Von reaktiver Preisgestaltung zu proaktiver Planung: Wie Fluent in Kapstadt auf 900 Einheiten skaliert

Als man Gerrit, Head of Revenue bei Fluent, fragte, welches sein liebstes PriceLabs-Feature sei, nannte er weder das Dynamic Pricing noch die Market Dashboards. Er sagte: die Menschen hinter dem Tool. Diese Antwort verrät viel darüber, wie diese Partnerschaft funktioniert.

Der Kurzzeitvermietungsmarkt in Kapstadt ist wettbewerbsintensiv, saisonal geprägt und bewegt sich schnell. Fluent verwaltet derzeit ein bedeutendes Apartmentportfolio in der ganzen Stadt und plant, innerhalb von zwei Jahren fast 900 Einheiten zu erreichen. Bei dieser Größenordnung lässt sich Revenue Management nicht improvisieren — es ist eine Disziplin.

„Wir sind ein wachsendes Unternehmen“, sagt Gerrit, „und zum Glück nutzen wir PriceLabs.“

Die Herausforderung: reaktive Preisgestaltung im großen Maßstab

Vor modernen Revenue-Management-Tools arbeiteten die meisten Property Manager auf dieselbe Weise: einen Preis festlegen, auf Buchungen warten und reagieren, wenn die Ergebnisse ausblieben.

„Die altmodische Methode ist: Man setzt Preise fest, wartet auf Buchungen und reagiert dann — mit Last-Minute-Angeboten, weil der Preis zu hoch war. Sie haben sich das tatsächliche Budget gar nicht angeschaut. Manche hatten überhaupt kein Budget.“

Bei einem kleinen Portfolio ist reaktive Preisgestaltung unpraktisch. Bei der Größenordnung, in der Fluent tätig ist — und tätig sein will —, wird sie teuer. Last-Minute-Rabatte schmälern die Margen, Eigentümer werden nervös, und die Beziehungen leiden darunter.

Das Ziel war nicht nur, besser zu bepreisen. Es ging darum, besser zu planen — mit Monaten Vorlauf, mit Daten und mit Sicherheit.

„Der richtige Preis zur richtigen Zeit. Nicht kurz vor knapp in Panik geraten, weil die Buchungen ausbleiben.“

Warum Fluent sich für PriceLabs entschieden hat

Für einen Revenue Manager, der ein wachsendes Portfolio betreut, zählt die Bewertung neuer Objekte genauso viel wie die Optimierung bestehender. Gerrit brauchte ein Tool, das beides zuverlässig konnte.

Was sofort auffiel, war der Revenue Estimator Pro. Die meisten Vergleichstools greifen auf eine einzige Quelle zurück. Der Revenue Estimator Pro nutzt mehrere, darunter Hoteldaten neben Daten zur Kurzzeitvermietung, und liefert so ein umfassenderes Bild jedes Marktes.

„Sie berücksichtigen nicht nur Airbnb-Daten, sondern auch Hoteldaten und Ähnliches.“

Kombiniert mit einer feingranularen Filterung nach Schlafzimmerzahl, Badezimmerzahl und Preis-Perzentil kann Fluent das realistische Umsatzpotenzial eines neuen Objekts modellieren, noch bevor ein Verwaltungsvertrag unterschrieben wird — ein echter Vorteil bei der Präsentation gegenüber potenziellen Eigentümern.

Wie Fluent PriceLabs nutzt

Revenue Estimator Pro: Sicherheit vor der Zusage

Die Neukundengewinnung bei Fluent hängt davon ab, eine Frage präzise zu beantworten: Was kann dieses Objekt realistisch einbringen? Mit dem Revenue Estimator Pro kann Gerrit nach dem exakt passenden Vergleichsset filtern — gleiche Schlafzimmerzahl, gleiche Badezimmerzahl, gleiche Preisspanne und gleiches Perzentil —, sodass die Prognosen die Realität widerspiegeln und nicht bloße Annahmen.

„Man kann wirklich bis auf eine sehr genaue Zahl herunterbrechen, was einem bevorsteht, was natürlich Eigentümern hilft, die unsere Verwaltungsleistungen nutzen möchten.“

Dynamic Pricing: von reaktiv zu proaktiv

Beim Dynamic Pricing wechselte Fluent vom reaktiven zum strategischen Ansatz. Statt Preise erst anzupassen, nachdem Nachfragesignale sichtbar wurden, bepreist das Team jetzt vorausschauend — es greift die Nachfrage auf ihrem Höhepunkt ab und füllt Lücken, bevor sie zu Last-Minute-Problemen werden.

„Man erkennt tatsächlich, wo die Nachfrage liegt, und das gibt einem die Flexibilität, viel mehr zu tun — dynamisch bei der Preisgestaltung zu sein, aber auch bei den nicht buchbaren Tagen, die es gibt.“

Budgetierungstools: Ziele setzen, Leistung verfolgen

Mit den Budgetierungstools von PriceLabs kann das Team Umsatzziele im Voraus festlegen und dann die tatsächliche Leistung über das gesamte Buchungsfenster hinweg verfolgen. Liegen die Ergebnisse vorn oder zurück, kann das Team handeln — statt nur zu reagieren.

„Man kann immer vergleichen, wie gut man im Vergleich zu dem abschneidet, was man sich vorgenommen hat. Am Ende des Tages ist Kurzzeitvermietung für mich das, was am Ende auf dem Bankkonto des Eigentümers landet — denn das ist der erste Schritt: diesen Eigentümer zufrieden zu halten. Hält man den Eigentümer zufrieden, bekommt man mehr Eigentümer.“

Yielding-Strategie: granulare Kontrolle über das gesamte Portfolio

Auf Portfolio-Ebene funktioniert eine Einheitspreisgestaltung nicht. Fluent nutzt die Yielding-Tools von PriceLabs, um belegungsbasierte Preisstrategien auf Ebene des Objekts, der Immobilie, der Gruppe und der Untergruppe festzulegen — sodass stark nachgefragte Objekte anders gesteuert werden können als schwächer laufende, und Cluster im selben Gebäude als strategische Einheit behandelt werden können.

„Pro Objekt, pro Immobilie, pro Gruppe kann man seine Yielding-Strategie basierend auf der Belegung festlegen — entweder pro Einheit, pro Gruppe von Einheiten oder pro Untergruppe von Einheiten, die man selbst erstellen kann.“

Die Ergebnisse

Seit der Einführung von PriceLabs ist Fluent vom reaktiven zum proaktiven Revenue Management übergegangen. Auch wenn Gerrit offen zugibt, dass es im System noch mehr zu lernen gibt, ist der operative Wandel bereits spürbar:

• Bewertungen neuer Objekte sind schneller, besser belegbar und stützen sich auf Marktdaten aus mehreren Quellen
• Preisentscheidungen basieren auf vorausschauenden Nachfragesignalen statt auf Last-Minute-Anpassungen
• Die Beziehungen zu den Eigentümern werden durch klare Budgetziele und Leistungsverfolgung gestärkt
• Die Portfoliostrategie wird durch Yielding-Kontrollen auf Gruppen- und Untergruppenebene ermöglicht
• Die kontinuierliche Nutzung neuer Funktionen wird durch die Schulungsressourcen und das Support-Team von PriceLabs unterstützt

„Jeden Tag lerne ich etwas Neues, das mir das System bieten kann. Es ist so integriert und vielseitig — es wird einige Zeit dauern, alles zu lernen.“

Ratschläge für andere Betreiber

Plane vorausschauend, nicht rückblickend.

„Fang an, vorausschauend zu planen, und setze das um — mit den Budgetierungstools dort. Man kann immer vergleichen, wie gut man im Vergleich zu dem abschneidet, was man sich vorgenommen hat.“

Kenne deine Daten.

„Wenn man seine Daten nicht lesen und nutzen kann, wird es schwierig. Geschichte wiederholt sich — also nutze deine historischen Daten.“

Lerne stetig weiter.

„Das System zeigt einem immer wieder etwas Neues. Nutze die Weiterbildungsangebote — den YouTube-Kanal, die Live-Sessions, die Feature-Updates.“

Vergiss nicht, wem du dienst.

„Kurzzeitvermietung ist für mich das, was am Ende auf dem Bankkonto des Eigentümers landet. Das ist der erste Schritt. Hält man den Eigentümer zufrieden, bekommt man mehr Eigentümer.“

Ausblick

Fluent baut in Kapstadt systematisch etwas Ambitioniertes auf. Mit einer klaren Revenue-Philosophie, datengestützter Objektbewertung und einer Plattform, die flexibel genug ist, um Hunderte Einheiten über mehrere Gruppen und Untergruppen hinweg zu verwalten, ist der Weg zu 900 Apartments ein Plan — kein bloßes Ziel.

Was Gerrit Sicherheit gibt, sind nicht nur die Funktionen. Es ist das Wissen, dass die Antwort auf „Das würde ich gern machen“ nie „geht nicht“ lautet — sondern „Lass mich dir zeigen, wie.“

„Es gibt immer einen Weg. Genau das gefällt mir daran. Es gibt immer einen Weg.“