Lieu, réservations et toute la logistique !

Le lieu que vous choisissez pour votre workation implique bien plus que la simple recherche d'un bel endroit :

La ville est-elle assez grande pour accueillir des hébergements adaptés à la taille de votre entreprise ? Est-elle suffisamment bien reliée pour que tout soit facilement accessible (accessibilité depuis différentes villes et pays, pharmacies, restaurants, transports, etc.) ?
Nous avions envisagé Varanasi lors de l'une de nos premières discussions, mais nous savions que les rues seraient bondées si nous sortions tous ensemble pour le petit-déjeuner.

C'est précisément pour cette raison que nous n'avons pas non plus retenu Bir, en Himachal Pradesh. Ce sont de magnifiques endroits, mais ils doivent aussi être logistiquement viables. Disposer d'un aéroport international, d'une pharmacie ouverte 24h/24, d'hôpitaux, etc., est absolument indispensable !

Y a-t-il suffisamment d'activités aux alentours pour favoriser des moments de cohésion en dehors du travail ?
Nous avons trouvé un magnifique hébergement au cœur du Bengale-Occidental et étions sur le point de conclure un excellent accord. Cependant, nous avons réalisé que c'était vraiment au cœur de la région ; c'était tellement loin de l'effervescence de la ville qu'il n'y avait rien à faire en dehors des heures de travail.

C'est un point absolument crucial à garder à l'esprit ! Lorsque vous vous rendez dans un nouvel endroit, il est essentiel de s'assurer qu'il y a suffisamment d'activités pour tout le monde.

Quelle est la qualité de la connexion internet ?
C'est l'un des points les plus importants : la connexion internet est-elle suffisamment robuste ?
N'oubliez pas que vous n'avez pas besoin d'internet pour publier des stories ; vous avez besoin d'internet pour faire tourner une entreprise pendant 8 heures, en continu et chaque jour !

Il est indispensable de choisir une ville et un hébergement qui peuvent répondre à cette exigence. Nous avions un ingénieur réseau dédié pour garantir le bon déroulement des opérations, et vous pouvez faire de même !

Des conditions météorologiques favorables
Pendant la phase de planification, nous étions attirés par le Nord-Est de l'Inde et ses montagnes enneigées. Mais aussi séduisant que cela puisse paraître, la neige peut freiner vos ardeurs (personne ne voudrait quitter radiateurs et couvertures pour se mettre au travail !).

Nous avons préféré le Nord de l'Inde (Mussoorie) au printemps pour notre première workation. Le climat y est agréable, vous n'avez pas besoin de surcharger vos bagages, le risque de tomber malade est moindre, et il est tout simplement plus facile de rester discipliné quand on ne peut pas sentir l'odeur de l'océan (nous parlons d'expérience, mais à chacun ses goûts 😋)

Nous avons également exploré Udaipur et Pondichéry, et chaque endroit a quelque chose d'unique à offrir avec ses propres défis. Connaître vos critères non-négociables est indispensable pour choisir le lieu !

Réservations sur le lieu retenu
Une fois que vous avez finalisé la destination pour votre équipe, il est temps de passer aux préparatifs. Le plus gros du travail ne fait que commencer !
Dans la mesure du possible, essayez de réserver un hébergement entier plutôt que des chambres dans une chaîne hôtelière connue. Nous avons constaté que vous pouvez obtenir d'excellentes offres en réservant l'intégralité de l'établissement !

Au-delà des bonnes affaires, cet hébergement devient "votre" espace, où vous pouvez non seulement travailler, mais aussi retrouver vos collègues.

Ce n'est tout simplement pas la même chose si vous ne « possédez » pas l'établissement pendant ces quelques jours et que vous vous retrouvez à le partager avec d'autres touristes.

Plusieurs facteurs sont à prendre en compte lors du choix de l'hébergement :

• Votre budget le permet-il ?
• Est-il en centre-ville ou en périphérie ? Quelle est votre préférence et pourquoi ?
• Peuvent-ils garantir la bande passante internet demandée et une alimentation électrique de secours à tout moment ?
• Répondent-ils à vos préférences alimentaires (n'oubliez pas de préciser vos exigences à l'avance, et pensez à vérifier les allergies au sein de l'équipe) ?

Ensuite, pensez toujours à organiser des véhicules pour les déplacements et les urgences. Repérez également quelques hôpitaux à proximité et assurez-vous qu'ils acceptent de prendre en charge des personnes de nationalités étrangères en cas d'urgence !

PriceLabs – Workation 3.0 à Pondichéry, Inde

Organisation des voyages : C'est quelque chose que nous recommandons vivement d'externaliser. C'est faisable quand on planifie un départ avec une douzaine de personnes, mais quand vous avez 100 personnes dont il faut gérer les visas et les billets, c'est une toute autre histoire !

Il vaut mieux confier cela à un expert afin de vous concentrer davantage sur les autres préparatifs, tout aussi importants (nous pouvons vous donner des recommandations si vous cherchez des agents de voyage ; n'hésitez pas à nous contacter).

Maintenant que nous avons tout préparé, il reste une dernière chose à faire : définir les attentes et les limites.

Définir des attentes claires est essentiel pour équilibrer productivité et plaisir lors de la workation. Les collaborateurs doivent être mentalement préparés à ce qui les attend afin de donner le meilleur d'eux-mêmes. Dans la dernière partie de cette série, nous aborderons quelques mesures que nous avons prises, et vous pourrez vous en inspirer.