabilità che tu abbia uno scenario di doppia prenotazione. Questo dovrebbe causarti frustrazione, ma puoi facilmente evitare la doppia prenotazione con più soluzioni. Discuteremo le soluzioni e ti forniremo suggerimenti pratici da implementare una volta effettuata una doppia prenotazione.

Che cos’è la doppia prenotazione?

La doppia prenotazione si riferisce a una situazione in cui la tua proprietà, che è stata prenotata per qualcun altro, viene prenotata da un’altra persona durante lo stesso periodo di tempo. Due ospiti separati che prenotano contemporaneamente la stessa stanza nella tua proprietà possono causare problemi!

Il 25% dei partner di Booking.com si trova di fronte a doppie prenotazioni durante il primo anno sulla piattaforma. La piattaforma ha ipotizzato che ciò potrebbe essere dovuto a errori nei processi di configurazione iniziale. Se non ti sei ancora imbattuto in questo problema, sei fortunato! Tuttavia, è importante comprendere la doppia prenotazione e i passaggi per affrontarla.

Affrontarlo è importante per evitare doppie prenotazioni per mantenere un’esperienza positiva per gli ospiti e garantire il successo a lungo termine delle tue operazioni.

Definisci camere doppie

Una camera doppia è progettata e ha un prezzo per ospitare più di una persona in una singola unità. A seconda delle preferenze e delle esigenze dei tuoi ospiti, puoi allestire la camera con due letti matrimoniali o letti singoli separati.

Questo differisce da una camera con doppia prenotazione perché le camere con doppia prenotazione non sono progettate per essere occupate da più di una persona. Si tratta di stanze progettate per un gruppo di persone in un unico gruppo di viaggio. Tuttavia, le camere doppie sono progettate per essere occupate da diversi gruppi di viaggio.

Quali sono le cause delle doppie prenotazioni?

1. Pubblicare la stessa proprietà su più siti web: Elencare la tua proprietà su più OTA è importante. Sebbene possa portare a una maggiore esposizione, può anche aprirti alla possibilità di una doppia prenotazione. Se pubblichi un annuncio su Airbnb e Vrbo ma non hai sincronizzato i tuoi calendari, spetta a te aggiornare manualmente il tuo calendario su Vrbo se ricevi una prenotazione per una determinata data su Airbnb.
2. Annunci separati per ogni camera: Se hai una villa da 5 BR e una persona può prenotare 1 BR e l’intera villa attraverso più canali, questo è il caos in corso! Ad esempio, una persona può prenotare un 1 BR utilizzando uno degli annunci e un’altra persona può prenotare l’intera villa! Ora hai effettuato con successo la doppia prenotazione.
3. Soggiorni a lungo e medio termine: Se gestisci una proprietà in affitto a breve termine ma hai bloccato un mese per un ospite abituale, dovresti bloccare il tuo calendario su tutte le OTA per il tempo di quell’ospite a lungo o medio termine.
4. La programmazione è in conflitto con il check-in/check-out: Se accetti il check-in anticipato o il check-out posticipato e poi ricevi una prenotazione adiacente, la tua struttura potrebbe essere prenotata due volte. Se un ospite richiede un check-in anticipato, accetti senza verificare la disponibilità per la data richiesta. Se qualcuno ha già prenotato la struttura per la notte precedente, potrebbe verificarsi una doppia prenotazione.
5. Modifica dei piani per gli ospiti: Se un ospite prenota per una certa data ma poi cambia improvvisamente i suoi piani di viaggio, ti chiede di cambiare le date. Senza controllare le date, se accetti la modifica, potresti ricevere una doppia prenotazione.

Qual è l’impatto della doppia prenotazione?

Le doppie prenotazioni possono avere conseguenze negative significative sia per i proprietari che per gli ospiti:

1. Esperienza negativa degli ospiti: Gli ospiti che arrivano e scoprono che la loro prenotazione è stata prenotata due volte sono comprensibilmente frustrati e delusi.
2. Mancati ricavi: Quando si verifica una doppia prenotazione, dovrai cancellare una delle prenotazioni, il che comporterà una perdita di entrate da quella prenotazione.
3. Costi aggiuntivi: Potrebbe essere necessario trovare una sistemazione alternativa per gli ospiti sfollati, coprire la differenza di costo ed eventualmente pagare penali o commissioni alle piattaforme di prenotazione.
4. Danni alla reputazione: Le doppie prenotazioni ripetute ti porteranno a cancellare ripetutamente le prenotazioni, portando a molte recensioni negative e, quindi, danni alla reputazione.

Come evitare la doppia prenotazione Airbnb?

1. Sincronizza i calendari tra le piattaforme utilizzando i channel manager o (PMS) sistema di gestione di prorpietà.
2. Disattiva la Prenotazione Immediata e implementa un sistema di liste d’attesa per mantenere i livelli di occupazione.
3. Applica politiche di cancellazione chiare, integra soluzioni di elaborazione dei pagamenti e coordinati con il personale addetto alle pulizie per ridurre al minimo le doppie prenotazioni.
4. Analizza la cronologia delle prenotazioni per prevedere la domanda, pianificare i periodi di picco e di bassa occupazione e prendere decisioni informate sui prezzi basati sulla domanda per ottimizzare l’occupazione e i ricavi.

Collegare i calendari per più inserzioni

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La Market Dashboard Pricelabs analizza i dati storici delle prenotazioni per aiutare i proprietari e i gestori di case vacanze a prevedere con precisione la domanda e identificare i periodi di picco. Questo ti aiuterà a identificare i periodi di alta domanda e ad adeguare i prezzi e i requisiti minimi di soggiorno per massimizzare le entrate.

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Come risolvere una doppia prenotazione?

Se non puoi evitare la doppia prenotazione, è importante agire rapidamente una volta che si verifica. È fondamentale risolvere il problema il più rapidamente e amichevolmente possibile per ridurre al minimo l’impatto sugli ospiti e sulla tua attività di affitto di case vacanze.

Ecco alcune strategie efficaci per risolvere le doppie prenotazioni:

#1 Offri una sistemazione alternativa

Se hai un’altra proprietà simile disponibile, offri di trasferire gli ospiti sfollati in quell’unità senza costi aggiuntivi. Assicurati che l’alloggio alternativo sia di qualità uguale o migliore.

Sagoma:

Gentile [Guest Name],

Mi dispiace informarvi che c’è stata una doppia prenotazione per le date del vostro soggiorno a [Property Name].

Non riesco ad ospitarti nella mia proprietà, ma ho cercato opzioni alternative nella zona che sono disponibili durante le tue date.

Ho prenotato una stanza per te a [Alternative Property Name], che è [description of property].

Coprirò l’intero costo del tuo soggiorno presso la proprietà alternativa, nonché eventuali spese aggiuntive che potresti sostenere.

Per favore fatemi sapere se questo funziona per voi, e mi scuso sinceramente per l’inconveniente.

Grazie.

Saluti

[Your Name],

[Property Name]

#2 Assistenza nella ricerca di un alloggio alternativo

Se non hai un’altra proprietà disponibile, aiuta gli ospiti sfollati a trovare una sistemazione alternativa adatta nella stessa zona. Coprire la differenza di costo ed eventuali spese aggiuntive.

Sagoma:

Gentile [Guest Name],

Mi dispiace informarvi che c’è stata una doppia prenotazione per le date del vostro soggiorno a [Property Name].

Non riesco ad ospitarti nella mia proprietà, ma ho cercato opzioni alternative nella zona che sono disponibili durante le tue date.

Ho prenotato una stanza per te a [Alternative Property Name], che è [description of property].

Coprirò l’intero costo del tuo soggiorno presso la proprietà alternativa, nonché eventuali spese aggiuntive che potresti sostenere.

Per favore fatemi sapere se questo funziona per voi, e mi scuso sinceramente per l’inconveniente.

Grazie.

Saluti

[Your Name],

[Property Name]

#3 Offri un risarcimento

Oltre a fornire una sistemazione alternativa, offri agli ospiti sfollati un rimborso parziale o un credito per un soggiorno futuro per compensarli dell’inconveniente.

Sagoma:

Gentile [Guest Name],

Mi dispiace molto ma c’è stata una doppia prenotazione per le date del tuo soggiorno a [Property Name].

Ho prenotato un alloggio alternativo per te a [Alternative Property Name], e coprirò l’intero costo del tuo soggiorno lì.

Inoltre, vorrei offrirti un [50%] rimborso della tua prenotazione originale come risarcimento per l’inconveniente.

Per favore fatemi sapere se questo è accettabile e mi scuso ancora per la situazione.

Grazie.

Saluti

[Your Name],

[Property Name]

#4 Comunicare in modo proattivo

1. Contatta gli ospiti sfollati non appena vieni a conoscenza della doppia prenotazione per informarli della situazione e della soluzione proposta.
2. Mantieni una comunicazione aperta e trasparente durante tutto il processo per garantire che gli ospiti si sentano ascoltati e che le loro preoccupazioni siano affrontate.

Implementando queste strategie e fornendo una comunicazione chiara ed empatica, puoi risolvere efficacemente le doppie prenotazioni e ridurre al minimo l’impatto sui tuoi ospiti e sulla tua attività di affitto di case vacanze.

Quali sono le linee guida per la tempistica di risoluzione?

Per accelerare il processo di risoluzione e mitigare i disagi degli ospiti, rispetta le seguenti tempistiche:

• Per gli ospiti che arrivano entro 24 ore, cerca di risolvere la doppia prenotazione entro 30 minuti.
• Gli ospiti che arrivano da uno a sette giorni dovrebbero risolvere la loro situazione entro due ore.
• Gli ospiti che arrivano dopo più di sette giorni devono risolvere il problema entro 24 ore.

Bonus Leggi: Come funziona Airbnb?

Quali sono i costi delle doppie prenotazioni su Airbnb e altri canali?

Le doppie prenotazioni possono comportare costi e ripercussioni significativi per gli host su piattaforme come Airbnb, Vrbo e Booking.com. Comprendere le politiche di cancellazione di queste agenzie di viaggio online (OTA) è fondamentale per mitigare le perdite finanziarie e mantenere una reputazione positiva all’interno del settore per evitare efficacemente le doppie prenotazioni.

I costi della doppia prenotazione di Airbnb

Airbnb, noto per il suo approccio incentrato sull’ospite, applica politiche rigorose per penalizzare gli host in caso di doppie prenotazioni:

• Penale di cancellazione: Gli host devono pagare una penale di $ 50 se la cancellazione avviene più di una settimana prima del check-in e di $ 100 per le cancellazioni entro una settimana dal check-in.
• Recensioni negative: gli ospiti possono lasciare recensioni negative, influenzando la reputazione dell’host. Inoltre, viene visualizzata una revisione automatica dell’inserzione che indica una cancellazione.
• Stato di Superhost: Il mantenimento dello stato di Superhost di Airbnb richiede un tasso di cancellazione inferiore all’1%, rendendo le doppie prenotazioni particolarmente dannose.

Booking.com consiglia di scaricare Pulse by Booking.com per gestire i calendari in modo efficace.

I vantaggi di Pulse by Booking.com per te come host

I costi della doppia prenotazione di Booking.com

Sebbene le politiche di Booking.com siano leggermente meno rigorose, gli host devono comunque affrontare conseguenze significative:

• Alloggio alternativo: In caso di doppia prenotazione, gli host devono trovare alloggi simili nelle vicinanze per gli ospiti entro 30 minuti, il che spesso richiede partnership locali.
• Responsabilità finanziaria: Gli host devono coprire i costi di trasporto per raggiungere la nuova proprietà ed eventuali differenze di prezzo tra l’alloggio originale e quello alternativo.
• Penalità SEO: Le prenotazioni cancellate comportano un calo della visibilità dell’annuncio, con un potenziale impatto sulle prenotazioni future.

Costi di doppia prenotazione di Vrbo

Le politiche di cancellazione di Vrbo sono relativamente rilassate rispetto a quelle di Airbnb:

• Rimborsi: Gli ospiti devono ricevere il rimborso completo per le prenotazioni cancellate, comprese le spese di servizio e pulizia.
• Impatto SEO: Come altre OTA, la cancellazione delle prenotazioni su Vrbo influisce negativamente sul posizionamento degli annunci, riducendo potenzialmente le prenotazioni future.

Conclusione

Le doppie prenotazioni nel settore delle case vacanze si riferiscono a una situazione in cui la stessa proprietà è riservata a due ospiti diversi durante lo stesso periodo di tempo. Ciò può verificarsi a causa di una serie di motivi, come l’annuncio su più piattaforme, il mantenimento di calendari separati per più annunci, l’accoglienza degli ospiti a lungo termine con piani flessibili o la possibilità di effettuare check-in e check-out tardivi.

Le conseguenze delle doppie prenotazioni possono essere gravi, tra cui perdite finanziarie, esperienze negative degli ospiti e danni alla reputazione della struttura. Per mitigare questi rischi, i proprietari e i gestori di case vacanze dovrebbero implementare strategie proattive, come la sincronizzazione dei calendari su tutte le piattaforme di prenotazione, il collegamento dei calendari per più annunci, il mantenimento di una comunicazione chiara con gli ospiti, l’utilizzo della tecnologia di gestione dei canali e la preparazione ad accogliere gli ospiti sfollati in spazi alternativi o a trovare loro sistemazioni alternative. Adottando queste misure preventive, le aziende di case vacanze possono ridurre al minimo il verificarsi di doppie prenotazioni e fornire un’esperienza senza interruzioni ai propri ospiti.

Domande frequenti

1. Qual è la differenza tra overbooking e doppia prenotazione?

La differenza fondamentale tra overbooking e doppia prenotazione è l’intenzione. L’overbooking si riferisce all’accettazione intenzionale di un numero di prenotazioni superiore alla capacità disponibile. Allo stesso tempo, la doppia prenotazione è una situazione accidentale in cui la stessa proprietà è riservata a due ospiti durante lo stesso periodo.

2. La doppia prenotazione è legale?

La doppia prenotazione non è intrinsecamente illegale. Può verificarsi a causa di errori umani, problemi tecnici o overbooking intenzionale. Tuttavia, può portare a perdite finanziarie ed esperienze negative per gli ospiti, rendendolo un rischio aziendale che dovrebbe essere gestito in modo proattivo attraverso la sincronizzazione del calendario e una comunicazione chiara con gli ospiti.

3. Cosa fai se hai difficoltà a trovare un alloggio nelle vicinanze?

Se non sono disponibili alloggi adatti nelle vicinanze, chiedi assistenza al servizio clienti per l’OTA che utilizzi. Essi si adopereranno per garantire soluzioni alternative a un prezzo comparabile. Tuttavia, se non riescono a trovare opzioni praticabili, fattureranno di conseguenza eventuali costi aggiuntivi sostenuti, come alloggi di categoria superiore o trasporto degli ospiti.