Gestionar 140 huéspedes sin el caos

“Antes de usar PriceLabs y Avirato, todo giraba en torno a las hojas de cálculo. Los precios se actualizaban solo dos veces al año, y reaccionar a la demanda del mercado simplemente no era posible.”

Gestionar manualmente un puñado de rentas vacacionales ya es bastante difícil. Gestionar alojamiento para 140 huéspedes en 33 apartamentos turísticos y una casa de huéspedes histórica es una historia completamente diferente.

Para GicTour, una de las principales empresas de administración de propiedades en Alcalá de Henares, el crecimiento no era el problema, sino mantener la eficiencia operativa y asegurar que cada apartamento tuviera precios competitivos todos los días.

El negocio ya se había ganado una sólida reputación por ofrecer experiencias excepcionales a los huéspedes a través de El Sueño del Quijote, su hermosa casa de huéspedes de 12 habitaciones restaurada en el corazón de esta ciudad Patrimonio de la Humanidad de la UNESCO. A medida que la demanda de alojamiento privado se aceleró después de la pandemia, GicTour se expandió a la gestión de apartamentos turísticos, creando un portafolio que ahora combina apartamentos, hospitalidad y administración integral de propiedades para propietarios locales.

Pero con el crecimiento llegó la complejidad.

Precios manuales, hojas de cálculo en Excel, reservas, comunicación con los huéspedes, pagos y tareas operativas competían por la atención del equipo. Cada hora dedicada a actualizar tarifas era una hora que no se podía invertir en mejorar la experiencia del huésped o en hacer crecer el negocio.

El punto de inflexión llegó cuando GicTour combinó Avirato, un sistema de gestión de propiedades todo en uno, con PriceLabs, transformando la forma en que la empresa aborda los precios, las operaciones y la gestión de ingresos.

Hoy, el negocio ha aumentado su Tarifa diaria promedio (ADR) de €71.18 a €85.20, la ocupación de 60% a 74.5%, y la duración promedio de estadía de 2.65 noches a 4.20 noches — mientras gestionan un portafolio mucho más grande con mucha mayor eficiencia.

Un negocio construido en torno a la hospitalidad

A diferencia de muchas empresas de rentas vacacionales que comienzan con docenas de apartamentos, GicTour comenzó con un solo negocio de alojamiento.

Hace más de diez años, la empresa comenzó a gestionar El Sueño del Quijote, una encantadora casa de huéspedes ubicada en una mansión renovada de los años 1920, en el centro histórico de Alcalá de Henares.

Las preferencias de los huéspedes evolucionaron —especialmente después del COVID-19— y los viajeros buscaron cada vez más la privacidad y flexibilidad de los apartamentos independientes.

En lugar de observar esa tendencia desde la barrera, GicTour se adaptó.

La empresa se expandió hacia los apartamentos turísticos mientras desarrollaba un servicio integral de administración de propiedades para propietarios que buscaban maximizar el rendimiento de sus rentas vacacionales.

Hoy, GicTour ofrece mucho más que alojamiento. A través de su modelo de hospitalidad integrado, ofrece:

• Gestión profesional de rentas vacacionales para propietarios.
• Apartamentos turísticos en todo el centro histórico de Alcalá de Henares.
• La histórica casa de huéspedes El Sueño del Quijote.
• Experiencias locales y servicios para huéspedes que ayudan a los visitantes a descubrir la ciudad.

Esa combinación ha posicionado a GicTour como uno de los proveedores de alojamiento más reconocidos de la ciudad.

Cuando el crecimiento supera los procesos manuales

A medida que el portafolio crecía, la estrategia de ingresos seguía siendo sorprendentemente tradicional.

Los precios se gestionaban manualmente con Excel.

Las tarifas cambiaban solo dos veces al año.

El análisis competitivo significaba verificar los precios del mercado manualmente.

Los ajustes a la demanda solían ocurrir después de que las oportunidades ya habían pasado.

“Antes de usar PriceLabs y Avirato, nuestra gestión era en gran parte manual y basada en hojas de cálculo de Excel. Era un proceso complejo y que consumía mucho tiempo.”

Para un negocio que gestiona docenas de propiedades, este enfoque simplemente no era sostenible.

Cada actualización manual aumentaba la carga de trabajo.

Cada cambio del mercado representaba ingresos potenciales perdidos.

El equipo se dio cuenta de que necesitaba tecnología capaz de reaccionar a la demanda mucho más rápido de lo que cualquier hoja de cálculo podría hacerlo.

Avirato simplificó las operaciones

La primera gran transformación llegó gracias a Avirato.

Reservas, pagos, mensajería automatizada para huéspedes y operaciones del día a día se consolidaron en una sola plataforma.

En lugar de alternar entre múltiples sistemas, el personal podía gestionar casi todos los procesos operativos desde un solo dashboard.

“Avirato es esencial para gestionar todo el proceso de reservas, desde el momento en que se recibe una reserva hasta el cobro del pago.”

La comunicación automatizada también se convirtió en una ventaja importante.

Los huéspedes ahora reciben información oportuna antes de su llegada, durante su estadía y después de su partida, sin aumentar la carga administrativa del equipo.

Para un negocio que aloja a 140 huéspedes, esa eficiencia se volvió invaluable rápidamente.

PriceLabs cambió la forma en que GicTour piensa sobre los precios

Aproximadamente seis meses después, GicTour incorporó PriceLabs.

La integración con Avirato fue sencilla.

En pocos días, el equipo dejó atrás los precios estacionales estáticos y comenzó a usar inteligencia de mercado en tiempo real para guiar cada decisión de precios.

“El proceso fue extremadamente simple y rápido, y desde entonces contamos con un sistema de gestión mucho más ágil y eficiente.”

En lugar de basarse en suposiciones, PriceLabs analiza continuamente:

• Demanda local.
• Precios de la competencia.
• Ritmo de reservas.
• Tendencias del mercado.
• Patrones de ocupación.
• Eventos estacionales.

Esto permite a GicTour mantenerse competitivo durante todo el año mientras maximiza la rentabilidad en los periodos de alta demanda.

El equipo valora especialmente la transparencia detrás de cada recomendación de precios.

“La cantidad de datos de mercado disponibles es extremadamente valiosa porque nos ayuda a tomar decisiones informadas basadas en la demanda.”

En lugar de preguntarse por qué las tarifas suben o bajan, pueden entender exactamente qué impulsa el mercado.

Esa perspectiva ha cambiado fundamentalmente la forma en que se toman las decisiones de precios.

Mejor juntos

Mientras PriceLabs se enfoca en la optimización de ingresos, Avirato asegura que todo lo demás funcione sin problemas.

Juntos crean un flujo de trabajo conectado.

PriceLabs determina automáticamente los precios óptimos.

Avirato gestiona las reservas, los pagos, la mensajería con los huéspedes y los flujos de trabajo operativos.

En lugar de lidiar con sistemas desconectados, GicTour se beneficia de una infraestructura tecnológica integrada y sin fricciones.

Como lo expresa el equipo:

“Gestionar 140 espacios de alojamiento sin estas dos herramientas simplemente no sería viable.”

Esa simple frase quizás dice más que cualquier estadística.

Los resultados hablan por sí solos

La tecnología debe crear valor comercial medible.

Para GicTour, las mejoras han sido inmediatas.

Desde la implementación de PriceLabs y Avirato:

• La Tarifa diaria promedio (ADR) aumentó de €71.18 a €85.20.
• La ocupación aumentó de 60% a 74.5%.
• La duración promedio de estadía aumentó de 2.65 noches a 4.20 noches.

Esos logros han permitido al equipo mejorar la rentabilidad mientras continúa creciendo sin aumentar proporcionalmente la complejidad operativa.

En lugar de reaccionar constantemente al mercado, GicTour ahora se mantiene un paso adelante.

Consejos para otros administradores de propiedades

La tecnología por sí sola no garantiza el éxito.

Tener una estrategia de ingresos clara sigue siendo igual de importante.

GicTour anima a los administradores de propiedades a combinar grandes herramientas con una planificación reflexiva y una toma de decisiones basada en datos.

“PriceLabs y Avirato te permiten trabajar de manera más eficiente, tomar decisiones basadas en datos reales, mejorar las estrategias de precios y maximizar la rentabilidad. Son herramientas indispensables para cualquiera que busque escalar su negocio de alojamiento manteniendo el control de las operaciones y la comunicación con los huéspedes.”

Para los negocios listos para ir más allá de las hojas de cálculo, la experiencia de GicTour demuestra lo que es posible cuando la excelencia operativa y los precios inteligentes trabajan juntos.