Updated : Jul 18, 2024
Resumen:
- La automatización de la gestión de propiedades simplifica las reservas mediante el envío de confirmaciones instantáneas, la actualización de los calendarios de disponibilidad y la automatización de los procedimientos de entrada y salida.
- Los correos electrónicos automatizados previos a la estancia proporcionan a los huéspedes información crucial, mientras que las solicitudes de reseñas mejoran la reputación online de tu establecimiento.
- La automatización programa las tareas de mantenimiento de rutina, coordina los servicios de limpieza y gestiona el reabastecimiento de inventario.
- Los algoritmos de precios dinámicos ajustan las tarifas en función de la demanda, la competencia y los eventos locales. Las herramientas automatizadas supervisan las estrategias de precios de la competencia, y los administradores de propiedades pueden crear y administrar ofertas especiales y descuentos sin esfuerzo.
- La automatización agiliza las tareas financieras, desde el seguimiento de gastos hasta la elaboración de informes y el cálculo y la presentación de impuestos.
En el mundo en constante evolución de los alquileres vacacionales, los administradores de propiedades se enfrentan a muchas responsabilidades, desde el marketing y la comunicación con los huéspedes hasta el mantenimiento y la gestión financiera. La automatización de la gestión de propiedades se ha convertido en un cambio de juego, permitiendo a los administradores de propiedades optimizar las operaciones, reducir la carga de trabajo y mejorar la eficiencia. Este blog explorará cómo automatizar la administración de propiedades y tareas específicas que los administradores de propiedades de alquiler vacacional pueden automatizar para optimizar su negocio.
¿Qué es la automatización de la gestión de propiedades?
En la gestión de propiedades, la automatización se refiere al uso de herramientas o procesos que permiten que la tecnología se encargue de las tareas por usted, reduciendo su carga de trabajo manual. Estas herramientas, como el software y las aplicaciones, agilizan las operaciones, simplifican los flujos de trabajo y automatizan las tareas repetitivas. No significa reemplazar al personal con tecnología, sino hacer que las tareas que consumen más tiempo sean más fáciles de manejar para usted y su equipo. Al mismo tiempo, la automatización optimiza sus técnicas de gestión. Con los cambios recientes en la demografía de los inquilinos, particularmente entre los millennials y la generación Z, los inquilinos ahora esperan que las residencias estén actualizadas con la tecnología. Al adoptar la automatización de la gestión de propiedades, facilita su trabajo y satisface las expectativas de sus residentes.
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¿Cómo ayuda la IA en la automatización de la gestión de propiedades?
La gestión de propiedades con IA aprovecha la tecnología que imita la inteligencia humana para ejecutar tareas de gestión. Por lo general, las tecnologías de IA aprovechan el aprendizaje automático para analizar datos, tomar decisiones o mejorar las operaciones basadas en esos datos.
Según un estudio de 2021 de Clockify, los trabajadores dedican una media de 219 horas al año a tareas repetitivas que podrían automatizarse. La administración de propiedades destaca en este sentido debido a la importante cantidad de tareas en esta categoría.
Los administradores de propiedades a menudo sienten que su carga de trabajo es interminable, ya que son el principal punto de contacto para el personal, los residentes, los agentes de arrendamiento y los contratistas. Por lo tanto, la gestión eficiente del tiempo es crucial. Las herramientas de IA ofrecen una solución al automatizar tareas redundantes y mejorar continuamente su rendimiento a través del aprendizaje automático.
Considere las tareas que normalmente requieren su presencia, como facilitar las renovaciones de contratos de arrendamiento, el cobro del alquiler o las entregas de paquetes. La IA puede agilizar estos procesos.
1. Reservas y gestión de reservas
El software de automatización puede eliminar las molestias de las reservas y la gestión de reservas. Los administradores de propiedades pueden:
Automatizar las confirmaciones de reservas: Una vez confirmada la reserva, envía correos electrónicos de confirmación personalizados a los huéspedes, incluidos todos los detalles necesarios, como las instrucciones de check-in y las reglas de la propiedad.
Gestionar la disponibilidad: Actualice automáticamente la disponibilidad del calendario en múltiples plataformas, evitando reservas dobles y garantizando información precisa sobre la disponibilidad.
Manejar los procedimientos de check-in y check-out: Envía recordatorios e instrucciones automáticas a los huéspedes antes de su llegada y salida, lo que reduce la necesidad de comunicación manual. También puede mencionar sus políticas y cargos de check-in temprano y check-out tardío, si los tiene.
Mensaje durante la estancia: Puedes enviar mensajes automáticos para informar a tus huéspedes de los descuentos en las extensiones de reserva o en los servicios complementarios de Airbnb que ofreces . También puedes sugerir actividades para hacer en tu ciudad o lugares para visitar para mejorar su experiencia.
Ejemplo: La integración de Airbnb con las herramientas de gestión de reservas permite a los administradores de propiedades sincronizar sus calendarios en varias plataformas de reservas, lo que reduce el riesgo de sobrereservas.
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2. Comunicación con los huéspedes
La comunicación eficiente con los huéspedes es esencial para una experiencia positiva. El software automatizado de gestión de propiedades puede ayudar en lo siguiente:
Correos electrónicos previos al check-in: Envíe correos electrónicos automatizados previos al check-in que contengan información esencial, como códigos de acceso a la propiedad, recomendaciones locales, preguntas frecuentes, información de llegada, wifi, instalaciones de lavandería y servicios en general.
Solicitudes de revisión: Solicita automáticamente comentarios de los huéspedes después de su estancia, animándoles a compartir sus experiencias y mejorar la reputación online de tu establecimiento. También puedes solicitar a los huéspedes que añadan tu anuncio a su lista de deseos de la OTA para aumentar la visibilidad.
Alertas de emergencia: Configure alertas automáticas para emergencias o problemas urgentes, como la activación de un detector de humo o un corte de energía. Esto garantizará tiempos de respuesta rápidos.
Ejemplo: Las OTA o los canales de reserva como HostAway ofrecen funciones de mensajería automatizada que permiten a los administradores de propiedades programar los mensajes de los huéspedes en momentos específicos, lo que mejora la eficiencia de la comunicación. La nueva herramienta de IA también permite a los administradores de propiedades responder automáticamente a las preguntas de los huéspedes.
3. Limpieza y mantenimiento
Mantener los alquileres vacacionales en óptimas condiciones es vital. Airbnb incluso le permite cobrar una tarifa de limpieza adicional de Airbnb para pagar la limpieza de su casa después de la estadía de cada huésped. Sin embargo, la automatización puede ayudar de la siguiente manera:
Programación del mantenimiento: Configure programas de mantenimiento automatizados para tareas rutinarias como el servicio de HVAC, la limpieza de piscinas o las inspecciones de propiedades.
Servicios de limpieza: Conéctese con los servicios de limpieza a través de plataformas automatizadas para programar los servicios de limpieza después de que un huésped se vaya.
Reposición de inventario: Utilice sensores y software de gestión de inventario para volver a pedir suministros cuando se estén agotando automáticamente.
Ejemplo: Automatebnb es una plataforma integral que ofrece una variedad de funciones poderosas, incluida la programación inteligente y la sincronización automática con plataformas de alquiler populares como Airbnb, VRBO Hostaway y TripAdvisor. Simplifica y agiliza el proceso de limpieza al sincronizarse automáticamente con los calendarios de las plataformas de alquiler, enviar solicitudes de limpieza y permitir una gestión eficiente del equipo. La plataforma también proporciona notificaciones en tiempo real para informar a las empresas y facilita el cobro de pagos sin problemas.
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4. Automatización de la gestión de precios e ingresos
Optimizar los precios para maximizar los ingresos es una tarea continua. La automatización puede estar presente mediante:
Dynamic Pricing: implemente herramientas dynamic pricing que ajusten las tarifas en función de la demanda, la estacionalidad y los eventos locales.
Análisis de la competencia: Utilice herramientas automatizadas para monitorear las estrategias de precios de los competidores y ajustar sus tarifas en consecuencia.
Ofertas especiales y descuentos: Automatiza creando y gestionando ofertas especiales o descuentos de última hora para atraer más reservas.
Ejemplo: Herramientas como Pricelabs automatizan los servicios de dynamic pricing aprovechando algoritmos avanzados y análisis de datos en tiempo real. Monitorea las condiciones del mercado, como las fluctuaciones de la demanda, los eventos locales y los precios de la competencia, para ajustar las tarifas de las propiedades de alquiler de manera dinámica. Esta automatización garantiza que los propietarios y administradores de propiedades maximicen su potencial de ingresos sin necesidad de ajustes manuales de tarifas. Pricelabs también tiene en cuenta los patrones históricos de reserva, la estacionalidad y los plazos de entrega de las reservas para optimizar las estrategias de precios, lo que da como resultado un enfoque fluido y manos libres para establecer las tarifas más competitivas y rentables para los alquileres vacacionales.
5. Gestión financiera e informes
Hacer un seguimiento de las finanzas y generar informes es crucial. La automatización puede ayudar de la siguiente manera:
Seguimiento de gastos: Automatice el seguimiento de gastos conectando cuentas bancarias y tarjetas de crédito al software de contabilidad.
Informes: Configure informes automatizados para obtener información sobre los ingresos, las tasas de ocupación y los gastos.
Cálculo y presentación de impuestos: Utilice herramientas de automatización de impuestos para calcular y presentar los impuestos de alojamiento con precisión y a tiempo.
Ejemplo: QuickBooks y Xero agilizan la gestión financiera a través de la automatización. Automatizan la entrada de datos mediante la importación y categorización de transacciones, ofrecen generación automatizada de facturas y escaneo de recibos, facilitan los pagos automáticos de facturas, simplifican el procesamiento de nóminas y proporcionan informes financieros personalizables con programación automatizada.
Lectura adicional: 6 pasos comprobados para dominar su estrategia de precios de Airbnb
6. Comentarios y opiniones de los huéspedes
Recopilar comentarios de los huéspedes es vital para mejorar la propiedad. Necesitas saber cómo obtener más comentarios de los huéspedes sobre tu propiedad. La automatización puede ayudar de la siguiente manera:
Encuestas automatizadas: Envía encuestas posteriores a la estancia a los huéspedes para recopilar comentarios sobre su experiencia.
Gestión de reseñas: Puedes automatizar la recopilación, la gestión y el análisis de las opiniones de los clientes para tu anuncio. Además, puede recopilar automáticamente los comentarios de los clientes a través de plantillas de solicitud de revisión personalizadas.
Ejemplo: Plataformas de reseñas como Trustpilot ofrecen herramientas de automatización para ayudar a las empresas a gestionar eficazmente las opiniones de los huéspedes agilizando el proceso de recopilación y respuesta de opiniones. Estas herramientas ofrecen funciones como correos electrónicos automatizados de solicitud de reseñas que se activan después de la interacción de un huésped, lo que facilita la solicitud de comentarios. También utilizan el análisis de sentimientos para categorizar las reseñas como positivas, negativas o neutrales, lo que permite a las empresas priorizar sus respuestas. Además, las herramientas de automatización pueden dirigir las revisiones al equipo o departamento adecuado de una organización, lo que garantiza respuestas rápidas y relevantes.
7. Marketing y promoción
Un marketing eficaz de alquileres vacacionales es esencial para atraer huéspedes. La automatización puede ayudar de la siguiente manera:
Marketing por correo electrónico: Automatice las campañas de correo electrónico para promociones de marketing, boletines informativos y actualizaciones.
Programación de Redes Sociales: Utilice las herramientas de automatización de redes sociales para programar y administrar publicaciones en múltiples plataformas.
Ejemplo: Herramientas como Mailchimp y Hootsuite ofrecen funciones de automatización de marketing por correo electrónico y gestión de redes sociales.
Lectura adicional: Cómo usar la IA para el marketing de alquileres vacacionales
8. Cobro de alquileres
La automatizacion de la gestion de propiedades puede ayudar significativamente en el cobro de alquileres al agilizar el proceso y reducir la intervencion manual. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:
Recordatorios automatizados: El software de gestión de propiedades puede enviar automáticamente recordatorios de alquiler a los inquilinos por correo electrónico o SMS, lo que reduce la probabilidad de que se atrasen los pagos.
Pagos programados: La automatización permite configurar pagos programados o facturación recurrente, lo que garantiza que los alquileres se cobren a tiempo sin necesidad de seguimiento manual.
Portales de pago en línea: Proporcionar a los inquilinos portales de pago en línea les permite pagar cómodamente su alquiler electrónicamente, lo que reduce la necesidad de cheques físicos y el procesamiento manual.
Integración con software de contabilidad: Las herramientas de automatización pueden integrarse con el software de contabilidad para registrar automáticamente los pagos de alquiler, eliminando la necesidad de ingresar datos manualmente y reduciendo errores.
Comunicación con el inquilino: Las herramientas de comunicación automatizadas pueden manejar consultas, abordar las inquietudes de los inquilinos y brindar asistencia con el pago, mejorando la satisfacción de los inquilinos y reduciendo la carga de trabajo de los administradores de propiedades.
Ejemplo: Herramientas como Buildium, Rentec Direct y AppFolio ayudan con la automatización del cobro de alquileres.
En general, la automatización de la gestión de propiedades agiliza los procesos de cobro de alquileres, mejora la eficiencia, reduce los gastos administrativos y ayuda a garantizar un flujo de caja constante para los propietarios.
Conclusión
La automatización de la gestión de propiedades es un poderoso aliado para los administradores de propiedades de alquiler vacacional. Al automatizar las tareas de gestión de reservas, comunicación con los huéspedes, mantenimiento, fijación de precios, gestión financiera, comentarios de los huéspedes y marketing, los administradores de propiedades pueden ahorrar tiempo, reducir los errores manuales y, en última instancia, brindar una mejor experiencia a los huéspedes. Adoptar la automatización es una conveniencia y un movimiento estratégico para mantenerse competitivo en la dinámica industria del alquiler vacacional.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la automatización de la gestión de propiedades?
La automatización de la gestión de propiedades implica aprovechar la tecnología y las soluciones de software para agilizar y simplificar varios aspectos de la gestión de propiedades de alquiler. Abarca la automatización de tareas como la comunicación con los huéspedes, la reserva y las reservas, el mantenimiento y las reparaciones, dynamic pricing dinámica de precios, el seguimiento de gastos, el cumplimiento de los impuestos sobre el alojamiento, la elaboración de informes, el análisis, el marketing y la publicidad. Al implementar herramientas y sistemas de automatización, los administradores de propiedades pueden ahorrar tiempo, reducir el esfuerzo manual, mejorar la experiencia de los huéspedes, optimizar los ingresos y garantizar el cumplimiento de las regulaciones locales.
¿Por qué los administradores de propiedades necesitan soluciones automatizadas?
Los administradores de propiedades necesitan soluciones automatizadas de administración de propiedades para optimizar las operaciones, ahorrar tiempo, reducir los errores manuales, mejorar las experiencias de los huéspedes y aumentar los ingresos. Las herramientas de automatización pueden manejar tareas como la comunicación con los huéspedes, la gestión de reservas, la optimización de precios y las solicitudes de mantenimiento, lo que permite a los administradores de propiedades centrarse en las decisiones estratégicas y brindar un mejor servicio a los huéspedes. Con la automatización, pueden adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado, garantizar el cumplimiento de las regulaciones y seguir siendo competitivos en la industria del alquiler vacacional.
¿Es la automatización un punto de inflexión para la gestión de propiedades?
La automatización reduce los errores manuales, mejora la experiencia de los huéspedes, mejora los esfuerzos de marketing y, en última instancia, aumenta los ingresos. Los administradores de propiedades pueden optimizar los precios, administrar las reservas y comunicarse con los huéspedes sin problemas. También les permite seguir siendo competitivos, adaptarse a las tendencias del mercado y centrarse en el crecimiento estratégico. En una industria altamente competitiva como la de los alquileres vacacionales, la automatización es una herramienta poderosa que puede tener un impacto significativo en el éxito de un negocio de administración de propiedades.
Acerca de PriceLabs
PriceLabs es una solución de revenue management para el sector del alquiler a corto plazo y la hostelería, fundada en 2014 y con sede en Chicago, IL. Nuestra plataforma ayuda a los anfitriones particulares y a los profesionales del sector de alojamientos turísticos a optimizar su pricing y revenue management, adaptándose a los cambios en las tendencias del mercado y los niveles de ocupación.
Con dynamic pricing, reglas de automatización y personalizaciones, administramos los precios y las restricciones de estadía mínima para cualquier tamaño de cartera, con precios cargados automáticamente a canales preferidos como Airbnb, Vrbo y 100+ administración de propiedades e integraciones de canales.
Todos los días, fijamos el precio de más de 300,000+ listados en todo el mundo en 135+ países, ofreciendo herramientas de clase mundial como la Sugerencia de precio base y el Motor de Recomendación de Estadía Mínima. Pricelabs para aumentar los ingresos y optimizar la gestión de precios e revenue management. Crea hoy una cuenta para una prueba gratuita en pricelabs.co.
