Updated : Ago 1, 2024
Come host, la tua priorità sarà aumentare le prenotazioni, specialmente durante i periodi di punta. Tuttavia, questo può essere una sfida. Con la pandemia e le restrizioni di viaggio, le cancellazioni potrebbero essere attese. Con l’aumento delle prenotazioni, potrebbero aumentare anche le cancellazioni e/o le assenze. Indipendentemente dalla situazione, adottare una strategia operativa e di prezzo adattabile e una politica di cancellazione per gli affitti vacanze è importante. Le cancellazioni accadono. A volte, potresti non essere in grado di evitarle. È importante capire come affrontare queste circostanze. Le cancellazioni influenzano notevolmente il tuo fatturato con la perdita di opportunità di prenotazione. È importante elaborare una politica di cancellazione appropriata per gli affitti vacanze.
Qual è la differenza tra una assenza e una cancellazione?
Un’assenza dal tuo affitto vacanze è un ospite che ha effettuato una prenotazione ma non arriva in hotel. La cancellazione avviene quando un ospite ti informa in anticipo che non sarà in grado di effettuare il check-in durante quelle date per vari motivi. A seconda della politica di cancellazione del tuo affitto vacanze, l’ospite potrebbe ottenere un rimborso. Un’assenza è quando un ospite non si presenta mai o non ti informa nemmeno.
Quali sono i Diversi Tipi di Politiche di Cancellazione per Affitti Vacanze?
Ci sono tre principali tipi di politiche di cancellazione per gli affitti vacanze:
- Flessibile
- Moderata
- Rigorosa
Ma questo varia da una piattaforma all’altra. Airbnb ha la sua versione di queste politiche di cancellazione per gli affitti vacanze.
Ogni politica avrà anche una clausola non rimborsabile. Se un ospite opta per quella, riceverà uno sconto del 10%, tuttavia, la prenotazione non sarà rimborsabile. Le politiche di cancellazione di Airbnb per le case vacanze sono:
| Politica di Cancellazione | Descrizione |
| Flessibile | Gli ospiti possono cancellare fino a 24 ore prima del check-in per un rimborso completo, e tu non sarai pagato. Se cancellano dopo, l’host sarà pagato per ogni notte di soggiorno, più 1 notte aggiuntiva. |
| Moderate | Gli ospiti possono cancellare fino a 5 giorni prima del check-in per un rimborso completo, e tu non sarai pagato. Se cancellano dopo, l’host sarà pagato per ogni notte di soggiorno, più 1 notte aggiuntiva, più il 50% per tutte le notti non trascorse. |
| Rigorosa | A seconda di quando cancellano nel periodo di 30 giorni, l’host potrebbe avere diritto a un rimborso del 50% o del 100%. |
| Severa | Per ricevere un rimborso completo, gli ospiti devono cancellare entro 48 ore dalla prenotazione, e la cancellazione deve avvenire almeno 14 giorni prima del check-in. Se cancellano tra 7 e 14 giorni prima del check-in, l’host sarà pagato il 50% per tutte le notti. Se cancellano dopo, l’host sarà pagato il 100% per tutte le notti. |
| A lungo termine | Questa politica si applica a tutti i soggiorni di 28 giorni o più e sostituisce la tua politica di cancellazione standard per quei soggiorni. L’host sarà compensato a seconda di quando l’ospite cancella la prenotazione. Se rimangono meno di 30 giorni alla prenotazione quando l’ospite cancella, l’host sarà pagato il 100% per tutte le notti rimanenti. |
| Super severa 30 giorni | Questa politica è su invito e disponibile solo per alcuni Host in circostanze speciali. Gli ospiti devono cancellare almeno 30 giorni prima del check-in per ricevere un rimborso del 50% per tutte le notti. Se cancellano dopo, sarai pagato il 100% per tutte le notti. |
| Super severa 60 giorni | Questa politica è su invito e disponibile solo per alcuni Host in circostanze speciali. Gli ospiti devono cancellare almeno 60 giorni prima del check-in per ricevere un rimborso del 50% per tutte le notti. Se cancellano dopo, sarai pagato il 100% per tutte le notti. |
In VRBO, tutte le cancellazioni devono essere effettuate entro le 23:59 nel fuso orario della struttura per rientrare nel campo di applicazione della politica di cancellazione di VRBO. Mentre gli ospiti possono applicare le proprie politiche, di solito scelgono una delle politiche fornite dalla piattaforma.
La scelta di una politica di cancellazione per l’affitto vacanza è determinata dal modo in cui viene effettuata la prenotazione. In alcuni casi, hai diverse opzioni per la politica di cancellazione degli ospiti per gli affitti vacanze. Tutti i siti web funzionano in modo diverso. In generale, le politiche si trovano da flessibili a rigorose. Questo viene deciso dal momento della richiesta di cancellazione o dalla politica sulle penali di cancellazione.
Optare per una politica di cancellazione rigorosa per gli affitti vacanze può rendere difficile il processo di cancellazione. Un processo difficile potrebbe ridurre le possibilità di cancellazione dei tuoi ospiti. Tuttavia, tieni presente che mentre una politica rigorosa potrebbe comportare meno cancellazioni, potrebbe anche portare a meno prenotazioni. La mancanza di flessibilità potrebbe scoraggiare i tuoi ospiti dal prenotare soprattutto in un momento di grande incertezza come la pandemia globale.
La stagione di punta è di solito definita da eventi regolarmente noti, festività o occasioni. E queste sono di solito conosciute da tempo. I tuoi ospiti potrebbero aver prenotato settimane o addirittura mesi prima. Potrebbero non sapere cosa succederà in futuro, e potrebbero non gradire l’idea di essere bloccati in un accordo che non gli piace o di cui hanno bisogno.
Le politiche di cancellazione flessibili sono molto più attraenti per gli ospiti in quanto rispondono alle loro esigenze di spontaneità. Si tratta di rendere il processo di prenotazione privo di stress per i tuoi ospiti.
Qualsiasi opzione tu scelga, devi ricordare di offrire la migliore esperienza ai tuoi ospiti proteggendo anche le tue esigenze finanziarie.
Come influisce una cancellazione last-minute sul tuo affitto a breve termine?
Una cancellazione dell’ultimo minuto da parte di un viaggiatore può influenzare drasticamente i tuoi affitti a breve termine. Ti lascia con camere invendute e una perdita di reddito.
Impatti sul tuo profitto
A volte, una bassa percentuale di occupazione equivale a un reddito ridotto. Anche se rimetti in vendita immediatamente il tuo affitto vacanze dopo aver ricevuto una cancellazione, non sarai in grado di ottenere i soldi indietro. Le prenotazioni dell’ultimo minuto di solito vanno a un prezzo inferiore rispetto al precedente.
Impatto sul tuo ranking
Le cancellazioni possono influenzare il ranking dei tuoi risultati di ricerca, su Google o su altri motori di ricerca e su altri siti che utilizzi per elencare le tue proprietà. Questo può avere un effetto a catena sulla tua reputazione. Un alto tasso di prenotazione genera recensioni positive e aumenta la visibilità dei tuoi affitti vacanze.
Perché è importante una Politica di Cancellazione per gli Affitti Vacanze?
Senza una solida politica di cancellazione per gli affitti vacanze, la tua proprietà di affitto vacanze è soggetta a varie conseguenze come la perdita di reddito. Anche se puoi avere la tua politica di cancellazione, la maggior parte delle OTA ha le proprie politiche di cancellazione per gli affitti vacanze. Lavorare con un esperto di gestione del reddito sarebbe saggio per sviluppare una politica di cancellazione funzionante per gli affitti vacanze.
Impostare finestre di cancellazione chiare può incoraggiare i tuoi ospiti a pianificare le loro vacanze in modo appropriato. La tua politica di cancellazione per gli affitti vacanze deve essere visibile quando gli ospiti effettuano le loro prenotazioni.
I tuoi ospiti dovrebbero sapere due cose importanti sulla cancellazione di una prenotazione:
- Scadenza di cancellazione
- Rimborso e penali di cancellazione
È importante aggiungere i dettagli sul rimborso e sulle penali di cancellazione perché anche se gli ospiti cancellano entro il tempo stabilito, avrai abbastanza tempo per ri-prenotare la tua inserzione. Potresti anche utilizzare offerte dell’ultimo minuto per attirare potenziali ospiti alla ricerca di un buon affare.
Quali sono i Diversi Tipi di Cancellazioni?
Cancellazioni Iniziate dal Viaggiatore
Il tuo ospite può cancellare la sua prenotazione per vari motivi:
- Potrebbero avere circostanze inevitabili da evitare
- Potrebbero esserci restrizioni di viaggio improvvisi
- Potrebbero aver trovato una migliore offerta presso un’altra sistemazione
Cancellazioni Iniziate dall’Host
Potresti anche dover annullare una prenotazione a volte. Questo può succedere per vari motivi:
- Potresti avere una prenotazione personale effettuata in quelle date
- Potresti dover chiudere la proprietà per manutenzione
- Potrebbero esserci circostanze inevitabili e impreviste nella tua località
- Potrebbero esserci prenotazioni doppie
La maggior parte di queste situazioni possono essere evitate utilizzando un gestore di canali o un PMS per ottimizzare le tue inserzioni e aggiornare automaticamente la tua disponibilità su tutte le piattaforme.
Piuttosto che affidarsi a piattaforme di terze parti, puoi gestire l’intero processo in modo indipendente o attraverso il tuo gestore di proprietà o sito web. Qui, controlli come gestisci i tuoi ospiti e le tue cancellazioni. Puoi ottenere prenotazioni tramite prenotazioni dirette.
Come Ridurre le Cancellazioni dell’Ultimo Minuto?
Anche se potrebbe essere allettante cercare opzioni per prevenire completamente le cancellazioni dell’ultimo minuto, potresti non essere in grado di farlo. Tutto ciò che puoi fare è ridurre il numero di cancellazioni che si verificano.
Confermare la prenotazione
Potrebbe essere saggio confermare la prenotazione al momento della prenotazione. Puoi:
- Chiedere loro di compilare i dettagli della carta mentre effettuano il pagamento
- Raccogliere un pagamento parziale o un deposito
- Offrire incentivi per confermare le prenotazioni
Incorporare restrizioni di durata del soggiorno
Puoi incorporare restrizioni di soggiorno minimo o restrizioni di durata del soggiorno per assicurarti di essere protetto anche se si verifica una cancellazione. Assicurati di impostare un requisito di soggiorno minimo per il tuo affitto vacanze. In questo modo, i viaggiatori non potranno prenotare la tua proprietà per meno notti di quelle con cui ti senti a tuo agio, evitando declinazioni e cancellazioni inutili. Puoi utilizzare restrizioni sulle notti minime per aumentare il tuo tasso di occupazione quando comprendi i modelli di prenotazione dei tuoi ospiti. Anticipa le esigenze dei tuoi ospiti per sfruttare al meglio il potenziale del mercato.
“Utilizzando le funzionalità di PriceLabs, siamo riusciti a aumentare la nostra durata media del soggiorno da 3,1 notti a 4,3 notti, un aumento di quasi il 40%. Nello stesso periodo, abbiamo aumentato il reddito delle stesse inserzioni di oltre il 10%, anche se avevamo soggiorni più brevi (ma più lunghi).” – Christian Eriksen, uno dei Co-Founder di Nord Collection.
Leggi di più su come Nord Collection ha sfruttato le restrizioni di soggiorno minimo per il loro affitto vacanze.
Ottimizza la tua proprietà per le stagioni di punta
La stagione di punta ha la maggior concorrenza. Ad esempio, gli Emirati hanno accolto il 32% in più di viaggiatori nel 2021 rispetto al 2020, secondo il Dipartimento dell’Economia e del Turismo di Dubai (DET). Mentre puoi aggiungere tariffe personalizzate per le stagioni affollate, le festività o gli eventi speciali nella tua località, puoi fare un passo in più per i tuoi ospiti. Puoi offrire servizi speciali come una cena a lume di candela durante San Valentino per le coppie.
PriceLabs Portfolio Analytics può aiutarti ad avere un sistema di reporting in tempo reale che traccia metriche di alto livello per la tua proprietà. Puoi ottenere una rapida panoramica della salute finanziaria della tua proprietà. Approfondiamo ulteriormente e forniamo informazioni sulle prestazioni e sulle metriche a livello di inserzione. Con il nostro Market Dashboard, puoi confrontare la tua proprietà con altre nella tua zona.
Rimani connesso con i tuoi ospiti
Un ospite ha effettuato una prenotazione. Inviale una email di benvenuto alla tua proprietà subito dopo che la prenotazione è confermata. Puoi fare un passo in più personalizzando il messaggio, il che aiuterà a farli sentire speciali. Inoltre, puoi memorizzare i loro dati per il loro futuro soggiorno. Puoi provare a catturare dettagli personali come – la loro email, numeri di telefono, compleanni, anniversari, gusti e antipatie, ecc. Puoi aggiornare un CRM per attivare email automatiche per i tuoi ospiti per rimanere costantemente nel loro radar. Gli strumenti di automazione consigliati sono PMS con automazione della chat come Hospitable, Lodgify, Beds24, ecc.
Puoi utilizzare consigli e trucchi Airbnb per assicurarti di fornire un’esperienza impeccabile agli ospiti per ridurre le cancellazioni.
Affidati alla tecnologia
Se il tuo calendario viene costantemente aggiornato, il rischio di prenotazioni duplicate può essere ridotto considerevolmente. Puoi sempre aggiornare manualmente il tuo calendario. Tuttavia, rischi la limitazione delle capacità umane. Quindi, potrebbe essere più facile avere un software per affitti vacanze che ti aiuti a fare questo automaticamente.
Come Annullare le Prenotazioni degli Ospiti come Host?
Cosa puoi fare quando non hai altra scelta che annullare una prenotazione? Ci sono alcune cose che puoi fare sia per mantenere felice l’ospite che per mantenere un buon ranking.
Mantieni informato il tuo ospite
Prima cancelli, minore sarà l’impatto. Gli ospiti potrebbero non gradire l’annullamento della loro prenotazione all’ultimo minuto. Proprio come potresti non gradire le cancellazioni all’ultimo minuto. Contatta subito il tuo ospite e spiega adeguatamente la situazione:
- Sii onesto con il viaggiatore
- Dagli l’intera situazione.
- Scusati per l’inconveniente causato
Offri incentivi all’ospite
Il tuo ospite potrebbe essere stato entusiasta di una fantastica vacanza presso il tuo affitto a breve termine. Se vengono offerti incentivi, potrebbero tornare in un altro momento.
Puoi offrire:
- Uno sconto del 20% – questa è una cifra ragionevole che è ancora redditizia per te
- Servizi gratuiti per il loro prossimo soggiorno
- Una prenotazione per un’altra data
Capisci le penali
A seconda delle OTA che utilizzi per elencare le tue proprietà, potresti affrontare certe penali.
- In Airbnb, dovrai pagare una multa e affrontare altre conseguenze. Se continui a cancellare molte richieste di prenotazione, anche solo tre di fila potrebbero portare alla sospensione.
- In VRBO, il motivo della cancellazione deve qualificarsi per una deroga; altrimenti, può influenzare le tue metriche di ranking.
Modello di Messaggio di Cancellazione dell’Ospite
Saluti {Nome}
Ciao,
Mi dispiace informarti che non saremo in grado di fornire il servizio presso {nome dell’affitto} durante {date}. Questo è dovuto a {motivo della cancellazione}.
Valorizziamo i nostri ospiti e i loro piani per le vacanze. Come membro apprezzato del nostro affitto vacanze, offriamo:
- Sconto del 20% per la tua prossima prenotazione presso {nome dell’affitto}
- Accesso gratuito alla {piscina/altri servizi presso il tuo affitto vacanze}
Mi scuso sinceramente per l’inconveniente causato. Speriamo di vederti di nuovo in futuro.
Grazie per la comprensione.
Cordiali saluti,
{Il tuo nome}
{Il tuo segno di alloggio}
Cosa fare quando gli ospiti cancellano le loro prenotazioni?
Un ospite potrebbe cancellare la sua prenotazione per vari motivi. Potrebbero essere alla ricerca di un’opzione alternativa o potrebbero trovarsi in una situazione irreversibile. Cosa fare allora per assicurarti di avere un ospite fedele tra le mani?
Comunica con loro e offri loro incentivi per trasformare un ospite in un ambasciatore. Mettiti in contatto con l’ospite che vuole cancellare. Chiedi loro perché vogliono cancellare. A seconda del motivo, dovresti essere in grado di offrire un’alternativa. Fai sapere al tuo ospite che possono rinviare il loro viaggio se lo desiderano. Non dovrebbero pagare le spese di cancellazione, e le tue metriche non saranno influenzate.
Modello di Messaggio per la Ri-pianificazione
Saluti {Nome}
Ciao,
Sono spiacente di sapere che non potrai più soggiornare con noi presso {Nome dell’affitto} da {data di arrivo} a {data di partenza}. Hai considerato di spostare la tua vacanza in una data diversa in futuro?
Saremmo lieti di avere l’opportunità di servirti in futuro. Se decidi di spostare il tuo viaggio, fammelo sapere. Saremo più che felici di accoglierti. Fammi sapere cosa ne pensi!
Non vediamo l’ora di incontrarti.
Buone vacanze.
Grazie.
Cordiali saluti,
{Il tuo nome}
{Il tuo segno di alloggio}
A volte, gli ospiti potrebbero non essere disposti a rinviare il loro viaggio; potrebbero chiederti di cancellare le prenotazioni dal tuo lato. Ma come sappiamo, cancellare una prenotazione dal tuo lato influisce sulle prestazioni della tua inserzione e sulle metriche di ranking.
Gli ospiti vogliono che tu cancelli le prenotazioni perché annullare dalla loro parte può comportare il pagamento di penali di cancellazione. Quindi ovviamente, non è nel tuo interesse cancellare la prenotazione dal tuo lato. Tuttavia, puoi gentilmente incoraggiarli a cancellare la prenotazione dal loro lato.
Modello di Messaggio per Sollecitare la Cancellazione
Saluti {Nome},
Ciao,
Siamo spiacenti che tu non desideri riprogrammare il tuo soggiorno con noi. Non vediamo l’ora di ospitarti.
Non possiamo cancellare dal nostro lato senza influenzare negativamente la nostra proprietà. Ti chiediamo cortesemente di procedere con la richiesta dal tuo lato. Comprendiamo che esistono circostanze impreviste e vogliamo stare al tuo fianco. Se stai facendo un viaggio nella città, trova qui allegato un fantastico itinerario per il tuo soggiorno qui.
Goditi il tuo soggiorno a {località}.
Si prega di cancellare la prenotazione sulla piattaforma per assicurarsi di non essere addebitati automaticamente.
Ecco un articolo che spiega come fare {allegare un articolo dal centro assistenza qui}.
Speriamo che tu scelga la nostra proprietà per il tuo soggiorno a {nome della località} la prossima volta.
Cordiali saluti,
{Il tuo nome}
{Il tuo segno di alloggio}
Indipendentemente dalla situazione di cancellazione, dovresti essere pronto a adattare la tua strategia per assicurarti che sia vantaggiosa sia per te che per il tuo ospite. Le cancellazioni accadono, tutto ciò che puoi fare è fare del tuo meglio per evitarle. È meglio avere una politica di cancellazione ferrea per proteggerti. Flessibile o rigorosa in qualsiasi modo tu decida di procedere, questo è il tipo di protezione che il tuo reddito richiede.
