Przetrwać sezon niskiego popytu: jak zamienić najmy krótkoterminowe na średnioterminowe

Wiedza, że pobyty średnioterminowe mogą wypełnić kalendarz w sezonie niskiego popytu, to jedno. Faktyczne przeprowadzenie zmiany na konkretnym obiekcie, w realnym terminie, bez luk w rezerwacjach po obu stronach przejścia i bez pozostawiania właściciela bez informacji, to zupełnie inna sprawa. Oto sekwencja działań obejmująca mniej więcej 90 dni przed sezonem niskiego popytu, aż po powrót do najmu krótkoterminowego.

Uzasadnienie, dlaczego wynajem średnioterminowy w ogóle sprawdza się w sezonie niskiego popytu, oraz porównanie tego modelu z najmem krótko- i długoterminowym, znajduje się w naszym przewodniku po umeblowanym wynajmie średnioterminowym.

Harmonogram w skrócie

90 dni wcześniej: wybierz obiekty, które się kwalifikują

Nie każdą ofertę warto przekształcać. Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić:

• Lokalne czynniki popytu. Obiekty w pobliżu szpitali, uczelni lub centrów biznesowych mają naturalną bazę gości średnioterminowych (pielęgniarki w delegacji, wykładowcy wizytujący, pracownicy w trakcie relokacji). Obiekt na czysto sezonowym rynku wypoczynkowym, bez takiego popytu w okolicy, trudniej sprzedać jako ofertę średnioterminową. Jeśli nie wiadomo, do której kategorii należy dany obiekt, rozstrzyga to kolejny punkt kontrolny.
• Własne dane o sezonowości. Warto pobrać dane o obłożeniu obiektu z ostatnich dwóch lub trzech lat w Portfolio Analytics oraz sprawdzić w Market Dashboard, czy szerszy rynek wykazuje ten sam sezonowy spadek. Spadek dotyczący wyłącznie danej oferty (ceny, opinie, jakość oferty) wymaga innego rozwiązania niż spadek obejmujący cały rynek – przejście na wynajem średnioterminowy rozwiązuje tylko ten drugi przypadek.
• Rzeczywista długość okresu niskiego popytu. Miesięczny spadek zwykle nie uzasadnia kosztu przekształcenia oferty, ale prawdziwy sezon niskiego popytu trwający dwa do czterech miesięcy zazwyczaj już tak. Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić rzeczywistą długość tego okresu, a nie tylko fakt, że sezon niskiego popytu w ogóle występuje.
• Ograniczenia wynikające z umowy najmu i przepisów. Po przekroczeniu progu 28-30 dni w wielu jurysdykcjach pobyty średnioterminowe podlegają często innym zasadom podatkowym i najmu niż pobyty krótkoterminowe. Może to wpływać na wymagany okres wypowiedzenia wobec gościa, obowiązujące zasady kaucji oraz na to, czy lokalne zezwolenia na najem krótkoterminowy w ogóle obejmują pobyt o takiej długości. Przed podjęciem decyzji warto skonsultować się z lokalnym ekspertem, ponieważ zasady różnią się w zależności od miasta i wpływają na treść umowy najmu, a nie tylko na opis oferty.
• Zakres ubezpieczenia. Warto potwierdzić, czy polisa faktycznie obejmuje pobyty średnioterminowe. Niektóre polisy dla najmu krótkoterminowego definiują zakres ochrony na podstawie długości pobytu, przez co gość zostający 45 dni może wykraczać poza to, co obejmuje polisa przeznaczona wyłącznie dla najmu krótkoterminowego.

Dopasowanie typu obiektu do zmiany strategii, nie tylko lokalizacji.

• Mieszkania i apartamenty w miastach często dobrze sprawdzają się jako model hybrydowy: w szczycie sezonu obsługują podróżujących służbowo i turystykę w ramach najmów krótkoterminowych (STR), a w okresach przejściowych i w sezonie niskiego popytu – pracowników zdalnych lub osoby w trakcie relokacji.
• Domy jednorodzinne na przedmieściach przez cały rok dobrze sprawdzają się w przypadku gości średnioterminowych – rodzin między przeprowadzkami lub pracowników zdalnych potrzebujących przestrzeni – i od początku są mniej zależne od sezonu turystycznego.
• Apartamenty w kurortach to zwykle typ obiektu najbardziej zorientowany na najmy krótkoterminowe (STR) i najlepszy kandydat do sezonowej, a nie stałej zmiany strategii, ponieważ ich szczyt sezonu jest zwykle wyraźnie określony i przewidywalny.

Typ obiektu nie zastępuje własnych danych o sezonowości, ale stanowi przydatną weryfikację przed podjęciem decyzji: apartament w kurorcie z krótkim, wyraźnym szczytem sezonu jest bardziej naturalnym kandydatem do modelu hybrydowego niż obiekt z równym, niesezonowym popytem od początku.

60 dni wcześniej: przygotuj obiekt i ofertę

• Sprawdź gotowość obiektu. Szybkie i stabilne Wi-Fi (goście średnioterminowi często pracują zdalnie, więc słabe łącze bywa przesądzające w sposób, w jaki nie jest to problemem dla gościa weekendowego), prawdziwe biurko lub miejsce do pracy zamiast stolika kawowego, w pełni wyposażona kuchnia z podstawowymi produktami, pralka w obiekcie lub łatwo dostępna oraz proste, ryczałtowe rozliczenie mediów. To standardowe oczekiwania gościa średnioterminowego, a nie dodatkowe udogodnienia.
• Wprowadź drobne zmiany istotne przy takiej długości pobytu. Zasłony zaciemniające, lepsze oświetlenie i dodatkowe miejsce do przechowywania (gość średnioterminowy się rozpakowuje, a nie mieszka z walizki) mają tu większe znaczenie niż przy krótkim pobycie, a ich koszt jest niewielki w porównaniu z problemem, który rozwiązują.
• Przepisz ofertę pod innego odbiorcę. Gość średnioterminowy zadaje sobie pytanie 'czy mogę tu mieszkać miesiąc albo trzy', a nie 'czy to fajne miejsce na weekend'. W tytule i opisie warto na pierwszym miejscu postawić stabilność, miejsce do pracy i media wliczone w cenę, a nie efektowne dodatki, oraz używać sformułowań, których faktycznie szuka ten gość ('pobyt miesięczny', 'pobyt przedłużony', 'umeblowane mieszkanie dla firm').
• Dodaj ofertę we właściwych kanałach, nie tylko standardowych. Popyt średnioterminowy nie koncentruje się głównie na platformach OTA dla najmu krótkoterminowego. Ten gość faktycznie szuka ofert na Furnished Finder, w filtrze pobytów miesięcznych na Airbnb oraz w sieciach relokacyjnych i firmach zajmujących się zakwaterowaniem korporacyjnym. Jeśli w pobliżu znajduje się szpital, uczelnia lub kampus firmowy, bezpośredni e-mail lub telefon do ich działu relokacji lub zakwaterowania może przynieść rezerwacje, których nie da żadne wyszukiwanie na platformach OTA.

30 dni wcześniej: ustal ceny i pobyt minimalny

• Ustal cenę względem obu skrajności, nie tylko najmu krótkoterminowego. Stawka za noc dla pobytu średnioterminowego powinna być wyższa niż efektywna stawka za noc przy najmie długoterminowym, ale niższa niż szczytowa stawka najmu krótkoterminowego. Wyłącznie dla ilustracji, ponieważ rzeczywiste liczby zależą całkowicie od danego rynku: obiekt, który w szczycie sezonu krótkoterminowego osiąga 180 USD za noc, mógłby przy pobycie średnioterminowym trwającym 30 dni lub dłużej wycenić noc na około 95-120 USD, wliczając media i okresowe sprzątanie – to nadal wyraźna premia względem stawki netto z nieumeblowanego najmu długoterminowego, przy jednoczesnym pozostawaniu wyraźnie poniżej szczytowych stawek krótkoterminowych. Warto opierać się na własnych danych rynkowych w Market Dashboard, a nie na liczbie, która po prostu wydaje się odpowiednia.
• Zdecyduj, co wchodzi w skład stawki. Media, Wi-Fi i ustalona liczba sprzątań w miesiącu połączone w jedną cenę to prostsze rozwiązanie zarówno dla zarządcy, jak i dla gościa, niż rozliczanie każdego elementu osobno, a jednocześnie standard, którego oczekują goście średnioterminowi.
• Dostosuj ustawienia pobytu minimalnego i długości pobytu tak, aby oferta niepostrzeżenie nie konkurowała z własną pulą ofert krótkoterminowych w momencie, gdy zaczną napływać rezerwacje średnioterminowe. Funkcja PriceLabs Korekty cen za długość pobytu oraz sezonowe profile pobytu minimalnego zajmują się tym automatycznie, bez potrzeby ręcznego zmieniania ustawień dla każdej oferty z osobna.
• Ustaw niestandardowy profil cenowy na okres zmiany strategii, aby ceny i zasady pobytu automatycznie wracały do poprzednich ustawień po zmianie sezonu, zamiast polegać na pamięci o ręcznym przełączeniu.

Poinformuj właściciela przed zmianą sezonu, nie po niej

Właściciele niepokoją się wszystkim, co wygląda na zmianę strategii, zwłaszcza gdy dotyczy to ich miesięcznego dochodu. Tę aktualizację warto wysłać przed rozpoczęciem zmiany, a nie dopiero wtedy, gdy wyniki obłożenia zaczną wyglądać inaczej:

Dzień dobry, [Owner Name],
W związku ze zbliżającym się okresem [season] zmieniamy strategię dla obiektu [property], kierując ją do gości miesięcznych i długoterminowych zamiast rezerwacji na noc. Dzięki temu dochód pozostaje stabilny w okresie, w którym popyt krótkoterminowy zwykle spada, a obiekt korzysta z mniejszej liczby zmian gości i mniejszego zużycia w tych miesiącach. Gdy tylko napłyną pierwsze rezerwacje, przekażemy dane o obłożeniu i przychodach, a obiekt wróci do standardowej oferty krótkoterminowej, gdy tylko popyt w okresie [season] ponownie wzrośnie.

Prognoza przed podjęciem decyzji

Przed ostatecznym wdrożeniem zmiany warto przeliczyć obie opcje, zamiast zakładać, że przejście na wynajem średnioterminowy się opłaci:

• Zbuduj dwa scenariusze. Oszacuj, ile zarobiłby obiekt, gdyby pozostał w najmie krótkoterminowym przez cały sezon niskiego popytu (na podstawie własnych historycznych danych o obłożeniu i stawkach dla tego okresu), a osobno – ile zarobiłby jako oferta średnioterminowa przy stawce ustalonej we wcześniejszym etapie dotyczącym cen.
• Uwzględnij rzeczywisty koszt każdego modelu. Najem krótkoterminowy generuje wyższe koszty sprzątania i wymiany gości w przeliczeniu na noc; najem średnioterminowy generuje ich mniej, ale zwykle przy niższej stawce za noc. Liczy się porównanie wartości netto, a nie brutto.
• Porównaj oba warianty, a nie tylko wynik średnioterminowy w oderwaniu od reszty. Jeśli scenariusz wyłącznie krótkoterminowy, nawet z uwzględnieniem historycznego spadku w sezonie niskiego popytu, wypada podobnie lub lepiej niż scenariusz średnioterminowy, zmiana strategii może nie być warta nakładu pracy dla danego obiektu.
• Powtarzaj to porównanie co sezon, zamiast zakładać, że zmiana strategii sensowna w zeszłym roku nadal ma sens w tym roku – zarówno dany rynek, jak i wyniki konkretnego obiektu mogą się zmieniać z roku na rok.

W sezonie niskiego popytu: na chwilę prowadź inny rodzaj działalności

• Utrzymuj standardy obsługi na poziomie znanym z najmu krótkoterminowego. Comiesięczne sprzątanie (zaplanowane, a nie doraźne), szybka reakcja na zgłoszenia serwisowe i łatwe przedłużanie pobytu mają tu jeszcze większe znaczenie, ponieważ gość średnioterminowy ma więcej czasu, by zauważyć obniżenie standardów, a negatywna opinia po 60-dniowym pobycie waży tyle samo, co opinia po pobycie weekendowym.
• Zaplanuj konserwację prewencyjną, którą normalnie trudno wpasować w harmonogram. Wymianę filtrów w systemie HVAC, dezynsekcję i wszelkie odłożone naprawy łatwiej przeprowadzić przy gościu, który ma stały rytm pobytu i może zostać wcześniej powiadomiony, niż przy stale zmieniających się gościach weekendowych.
• Komunikuj się proaktywnie, nie tylko w odpowiedzi na problemy. Krótki kontakt w połowie pobytu (czy wszystko działa, czy czegoś brakuje) pozwala rozwiązać drobne problemy, zanim trafią do opinii, a gość średnioterminowy zwykle odbiera taki kontakt pozytywnie, a nie jako uciążliwy.
• Pilnuj kalendarza pod kątem ryzyka nakładania się terminów. Warto potwierdzić daty zakończenia pobytu z odpowiednim wyprzedzeniem przed zmianą sezonu – gość średnioterminowy, który chce przedłużyć pobyt, może wejść w realny konflikt z już przyjętą rezerwacją krótkoterminową na kolejny tydzień. Zasady dotyczące próśb o przedłużenie warto ustalić z góry, zamiast improwizować w danej chwili.

Powrót do najmu krótkoterminowego: zaplanuj datę przejścia, nie czekaj na koniec umowy

• Ustal datę zmiany, zanim przyjmiesz rezerwację średnioterminową, a nie po jej przyjęciu. Jeśli 60-dniowy pobyt wykraczałby poza moment, w którym zwykle wraca popyt krótkoterminowy, warto skrócić ofertę albo z góry ustalić z gościem wyraźną datę zakończenia.
• Wróć z ofertą do kanałów najmu krótkoterminowego na kilka tygodni przed końcem pobytu średnioterminowego, aby obiekt nie stał pusty w okresie między wyjazdem gościa średnioterminowego a ponownym zapełnieniem kalendarza krótkoterminowego.
• Przekaż podsumowanie właścicielowi z rzeczywistymi danymi o obłożeniu i przychodach z okresu średnioterminowego, nawiązując do aktualizacji wysłanej 90 dni wcześniej.

Najczęściej zadawane pytania

Co zrobić, jeśli gość średnioterminowy chce przedłużyć pobyt poza datę, kiedy obiekt jest potrzebny na sezon krótkoterminowy?

Zasady w tej sprawie warto ustalić przed przyjęciem rezerwacji, a nie po jej przyjęciu. Wyraźną datę zakończenia należy z góry ująć w umowie, a jeśli dopuszcza się możliwość przedłużenia, warunki (wymagane wyprzedzenie, ewentualna zmiana stawki) trzeba określić wcześniej, zamiast negocjować je pod presją czasu, gdy prośba faktycznie się pojawi.

Z jakim wyprzedzeniem warto zacząć promować obiekt pod kątem pobytów średnioterminowych?

Rozsądnym terminem na uruchomienie oferty w kanałach dla najmu średnioterminowego, takich jak Furnished Finder czy filtr pobytów miesięcznych na Airbnb, jest około 45 dni przed rozpoczęciem sezonu niskiego popytu, ponieważ goście średnioterminowi – zwłaszcza pracownicy w trakcie relokacji i personel medyczny w delegacji – zwykle planują z większym wyprzedzeniem niż typowy gość krótkoterminowy.

Czy pobyt średnioterminowy wymaga innej umowy najmu?

Najczęściej tak. Po przekroczeniu progu 28-30 dni, powszechnego w wielu jurysdykcjach, mogą obowiązywać inne przepisy ochrony najmu, a standardowa umowa najmu krótkoterminowego może nie obejmować tej sytuacji w wystarczającym stopniu. Zamiast zakładać, że dotychczasowe warunki krótkoterminowe pozostają aktualne, warto skonsultować się z lokalnym ekspertem.

Czy warto to robić przy jednym lub dwóch obiektach, czy tylko w skali całego portfolio?

Koszt wdrożenia (sprawdzenie gotowości, przepisanie oferty, nowe kanały) jest podobny niezależnie od tego, czy przekształca się jeden obiekt, czy dziesięć, więc rozwiązanie to sprawdza się również przy pojedynczej ofercie. Ważniejsza od wielkości portfolio jest odpowiedź na pytanie, czy dany obiekt ma rzeczywisty sezonowy spadek popytu i realną bazę gości średnioterminowych w okolicy – a nie liczba zarządzanych jednostek.

Zacznij korzystać z PriceLabs już teraz!

Chcesz sprawdzić, co PriceLabs może zrobić dla Twojego biznesu? Przekonaj się sam podczas darmowego okresu próbnego. Zacznij już teraz!