Jak Patricia Gonzales ograniczyła liczbę błędów i zwiększyła zyski w ponad 100 obiektach!

O firmie
Alterhome to nowoczesna firma hotelarska oferująca lokale przeznaczone na wynajem krótko- i średnioterminowy w trzech hiszpańskich miastach (Madrycie, Sewilli i Arcos).

Richie Khandelwal [PriceLabs]: Bardzo dziękuję za poświęcenie czasu na dzisiejszą rozmowę. Na początek, czy możesz opowiedzieć nam trochę o Alterhome?

Patricia González [Alterhome]: Bardzo dziękuję za zaproszenie. Z przyjemnością opowiem o naszej historii! Założyliśmy Alterhome około trzech lat temu. Obecnie zarządzamy około 180 obiektami najmu krótkoterminowego w trzech hiszpańskich miastach (Madrycie, Sewilli i Arcos). Nasze obiekty to głównie mieszkania, mamy też kilka willi. Wynajmujemy głównie na noce, przede wszystkim w celach turystycznych, ale zajmujemy się też pobytami służbowymi. Zaczynaliśmy od zera (0) obiektów, a od tego czasu stale się rozwijamy.

Richie: To wspaniały wzrost! Czy możesz opowiedzieć nam trochę historii? Co sprawiło, że trafiłaś do świata najmu wakacyjnego?

Patricia: Cóż, byłam w tej branży już wcześniej. Zajmuję się tym od około ośmiu lat. Pracowałam wcześniej dla służb bezpieczeństwa narodowego ZEA. Ale w pewnym momencie ukąsił mnie duch przedsiębiorczości. Razem z przyjacielem, moim bratem i mną stworzyliśmy platformę Alterkeys. Byliśmy europejskim Airbnb. Airbnb nie było wtedy jeszcze zbyt popularne. Szybko zgromadziliśmy ponad 100 tys. obiektów na naszej platformie, a potem sprzedaliśmy firmę sieci hoteli, Room Mate hotel. Chcieli wejść na rynek mieszkań, więc połączyliśmy siły i zaczęliśmy razem budować firmę. Dziś nosi ona nazwę BeMate. Po kilku latach pracy nad BeMate zauważyliśmy powtarzającą się potrzebę wśród właścicieli obiektów, którzy szukali profesjonalnych zarządców do prowadzenia swoich nieruchomości. A ponieważ w głębi duszy jesteśmy przedsiębiorcami, tak narodził się Alterhome.

Richie: Wow, to naprawdę niesamowita historia! Nie wiedziałem o Alterkeys, świetnie posłuchać tej opowieści. Wracając do Alterhome, jak duży jest teraz wasz zespół?

Patricia: Jest nas teraz około 50 osób, wliczając ekipę sprzątającą, dział techniczny, operacje, sprzedaż i zespół projektowy wnętrz. Kiedy przejmujemy obiekt, nie jest to gotowe rozwiązanie od ręki. Jesteśmy bardzo dumni z naszego zespołu projektowego; gdy podpisujemy umowę, nasi projektanci przygotowują i unowocześniają obiekt, co pomaga nam maksymalizować zyski.

Richie: Fascynujące! Przechodząc do PriceLabs, współpracujecie z nami od około dwóch lat. Co sprawiło, że zdecydowaliście się na PriceLabs?

Patricia: Gdy zaczynaliśmy z pierwszymi kilkoma obiektami, zarządzanie cenami było proste. Myśleliśmy: wydarzenia to wydarzenia – poświęcimy czas, żeby je znaleźć, a potem po prostu powtórzymy tę pracę dla dziesięciu obiektów. Nie wydawało się to dużym nakładem pracy. Ale w miarę jak się rozrastaliśmy, popełnialiśmy błędy wynikające z ręcznej pracy. Za każdym razem, gdy wprowadza się coś ręcznie, pojawia się ryzyko błędu.

….

Za każdym razem, gdy wprowadza się coś ręcznie, pojawia się ryzyko błędu. Na przykład nie zauważyliśmy niezarezerwowanej nocy przy pobycie minimalnym wynoszącym 2 noce.

Patricia Gonzales, współzałożycielka i CEO Alterhome

Na przykład nie zauważyliśmy niezarezerwowanej nocy przy pobycie minimalnym wynoszącym 2 noce, a te noce oczywiście pozostały niesprzedane. Samo to daje około 200 dolarów, albo tyle, ile wynosi twoja stawka za noc.

Albo, na przykład, zniżki w ostatniej chwili. Musieliśmy je wprowadzać codziennie. To stało się sporym nakładem pracy. Na początku, przy dziesięciu obiektach, było to do ogarnięcia. Ale wraz ze wzrostem liczby obiektów spędzaliśmy mnóstwo czasu na aktualizowaniu stawek w podatnym na błędy procesie.

Stworzyliśmy plik Excel z makrami i wszystkim innym, żeby to usprawnić. To był krok naprzód. Dzięki temu nie musieliśmy myśleć o niektórych sprawach, ale wciąż poświęcaliśmy zbyt dużo czasu na zadania, które nie były naszą podstawową działalnością.

Zaczęliśmy się zastanawiać, czy istnieje inny sposób. Rozważaliśmy nawet zbudowanie własnego rozwiązania, ale to nie było nasze podstawowe zajęcie. Więc zaczęliśmy się rozglądać.

Wcześniej współpracowałam z hotelami, więc wiedziałam, że hotele korzystają z oprogramowania do zarządzania przychodami. Mieliśmy jednak trudności ze znalezieniem czegoś dla naszych mieszkań.

Testowaliśmy oprogramowanie do zarządzania przychodami przeznaczone dla hoteli, ale nie było ono dla nas. A potem usłyszałam o waszym produkcie i dowiedziałam się, że to oprogramowanie stworzone specjalnie do zarządzania przychodami mieszkań. Pamiętam tamten moment bardzo wyraźnie. Pomyślałam: uff, dobrze, muszę to sprawdzić! Pamiętam to do dziś.

Patricia Gonzales, współzałożycielka i CEO Alterhome

Po zakończeniu okresu próbnego zrozumieliśmy, że to idealne rozwiązanie dla nas, i korzystamy z niego do dziś!

Richie: Cieszę się, że się odnaleźliśmy. Po dwóch latach korzystania z PriceLabs, co lubisz w nim najbardziej?

Patricia: Cóż, najbardziej podobają mi się reguły personalizacji. Można je skonfigurować raz i o nich zapomnieć. Dla startupu automatyzacja jest kluczowa! Uwielbiam to! Kiedy zobaczyłam regułę niezarezerwowanych nocy, pomyślałam: mój Boże, gdzie ty byłaś przez całe moje życie.

Richie: Jestem pewien, że wiele się zmieniło od czasu, gdy zaczęliście korzystać z PriceLabs. Kto teraz zajmuje się PriceLabs w waszym zespole?

Patricia: Sama korzystam z PriceLabs, ale mamy też zespół ds. zarządzania przychodami. Liczy teraz pięć osób. Sprawdzają, czy sezonowość się zgadza, czy niektóre obiekty nie są rezerwowane, albo czy coś jeszcze wymaga zmiany.

Richie: To ciekawa uwaga. Czasem słyszymy od potencjalnych klientów, że oprogramowanie do zarządzania przychodami nie jest im potrzebne, bo mają revenue managerów. Co sądzisz na ten temat?

Patricia: Powiedziałabym, że niewiele jest rzeczy, których nie moglibyśmy zrobić, gdybyśmy musieli obejść się bez PriceLabs. Znaleźlibyśmy jakieś rozwiązanie, ale oznaczałoby to pracę ręczną, a to byłoby okropne! Straciłabym wiele – nie tylko czas i pieniądze, ale chyba też zdrowy rozsądek.

Richie: Haha! Cóż, mam nadzieję, że to przekona część czytelników. Jakie korzyści udało wam się osiągnąć i jakie rady masz dla innych zarządców?

Patricia: Cóż, jak już mówiłam.

Chodzi mi o to, że ograniczanie błędów jest dla mnie kluczowe. Ale równie ważna jest oszczędność czasu i pieniędzy, jaką daje automatyzacja. Dla nas była to ogromna oszczędność czasu, a czas to pieniądz. Jeśli planujecie się rozwijać, musicie myśleć o skalowalności, a ręczne procesy w tym nie pomagają.

Richie: To fantastyczne! Ale korzystanie z oprogramowania wiąże się z krzywą uczenia się. Jak oceniasz współpracę z naszym zespołem obsługi klienta w PriceLabs?

Patricia: Jestem zachwycona. Za każdym razem, gdy kontaktujemy się z działem wsparcia, wasz zespół jest bardzo pomocny i naprawdę szybko rozwiązuje problem. Kontaktując się z wami, nie zawsze wiemy, czy to wasz problem, kwestia połączenia z PMS, czy coś innego, ale widzimy, że robicie wszystko, co możliwe, i to sprawia, że naprawdę czujemy się doceniani.

Richie: Bardzo dziękuję za te miłe słowa. Czy macie jakieś sugestie, co moglibyśmy robić lepiej, żeby wam pomóc?

Patricia: Cóż, bardzo chciałabym mieć rozbudowaną analitykę, bo to coś, co teraz musimy sami sobie ogarniać. Testujemy nowe oprogramowanie i tym podobne rzeczy. Zarządcy muszą rozumieć rzeczywiste dane stojące za wszystkim, żebyśmy mogli podejmować właściwe decyzje. To jest coś, czego na pewno potrzebujemy.

Richie: To coś, o czym słyszeliśmy też od innych zarządców, i zdajemy sobie sprawę z tej potrzeby! Niedawno uruchomiliśmy Market Dashboards, co było krokiem w stronę udostępnienia danych w łatwiejszy sposób. Pracujemy też nad częścią analityczną, która moim zdaniem będzie bardzo ekscytująca. Na razie trzymamy to w tajemnicy, ale wkrótce się o tym dowiecie. Czy jest coś jeszcze, co chciałabyś od nas zobaczyć?

Patricia: Zaczynamy zarządzać budynkami. Budynki są trochę jak hotele, gdzie mamy, powiedzmy, 20 mieszkań. Ale zazwyczaj są to trzy kategorie, czyli po sześć mieszkań każdego typu. Chciałabym więc móc zarządzać każdą grupą jako całością. Dla mnie byłoby to bardzo wygodne. Mam kilka mieszkań w tym samym budynku, o tej samej charakterystyce i wszystkim innym, a muszę pracować nad każdym z osobna. Więc bardzo chciałabym móc zarządzać nimi razem.

Richie: Dobra uwaga! Jak wcześniej wspomniałaś, praca w najmie wakacyjnym różni się nieco od pracy w hotelach, i odwrotnie też to działa. Mamy już przygotowane pewne narzędzia w tym zakresie i wciąż je udoskonalamy. Nasz zespół z przyjemnością przeprowadzi cię przez nie!

Richie: Wracając do Alterhome, wiem, że dużo się teraz dzieje. Nie wiem, czy chcesz to teraz zdradzić. Czy możesz powiedzieć, co planujecie dalej?

Patricia: Przed Covid byliśmy blisko podpisania umów na dwa nowe budynki. Wciąż czekają na nas, aż sytuacja wróci do pewnej normalności. Mamy nadzieję, że uda nam się je pozyskać. Rozszerzamy się też na nowe miasta, ponieważ nasz model się sprawdza. Inwestorzy i fundusze VC są zainteresowani naszym modelem i naszą firmą. Dlatego będziemy otwierać się w nowych miastach tak szybko, jak to możliwe, w zależności od okoliczności.

Richie: Czy będziecie obecni w całej Hiszpanii, czy też planujecie wyjść poza jej granice?

Patricia: Wkrótce otworzymy się w nowych miastach i krajach, zarówno w Hiszpanii, jak i poza nią.

Richie: Wow, to byłoby fantastyczne! Życzymy wam wszystkiego najlepszego w tej podróży. Dziękuję za poświęcony czas i cierpliwe odpowiadanie na te, chwilami powtarzające się, pytania!

Patricia: Cała przyjemność po mojej stronie. Jak już wspominałam, uwielbiamy współpracować z zespołem PriceLabs!