Was passiert, wenn die Person, die alles weiß, in den Urlaub fährt?

„Automatisierung sollte Ihr Marktwissen nicht ersetzen – sie sollte es einfacher machen, dieses Wissen zu nutzen.“

Wachstum ist aufregend. Es bedeutet mehr Gäste, mehr Buchungen, mehr Chancen und mehr Umsatz. Für viele Immobilienverwalter bringt Wachstum aber auch eine andere Art von Herausforderung mit sich. Jedes neue Apartment bedeutet einen weiteren Kalender, eine weitere Preisliste zur Kontrolle und eine weitere Möglichkeit, dass etwas übersehen wird.

Für easy-flat, ein wachsendes österreichisches Unternehmen für Immobilienverwaltung, entstand diese Herausforderung ganz natürlich, als sich das Portfolio zwischen Wien und Villach ausweitete. Was als Geschäft mit Wurzeln in der Immobilienbranche begann, entwickelte sich schrittweise zu einem Spezialisten für möblierte Serviced Apartments, der Geschäftsreisende und Projektmitarbeiter genauso willkommen heißt wie Familien, die die Flexibilität und den Komfort suchen, den klassische Hotels oft nicht bieten können.

Mit dem wachsenden Portfolio nahm auch die Komplexität im Hintergrund zu. Das Team wollte mehr Zeit in die Verbesserung des Gästeerlebnisses und den Ausbau des Geschäfts investieren, statt Tabellen zu aktualisieren oder Übernachtungspreise manuell zu prüfen. Eine Technologie zu finden, die die Abläufe wirklich vereinfacht und trotzdem die volle Kontrolle über die eigene Strategie erhält, wurde zum nächsten Schritt auf dem Weg von easy-flat.

Diese Suche führte schließlich zwei sich ergänzende Plattformen zusammen. my-bookings wurde zur operativen Zentrale für Reservierungen, Gästekommunikation und den täglichen Ablauf, während PriceLabs einen intelligenteren, datenbasierten Ansatz für die Preisgestaltung einführte.

Zusammen haben sie nicht nur die Arbeitsweise des Teams verändert, sondern auch, wie sich das Unternehmen auf künftiges Wachstum vorbereitet.

Die Serviced Apartments von easy-flat liegen im Herzen von Villach und bieten Gästen einen leichten Zugang zu Restaurants, Geschäften und der historischen Altstadt.

Von der Immobilienbranche zur Hotellerie

Anders als viele Immobilienverwaltungsunternehmen kommt easy-flat nicht ursprünglich aus der Hotellerie.

Das Unternehmen entstand in der Immobilienbranche, wo das Team eine wachsende Nachfrage nach möblierten Apartments erkannte, die Gästen deutlich mehr Flexibilität bieten als ein klassisches Hotel. Geschäftsreisende brauchten eine komfortable Unterkunft für längere Projekte. Familien wollten mehr Platz, während sie Österreich erkundeten. Freizeitgäste suchten zunehmend nach einer Unterkunft, die sich wie ein Zuhause anfühlt, ohne auf die Professionalität eines Hotels zu verzichten.

Heute verwaltet easy-flat Serviced Apartments in Wien und Villach und begrüßt das ganze Jahr über eine vielfältige Mischung von Gästen. Auch wenn jeder Gast aus einem anderen Grund kommt, erwarten alle dasselbe: eine reibungslose Buchung, eine korrekte Preisgestaltung und einen entspannten Aufenthalt von der Ankunft bis zur Abreise.

Dieses Erlebnis zu bieten, wurde mit wachsendem Portfolio zunehmend schwieriger.

Die Systeme, die das Unternehmen in seinen frühen Jahren getragen hatten, konnten mit dem Wachstum nicht mehr mithalten.

„Bevor wir PriceLabs und My Bookings genutzt haben, haben wir viele Preisentscheidungen über Excel-Listen verwaltet. Das erforderte sehr viel manuelle Arbeit und machte uns außerdem stark davon abhängig, immer eine gut eingearbeitete Urlaubsvertretung zu haben, wenn die zuständige Person nicht da war.“

Wie bei vielen wachsenden Anbietern hatte der Erfolg selbst bei easy-flat irgendwann ein neues Problem geschaffen. Jedes weitere Apartment brachte mehr Preisentscheidungen, mehr Gästekommunikation und mehr betriebliche Aufgaben mit sich. Diese Prozesse weiterhin manuell zu steuern, war nicht nur ineffizient – es machte das Unternehmen auch zunehmend abhängig von einzelnen Teammitgliedern statt von skalierbaren Systemen.

Ein modernes Serviced Apartment von easy-flat in Villach, das Geschäfts- und Freizeitreisenden den Komfort und die Flexibilität eines Zuhauses bieten soll.

Wie my-bookings die Abläufe vereinfachte

Der erste Schritt bestand darin, den täglichen Betrieb zu bündeln.

Statt mehrere Systeme für Reservierungen, Gästekommunikation, Rechnungsstellung, Anmeldeformulare, Verfügbarkeit und Zugangsinformationen zu jonglieren, führte easy-flat my-bookings als zentrale Plattform für die Steuerung der Gästereise ein.

Statt im Laufe des Tages zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln, konnte das Team alles von einem Ort aus überblicken. Reservierungen liefen reibungsloser, Gästeinformationen waren leichter zugänglich, und die betrieblichen Abläufe wurden über alle Apartments hinweg deutlich einheitlicher.

Mit dem weiteren Wachstum des Unternehmens erwies sich diese Zentralisierung als ebenso wertvoll wie jede Zeitersparnis.

„my-bookings hilft uns, Reservierungen, Verfügbarkeit, Gästeinformationen und betriebliche Abläufe an einem zentralen Ort zu verwalten. Am hilfreichsten finden wir, dass viele betriebliche Themen in einem System zusammenlaufen.“

Für easy-flat hat my-bookings nicht nur die Effizienz verbessert. Es gab dem Team auch die Gewissheit, dass die betrieblichen Standards konstant bleiben würden, egal wie stark das Portfolio weiter wuchs.

Wie PriceLabs das Revenue Management veränderte

Während my-bookings die Abläufe vereinfachte, stellte die Preisgestaltung eine ganz andere Herausforderung dar.

Die Nachfrage ändert sich ständig. Eine lokale Veranstaltung, Schulferien, eine Konferenz oder ein saisonaler Trend können erheblich beeinflussen, was Gäste zu zahlen bereit sind. Schnell genug zu reagieren und dabei mehrere Apartments manuell zu verwalten, war fast unmöglich geworden.

PriceLabs führte einen deutlich intelligenteren Ansatz ein.

Statt sich auf Tabellen und manuelle Vergleiche zu verlassen, analysiert die Plattform laufend Marktnachfrage, Belegung, Saisonalität, Buchungstempo und Preisregeln, bevor sie Übernachtungspreise empfiehlt oder automatisch aktualisiert.

Das Ergebnis ist nicht einfach Automatisierung.

Es sind bessere Entscheidungen.

„PriceLabs bietet eine gute Balance zwischen Automatisierung und manueller Kontrolle. Wir können unsere eigenen Regeln und Strategien festlegen, aber trotzdem eingreifen, wann immer es nötig ist.“

Statt das Know-how des Teams zu ersetzen, stärkt PriceLabs es. Die Automatisierung übernimmt die sich wiederholenden Berechnungen, während easy-flat die Kontrolle über die eigene Preisstrategie fest in der Hand behält. Diese Balance ermöglicht es dem Unternehmen, deutlich schneller auf Marktveränderungen zu reagieren und dabei vollstes Vertrauen in die getroffenen Entscheidungen zu behalten.

Die wichtigsten Vorteile

Seit der Einführung von my-bookings und PriceLabs hat easy-flat:

• die Unternehmensleistung gesteigert – um mehr als 8 %
• die manuelle Preisverwaltung deutlich reduziert
• Preisaktualisierungen über alle verbundenen Buchungskanäle automatisiert
• Reservierungen, Gästekommunikation und betriebliche Abläufe zentralisiert
• die Abhängigkeit von manuellen Tabellen und Einzelwissen reduziert
• eine stärkere betriebliche Grundlage für zukünftiges Wachstum geschaffen

Viele easy-flat-Apartments verbinden zeitgemäßen Komfort mit dem architektonischen Charakter der historischen Stadtzentren Österreichs.

Für die Zukunft aufgestellt

Technologie hat easy-flat effizienter gemacht, doch für Lukas ist klar: Software ist nur ein Teil der Gleichung.

„Automatisierung sollte Ihr Marktwissen nicht ersetzen. Sie sollte es einfacher machen, dieses Wissen zu nutzen.“

Diese Philosophie bestimmt weiterhin jede Entscheidung des Unternehmens.

Durch die Kombination von my-bookings für das operative Management mit PriceLabs für die dynamische Preisgestaltung hat easy-flat ein Technologie-Ökosystem geschaffen, das Wachstum ermöglicht, ohne die Kontrolle zu opfern. Routineverwaltung wurde durch Automatisierung ersetzt, sodass das Team mehr Zeit für das Wesentliche hat: das Gästeerlebnis zu verbessern, Eigentümer zu unterstützen und das Geschäft weiterhin mit Zuversicht wachsen zu lassen.

Für Immobilienverwalter, die skalieren möchten, ohne die Komplexität zu erhöhen, zeigt der Weg von easy-flat, dass die richtige Technologie Erfahrung nicht ersetzt. Sie gibt erfahrenen Betreibern die Freiheit, dieses Wissen dort einzusetzen, wo es den größten Wert schafft.