Jak Capitalia urosła do ponad 500 jednostek w Meksyku bez rozbudowy zespołu ds. przychodów

Standard butikowego hotelu w najmie krótkoterminowym w Meksyku

Kiedy Carlos Cojab założył Capitalię w 2018 roku, jego wizja była prosta, ale ambitna: zapewnić doświadczenie butikowego hotelu bez utraty ciepła i prywatności domu. 'Where A Hotel Meets Home' nie było tylko sloganem — było zobowiązaniem operacyjnym.

Osiem lat później Capitalia zarządza około 30 obiektami i ponad 500 jednostkami w najlepszych dzielnicach stolicy Meksyku — Polanco, Roma, Condesa, Juárez i Del Valle — a także na rynkach wakacyjnych Puerto Vallarta i Los Cabos. Skalowanie do takich rozmiarów bez utraty tego, co wyróżnia markę, wymagało czegoś więcej niż tylko świetnych obiektów. Wymagało to zupełnie innego podejścia do zarządzania przychodami.

Wyzwanie: ręczne ustalanie cen się nie skaluje

Przez pierwsze kilka lat Capitalia ustalała ceny tak, jak robi to większość operatorów: kalendarze sezonowości, intuicja zespołu, cotygodniowe przeglądy stawek. To działało, gdy portfolio było małe. Gdy urosło, przestało działać.

'Przy skali, którą już wtedy osiągnęliśmy, praktycznie nie dało się reagować na czas na zmiany popytu, lokalne wydarzenia czy zmiany w zestawie porównawczym. W wysokim sezonie traciliśmy potencjalne przychody, a w niskim sezonie zbyt wcześnie ustalaliśmy niskie stawki, aby zagwarantować obłożenie.' — Carlos Cojab, CEO i założyciel

Zespół dobrze znał swoje rynki. Problemem nie była wiedza — był nią brak struktury. Ręczne zarządzanie stawkami się nie skaluje. Każda nowa jednostka oznaczała kolejną ofertę wymagającą stałej uwagi, a zespół nie nadążał. Potrzebowali dyscypliny w zarządzaniu przychodami bez rezygnacji ze strategicznej kontroli.

Dlaczego Capitalia wybrała PriceLabs

Poszukiwania doprowadziły ich do PriceLabs. Integracja z ich systemem PMS, Guesty, była bezpośrednia. Wdrożenie przebiegło szybko. A elastyczność platformy pozwoliła im skonfigurować ceny tak, aby odzwierciedlały rzeczywiste różnice w portfolio — apartament typu executive w Polanco zachowuje się inaczej niż willa w Los Cabos, więc ceny nie powinny traktować ich tak samo.

Regionalne wsparcie również miało znaczenie.

'Wsparcie zespołu LATAM — zwłaszcza Daniela — miało ogromne znaczenie dla działalności tak rozproszonej geograficznie jak nasza. Już od pierwszego miesiąca mogliśmy zacząć dostosowywać reguły dla poszczególnych obiektów.'

Solidna integracja, elastyczny mechanizm reguł i responsywne wsparcie dały zespołowi pewność, by się zaangażować.

Jak Capitalia korzysta z PriceLabs

Ceny dynamiczne, które odzwierciedlają rzeczywistość każdego obiektu

Portfolio Capitalii jest celowo zróżnicowane — apartamenty miejskie, wille nad plażą, mieszkania w mieście. PriceLabs pozwala zespołowi konfigurować ceny bazowe, docelowe krzywe obłożenia i korekty na ostatnią chwilę niezależnie dla każdej oferty.

'Elastyczność personalizacji dla poszczególnych ofert pozwala nam odzwierciedlić rzeczywiste różnice między apartamentem typu executive w Polanco a willą w Los Cabos. Możliwość zarządzania cenami bazowymi, docelowym obłożeniem i krzywymi na ostatnią chwilę z jednego miejsca to właśnie to, co utrzymuje dyscyplinę naszego zespołu ds. przychodów.'

Widoczność w czasie rzeczywistym w każdym podrynku

Działanie na wielu odrębnych podrynkach oznacza, że zespół potrzebuje jasnej widoczności tempa rezerwacji i zestawu porównawczego na każdym rynku. PriceLabs oferuje w tym celu Market Dashboard, który daje im to wszystko w jednym miejscu.

'Daje nam realną widoczność tempa rezerwacji i zestawu porównawczego w podziale na podrynki.'

Ta widoczność wpływa zarówno na codzienne decyzje cenowe, jak i na długoterminowe decyzje o tym, kiedy podnosić stawki, a kiedy chronić obłożenie.

Zamiana luk w kalendarzu na przychód

'Luka jednodniowa' — jednonocna przerwa między rezerwacjami, której nie można wypełnić ze względu na ustawienia pobytu minimalnego — to jeden z mniej widocznych sposobów utraty przychodu w każdym portfolio najmów krótkoterminowych (STR). Przy ponad 500 jednostkach takie luki szybko się sumują.

'Reguły Min Stay i Orphan Days pozwoliły nam wykorzystać martwe luki, które wcześniej trudno było zamknąć ręcznie.'

Automatyzacja tej logiki w całym portfolio, gdzie ręczne zarządzanie byłoby niemal niemożliwe, od razu przełożyła się na lepsze wykorzystanie kalendarza.

Wyniki: przychody i zmiana kultury pracy

Od czasu wdrożenia PriceLabs Capitalia odnotowuje trwałą poprawę RevPAR (przychodu na dostępny pokój) oraz większą zdolność do obrony ADR bez utraty obłożenia. Carlos wskazuje jednak na coś ważniejszego niż liczby.

'Poza liczbami najważniejsza zmiana miała dla nas charakter kulturowy. Przeszliśmy z modelu reaktywnego na proaktywny, w którym zespół poświęca czas strategii i wyjątkom, a nie aktualizowaniu stawek.'

To właśnie ta zmiana umożliwiła wzrost bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia. Capitalia urosła do ponad 500 jednostek bez rozbudowy zespołu ds. przychodów w tym samym tempie — ponieważ czas zespołu był wykorzystywany inaczej.

Kluczowe efekty wdrożenia PriceLabs:

• Trwała poprawa RevPAR na rynkach miejskich i wakacyjnych
• Skuteczniejsza obrona ADR bez utraty obłożenia
• Luki jednodniowe zamienione w zarezerwowany przychód
• Wzrost do ponad 500 jednostek bez proporcjonalnego powiększania zespołu ds. przychodów
• Przejście od reaktywnego ustalania stawek do proaktywnego zarządzania skoncentrowanego na strategii

Porady dla innych operatorów

Carlos zbudował ekskluzywną działalność w zakresie najmu krótkoterminowego, obejmującą wiele miast, rynków i typów obiektów. Jego rada jest bezpośrednia.

Nie walcz z algorytmem.

'Narzędzie działa, gdy poświęcisz czas na jego dobrą konfigurację i zaufasz jego sygnałom.'

Ciągłe ręczne zmienianie rekomendacji bez wyraźnego powodu osłabia skuteczność systemu. Ufaj danym.

Zainwestuj w konfigurację początkową.

'Cena bazowa, min/max, personalizacje dla poszczególnych obiektów — ta praca zwraca się w ciągu kilku tygodni.'

Wstępna konfiguracja to nie zbędny koszt. To fundament. Oszczędzanie na niej teraz kosztuje więcej później.

Technologia wzmacnia ocenę sytuacji — nie zastępuje jej.

'Dynamiczne zarządzanie przychodami nie zastępuje oceny operatora — wzmacnia ją. To połączenie świetnego narzędzia z zespołem, który zna swój rynek, naprawdę robi różnicę.'

Dzięki PriceLabs zespół ds. przychodów Capitalii stał się bardziej efektywny, mogąc skupić się na decyzjach, które faktycznie wymagały jego wiedzy eksperckiej.