Gestire 140 ospiti senza il caos

"Prima di usare PriceLabs e Avirato, tutto ruotava attorno ai fogli di calcolo. I prezzi venivano aggiornati solo due volte l'anno e reagire alla domanda di mercato era semplicemente impossibile."

Gestire manualmente una manciata di locazioni turistiche è già abbastanza impegnativo. Gestire strutture ricettive per 140 ospiti distribuiti tra 33 appartamenti turistici e una storica pensione è tutta un'altra storia.

Per GicTour, una delle principali società di property management ad Alcalá de Henares, la crescita non era il problema: la sfida era mantenere le operazioni efficienti assicurandosi che ogni appartamento avesse un prezzo competitivo ogni singolo giorno.

L'azienda si era già costruita un'ottima reputazione per le esperienze eccezionali offerte agli ospiti attraverso El Sueño del Quijote, la sua splendida pensione con 12 camere restaurata nel cuore di questa città patrimonio UNESCO. Con l'accelerazione della domanda di alloggi privati dopo la pandemia, GicTour ha ampliato la propria attività alla gestione di appartamenti turistici, creando un portafoglio che oggi unisce appartamenti, ospitalità e servizi completi di property management per i proprietari locali.

Ma con la crescita è arrivata la complessità.

Tariffazione manuale, fogli di calcolo Excel, prenotazioni, comunicazione con gli ospiti, pagamenti e attività operative si contendevano l'attenzione del team. Ogni ora dedicata all'aggiornamento delle tariffe era un'ora sottratta al miglioramento dell'esperienza degli ospiti o alla crescita del business.

La svolta è arrivata quando GicTour ha combinato Avirato, un PMS all-in-one, con PriceLabs, trasformando il modo in cui l'azienda affronta la tariffazione, le operazioni e il revenue management.

Oggi l'azienda ha aumentato la propria tariffa media giornaliera (ADR) da €71.18 a €85.20, l'occupazione dal 60% al 74.5% e la durata media del soggiorno da 2.65 notti a 4.20 notti, gestendo al contempo un portafoglio molto più ampio in modo decisamente più efficiente.

Un'azienda costruita attorno all'ospitalità

A differenza di molte aziende di locazioni turistiche che iniziano con decine di appartamenti, GicTour ha iniziato con una sola attività ricettiva.

Più di dieci anni fa, l'azienda ha iniziato a gestire El Sueño del Quijote, un'affascinante pensione situata in una villa degli anni '20 ristrutturata nel centro storico di Alcalá de Henares.

Con l'evolversi delle preferenze degli ospiti — soprattutto dopo il COVID-19 — i viaggiatori hanno cercato sempre più la privacy e la flessibilità degli appartamenti indipendenti.

Invece di restare a guardare, GicTour si è adattata.

L'azienda si è espansa negli appartamenti turistici sviluppando al contempo un servizio completo di property management per i proprietari che desiderano massimizzare le prestazioni delle proprie locazioni turistiche.

Oggi GicTour offre molto più di un semplice alloggio. Attraverso il suo modello integrato di ospitalità, fornisce:

• Gestione professionale di locazioni turistiche per i proprietari.
• Appartamenti turistici in tutto il centro storico di Alcalá de Henares.
• La storica pensione El Sueño del Quijote.
• Esperienze locali e servizi per gli ospiti che aiutano i visitatori a scoprire la città.

Questa combinazione ha posizionato GicTour come uno dei fornitori di alloggi più riconosciuti della città.

Quando la crescita supera i processi manuali

Con l'espansione del portafoglio, la strategia dei ricavi è rimasta sorprendentemente tradizionale.

La tariffazione veniva gestita manualmente tramite Excel.

Le tariffe venivano modificate solo due volte l'anno.

L'analisi della concorrenza significava controllare i prezzi di mercato manualmente.

L'adeguamento alla domanda avveniva spesso quando le opportunità erano già sfumate.

"Prima di utilizzare PriceLabs e Avirato, la nostra gestione era in gran parte manuale e basata su fogli di calcolo Excel. Era un processo complesso e dispendioso in termini di tempo."

Per un'azienda che gestisce decine di proprietà, questo approccio semplicemente non era sostenibile.

Ogni aggiornamento manuale aumentava il carico di lavoro.

Ogni variazione di mercato rappresentava potenziali ricavi persi.

Il team ha capito di aver bisogno di una tecnologia in grado di reagire alla domanda molto più velocemente di qualsiasi foglio di calcolo.

Avirato ha semplificato le operazioni

La prima grande trasformazione è arrivata grazie ad Avirato.

Prenotazioni, pagamenti, messaggistica automatica per gli ospiti e operazioni quotidiane sono stati consolidati in un'unica piattaforma.

Invece di passare da un sistema all'altro, lo staff poteva gestire quasi tutti i processi operativi da un'unica dashboard.

"Avirato è essenziale per gestire l'intero processo di prenotazione, dal momento in cui si riceve una prenotazione fino alla riscossione del pagamento."

Anche la comunicazione automatizzata è diventata un grande vantaggio.

Gli ospiti ricevono ora informazioni puntuali prima dell'arrivo, durante il soggiorno e dopo la partenza, senza aumentare il carico amministrativo del team.

Per un'attività che accoglie 140 ospiti, questa efficienza è diventata rapidamente inestimabile.

PriceLabs ha cambiato il modo in cui GicTour pensa alla tariffazione

Circa sei mesi dopo, GicTour ha introdotto PriceLabs.

L'integrazione con Avirato è stata semplice e immediata.

Nel giro di pochi giorni, il team ha abbandonato la tariffazione stagionale statica e ha iniziato a utilizzare dati di mercato in tempo reale per guidare ogni decisione sui prezzi.

"Il processo è stato estremamente semplice e rapido, e da allora disponiamo di un sistema di gestione molto più agile ed efficiente."

Invece di basarsi su ipotesi, PriceLabs analizza continuamente:

• Domanda locale.
• Prezzi della concorrenza.
• Ritmo delle prenotazioni.
• Trend di mercato.
• Modelli di occupazione.
• Eventi stagionali.

Questo consente a GicTour di restare competitiva tutto l'anno, massimizzando la redditività nei periodi di alta domanda.

Il team apprezza particolarmente la trasparenza dietro ogni raccomandazione sui prezzi.

"La quantità di dati di mercato disponibili è estremamente preziosa perché ci aiuta a prendere decisioni informate basate sulla domanda."

Invece di chiedersi perché le tariffe aumentino o diminuiscano, il team può capire esattamente cosa muove il mercato.

Questa visibilità ha cambiato radicalmente il modo in cui vengono prese le decisioni sui prezzi.

Meglio insieme

Mentre PriceLabs si concentra sull'ottimizzazione dei ricavi, Avirato assicura che tutto il resto funzioni senza intoppi.

Insieme creano un unico flusso di lavoro integrato.

PriceLabs determina automaticamente la tariffazione ottimale.

Avirato gestisce prenotazioni, pagamenti, messaggistica per gli ospiti e flussi di lavoro operativi.

Invece di destreggiarsi tra sistemi disconnessi, GicTour beneficia di un ecosistema tecnologico integrato.

Come dice il team:

"Gestire 140 posti letto senza questi due strumenti semplicemente non sarebbe fattibile."

Questa sola frase dice forse più di qualsiasi statistica.

I risultati parlano da soli

La tecnologia dovrebbe creare valore di business misurabile.

Per GicTour, i miglioramenti sono stati immediati.

Dall'implementazione di PriceLabs e Avirato:

• La tariffa media giornaliera (ADR) è aumentata da €71.18 a €85.20.
• L'occupazione è aumentata dal 60% al 74.5%.
• La durata media del soggiorno è aumentata da 2.65 notti a 4.20 notti.

Questi risultati hanno permesso al team di migliorare la redditività continuando a crescere senza aumentare proporzionalmente la complessità operativa.

Invece di reagire costantemente al mercato, GicTour ora è sempre un passo avanti.

Consigli per altri property manager

La tecnologia da sola non garantisce il successo.

Avere una chiara strategia dei ricavi resta altrettanto importante.

GicTour incoraggia i property manager a combinare ottimi strumenti con una pianificazione attenta e un processo decisionale basato sui dati.

"PriceLabs e Avirato ti permettono di lavorare in modo più efficiente, prendere decisioni basate su dati reali, migliorare le strategie dei prezzi e massimizzare la redditività. Sono strumenti indispensabili per chiunque voglia far crescere la propria attività ricettiva mantenendo il controllo sulle operazioni e sulla comunicazione con gli ospiti."

Per le aziende pronte ad andare oltre i fogli di calcolo, l'esperienza di GicTour dimostra cosa è possibile quando eccellenza operativa e tariffazione intelligente lavorano insieme.