140 Gäste managen – ohne Chaos

"Vor der Nutzung von PriceLabs und Avirato drehte sich alles um Tabellenkalkulationen. Die Preise wurden nur zweimal im Jahr aktualisiert, und auf die Marktnachfrage zu reagieren war schlicht unmöglich."

Eine Handvoll Ferienunterkünfte manuell zu verwalten ist schon herausfordernd genug. Unterkünfte für 140 Gäste in 33 Ferienwohnungen und einer historischen Pension zu betreiben ist eine ganz andere Geschichte.

Für GicTour, eines der führenden Property-Management-Unternehmen in Alcalá de Henares, war das Wachstum nicht das Problem – die Herausforderung bestand darin, die Abläufe effizient zu halten und gleichzeitig sicherzustellen, dass jede Wohnung täglich wettbewerbsfähig bepreist war.

Das Unternehmen hatte sich bereits einen hervorragenden Ruf für außergewöhnliche Gästeerlebnisse erarbeitet – durch El Sueño del Quijote, seine wunderschön restaurierte Pension mit 12 Zimmern im Herzen dieser UNESCO-Welterbestadt. Als die Nachfrage nach privaten Unterkünften nach der Pandemie zunahm, GicTour expandierte in die Verwaltung von Ferienwohnungen und schuf ein Portfolio, das heute Apartments, Gastfreundschaft und umfassendes Property Management für lokale Eigentümer vereint.

Doch mit dem Wachstum kam die Komplexität.

Manuelle Preisgestaltung, Excel-Tabellen, Reservierungen, Gästekommunikation, Zahlungen und operative Aufgaben – alles konkurrierte um die Aufmerksamkeit des Teams. Jede Stunde, die mit der Aktualisierung von Preisen verbracht wurde, war eine Stunde, die nicht für die Verbesserung des Gästeerlebnisses oder das Wachstum des Unternehmens genutzt werden konnte.

Der Wendepunkt kam, als GicTour begann, Avirato, ein All-in-one-Property-Management-System, gemeinsam mit PriceLabs zu nutzen – und damit die Herangehensweise des Unternehmens an Preisgestaltung, Abläufe und revenue management grundlegend veränderte.

Heute hat das Unternehmen seinen durchschnittlichen Tagespreis (ADR) von €71.18 auf €85.20 gesteigert, die Belegung von 60% auf 74.5% erhöht und die durchschnittliche Aufenthaltsdauer von 2.65 Nächten auf 4.20 Nächte verlängert – und dabei ein deutlich größeres Portfolio wesentlich effizienter verwaltet.

Ein Unternehmen, das auf Gastfreundschaft baut

Anders als viele Ferienunterkunft-Anbieter, die mit Dutzenden von Wohnungen starten, begann GicTour mit nur einem einzigen Beherbergungsbetrieb.

Vor mehr als zehn Jahren begann das Unternehmen mit der Verwaltung von El Sueño del Quijote, einer charmanten Pension in einem renovierten Herrenhaus aus den 1920er-Jahren im historischen Zentrum von Alcalá de Henares.

Als sich die Vorlieben der Gäste weiterentwickelten – insbesondere nach COVID-19 – suchten Reisende zunehmend die Privatsphäre und Flexibilität eigenständiger Apartments.

Anstatt diesen Trend von der Seitenlinie zu beobachten, passte sich GicTour an.

Das Unternehmen expandierte in den Bereich Ferienwohnungen und entwickelte gleichzeitig einen umfassenden Property-Management-Service für Eigentümer, die die Leistung ihrer Ferienunterkünfte maximieren möchten.

Heute bietet GicTour weit mehr als nur Unterkünfte. Über sein integriertes Hospitality-Modell bietet das Unternehmen:

• Professionelles Ferienunterkunft-Management für Eigentümer.
• Ferienwohnungen im gesamten historischen Zentrum von Alcalá de Henares.
• Die historische Pension El Sueño del Quijote.
• Lokale Erlebnisse und Gästeservices, die Besuchern helfen, die Stadt zu entdecken.

Diese Kombination hat GicTour als einen der bekanntesten Unterkunftsanbieter der Stadt positioniert.

Wenn das Wachstum die manuellen Prozesse überholt

Während das Portfolio wuchs, blieb die Umsatzstrategie erstaunlich traditionell.

Die Preisgestaltung wurde manuell mit Excel verwaltet.

Die Preise wurden nur zweimal im Jahr angepasst.

Wettbewerbsanalyse bedeutete, Marktpreise manuell zu überprüfen.

Die Anpassung an die Nachfrage erfolgte oft erst, nachdem Chancen bereits verstrichen waren.

"Bevor wir PriceLabs und Avirato nutzten, war unser Management größtenteils manuell und auf Excel-Tabellen gestützt. Es war ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess."

Für ein Unternehmen, das Dutzende von Unterkünften verwaltet, war dieser Ansatz schlichtweg nicht tragfähig.

Jede manuelle Aktualisierung erhöhte den Arbeitsaufwand.

Jede Marktveränderung bedeutete potenziell entgangenen Umsatz.

Das Team erkannte, dass es eine Technologie brauchte, die auf die Nachfrage weit schneller reagieren konnte als jede Tabellenkalkulation.

Avirato vereinfachte die Abläufe

Die erste große Veränderung kam durch Avirato.

Reservierungen, Zahlungen, automatisierte Gästekommunikation und der tägliche Betrieb wurden in einer einzigen Plattform gebündelt.

Anstatt zwischen mehreren Systemen zu wechseln, konnte das Team nahezu jeden operativen Prozess über ein einziges Dashboard verwalten.

"Avirato ist unverzichtbar für die Verwaltung des gesamten Reservierungsprozesses – vom Eingang einer Buchung bis zum Zahlungseinzug."

Auch die automatisierte Kommunikation wurde zu einem großen Vorteil.

Gäste erhalten jetzt rechtzeitig Informationen vor der Anreise, während ihres Aufenthalts und nach der Abreise – ohne den administrativen Aufwand für das Team zu erhöhen.

Für ein Unternehmen, das 140 Gäste beherbergt, wurde diese Effizienz schnell unverzichtbar.

PriceLabs veränderte die Denkweise von GicTour zur Preisgestaltung

Etwa sechs Monate später integrierte GicTour auch PriceLabs.

Die Integration mit Avirato verlief unkompliziert.

Innerhalb weniger Tage verabschiedete sich das Team von der statischen saisonalen Preisgestaltung und begann, Live-Marktdaten für jede Preisentscheidung zu nutzen.

"Der Prozess war extrem einfach und schnell, und seitdem verfügen wir über ein deutlich agileres und effizienteres Managementsystem."

Anstatt sich auf Annahmen zu verlassen, analysiert PriceLabs kontinuierlich:

• Lokale Nachfrage.
• Preise der Konkurrenz.
• Buchungstempo.
• Markttrends.
• Belegungsmuster.
• Saisonale Veranstaltungen.

Das ermöglicht es GicTour, das ganze Jahr über wettbewerbsfähig zu bleiben und gleichzeitig die Rentabilität in Zeiten hoher Nachfrage zu maximieren.

Das Team schätzt besonders die Transparenz hinter jeder Preisempfehlung.

"Die Menge an verfügbaren Marktdaten ist äußerst wertvoll, weil sie uns hilft, fundierte Entscheidungen auf Basis der Nachfrage zu treffen."

Anstatt sich zu fragen, warum die Preise steigen oder fallen, kann das Team genau nachvollziehen, was den Markt bewegt.

Diese Transparenz hat die Art und Weise, wie Preisentscheidungen getroffen werden, grundlegend verändert.

Gemeinsam stärker

Während PriceLabs sich auf die Umsatzoptimierung konzentriert, sorgt Avirato dafür, dass alles andere reibungslos läuft.

Gemeinsam bilden sie einen durchgängigen Arbeitsablauf.

PriceLabs ermittelt automatisch die optimale Preisgestaltung.

Avirato verwaltet Reservierungen, Zahlungen, Gästekommunikation und operative Arbeitsabläufe.

Anstatt mit voneinander getrennten Systemen zu jonglieren, profitiert GicTour von einem nahtlosen Technologie-Stack.

Das Team bringt es auf den Punkt:

"Die Verwaltung von 140 Unterkünften ohne diese beiden Tools wäre schlicht nicht machbar."

Dieser eine Satz sagt vielleicht mehr als jede Statistik.

Die Ergebnisse sprechen für sich

Technologie sollte messbaren geschäftlichen Mehrwert schaffen.

Für GicTour waren die Verbesserungen sofort spürbar.

Seit der Einführung von PriceLabs und Avirato:

• Der durchschnittliche Tagespreis (ADR) stieg von €71.18 auf €85.20.
• Die Belegung stieg von 60% auf 74.5%.
• Die durchschnittliche Aufenthaltsdauer stieg von 2.65 Nächten auf 4.20 Nächte.

Diese Ergebnisse haben es dem Team ermöglicht, die Rentabilität zu verbessern und gleichzeitig weiter zu wachsen, ohne die operative Komplexität proportional zu erhöhen.

Anstatt ständig auf den Markt zu reagieren, ist GicTour dem Markt jetzt immer einen Schritt voraus.

Ratschläge für andere Property Manager

Technologie allein garantiert keinen Erfolg.

Eine klare Umsatzstrategie bleibt genauso wichtig.

GicTour ermutigt Property Manager, großartige Tools mit durchdachter Planung und datengestützter Entscheidungsfindung zu kombinieren.

"PriceLabs und Avirato ermöglichen es, effizienter zu arbeiten, Entscheidungen auf Basis realer Daten zu treffen, Preisstrategien zu verbessern und die Rentabilität zu maximieren. Sie sind unverzichtbare Tools für alle, die ihr Beherbergungsgeschäft skalieren und gleichzeitig die Kontrolle über Abläufe und Gästekommunikation behalten möchten."

Für Unternehmen, die bereit sind, über Tabellenkalkulationen hinauszugehen, zeigt die Erfahrung von GicTour, was möglich ist, wenn operative Exzellenz und intelligente Preisgestaltung Hand in Hand gehen.