Jak obsłużyć 140 gości bez chaosu

„Zanim zaczęliśmy korzystać z PriceLabs i Avirato, wszystko opierało się na arkuszach kalkulacyjnych. Ceny aktualizowaliśmy tylko dwa razy w roku, więc reagowanie na popyt rynkowy było po prostu niemożliwe”.

Ręczne zarządzanie kilkoma najmami wakacyjnymi to już wyzwanie. Obsługa zakwaterowania dla 140 gości w 33 apartamentach turystycznych i zabytkowym pensjonacie to zupełnie inna historia.

Dla GicTour, jednej z czołowych firm zarządzających nieruchomościami w Alcalá de Henares, problemem nie był wzrost, lecz utrzymanie sprawności operacyjnej przy jednoczesnym konkurencyjnym wycenianiu każdego apartamentu każdego dnia.

Firma zdążyła już zbudować mocną reputację dzięki wyjątkowym doświadczeniom gości w El Sueño del Quijote, pięknie odrestaurowanym 12-pokojowym pensjonacie w sercu tego miasta wpisanego na listę UNESCO. Gdy po pandemii popyt na prywatne zakwaterowanie gwałtownie wzrósł, GicTour rozszerzył działalność o zarządzanie apartamentami turystycznymi, tworząc portfolio łączące apartamenty, hotelarstwo i kompleksowe zarządzanie nieruchomościami dla lokalnych właścicieli.

Wraz ze wzrostem pojawiła się jednak większa złożoność.

Ręczne ustalanie cen, arkusze Excel, rezerwacje, komunikacja z gośćmi, płatności i zadania operacyjne rywalizowały o uwagę zespołu. Każda godzina spędzona na aktualizacji stawek to czas stracony dla obsługi gości i rozwoju firmy.

Przełomem było połączenie przez GicTour systemu Avirato, kompleksowego systemu zarządzania nieruchomościami, z PriceLabs, co zmieniło podejście firmy do ustalania cen, operacji i zarządzania przychodami.

Obecnie firma zwiększyła średnią stawkę dzienną (ADR) z 71,18 € do 85,20 €, obłożenie z 60% do 74,5%, a średnią długość pobytu z 2,65 do 4,20 nocy — zarządzając przy tym znacznie większym portfolio, znacznie sprawniej.

Firma zbudowana wokół hotelarstwa

W przeciwieństwie do wielu firm zajmujących się najmem wakacyjnym, które zaczynają od kilkudziesięciu apartamentów, GicTour zaczynał od jednej działalności noclegowej.

Ponad dziesięć lat temu firma zaczęła zarządzać pensjonatem El Sueño del Quijote, urokliwym pensjonatem mieszczącym się w odnowionej rezydencji z lat 20. XX wieku, w historycznym centrum Alcalá de Henares.

Preferencje gości zmieniały się, zwłaszcza po pandemii COVID-19. Podróżni coraz częściej szukali prywatności i elastyczności, jakie dają samodzielne apartamenty.

Zamiast obserwować ten trend z boku, GicTour dostosował się do niego.

Firma rozszerzyła działalność o apartamenty turystyczne. Rozwijała też kompleksową usługę zarządzania nieruchomościami dla właścicieli. Chcieli oni zwiększyć rentowność swoich najmów wakacyjnych.

Obecnie GicTour oferuje znacznie więcej niż zakwaterowanie. Dzięki zintegrowanemu modelowi hotelarskiemu zapewnia:

• Profesjonalne zarządzanie najmem wakacyjnym dla właścicieli nieruchomości.
• Apartamenty turystyczne w całym historycznym centrum Alcalá de Henares.
• Zabytkowy pensjonat El Sueño del Quijote.
• Lokalne atrakcje i usługi dla gości, które pomagają odkrywać miasto.

Dzięki temu połączeniu GicTour stał się jednym z najbardziej rozpoznawalnych dostawców zakwaterowania w mieście.

Gdy wzrost wyprzedza ręczne procesy

Wraz z rozwojem portfolio strategia przychodowa pozostawała zaskakująco tradycyjna.

Ceny ustalano ręcznie w Excelu.

Stawki zmieniały się tylko dwa razy w roku.

Analiza konkurencji polegała na ręcznym sprawdzaniu cen rynkowych.

Dostosowanie do popytu następowało zwykle już po tym, jak okazja została utracona.

„Zanim zaczęliśmy korzystać z PriceLabs i Avirato, nasze zarządzanie było w większości ręczne i oparte na arkuszach Excel. To był złożony i czasochłonny proces”.

Dla firmy zarządzającej dziesiątkami nieruchomości takie podejście po prostu nie było zrównoważone.

Każda ręczna aktualizacja zwiększała obciążenie pracą.

Każda zmiana na rynku oznaczała potencjalnie utracony przychód.

Zespół zdał sobie sprawę, że potrzebuje technologii. Musiała ona reagować na popyt znacznie szybciej niż jakikolwiek arkusz kalkulacyjny.

Avirato uprościł operacje

Pierwsza duża zmiana nastąpiła dzięki systemowi Avirato.

Rezerwacje, płatności, automatyczna komunikacja z gośćmi i codzienne operacje zostały skonsolidowane w jednej platformie.

Zamiast przełączać się między wieloma systemami, zespół mógł zarządzać niemal całym procesem operacyjnym z jednego panelu.

„Avirato jest niezbędny do zarządzania całym procesem rezerwacji — od momentu przyjęcia rezerwacji aż po pobranie płatności”.

Duże znaczenie miała też automatyzacja komunikacji.

Goście otrzymują teraz na czas informacje przed przyjazdem, w trakcie pobytu i po wyjeździe. Nie zwiększa to obciążenia administracyjnego zespołu.

Dla firmy obsługującej 140 gości ta sprawność szybko okazała się bezcenna.

PriceLabs zmienił sposób, w jaki GicTour myśli o cenach

Około sześć miesięcy później GicTour wdrożył PriceLabs.

Integracja z Avirato przebiegła bez problemów.

W ciągu kilku dni zespół odszedł od statycznych cen sezonowych. Każdą decyzję cenową zaczął opierać na danych rynkowych na żywo.

„Proces był niezwykle prosty i szybki, a od tego czasu nasze zarządzanie jest dużo bardziej elastyczne i efektywne”.

Zamiast opierać się na domysłach, PriceLabs na bieżąco analizuje:

• Lokalny popyt.
• Ceny konkurencji.
• Tempo rezerwacji.
• Trendy rynkowe.
• Wzorce obłożenia.
• Wydarzenia sezonowe.

Dzięki temu GicTour zachowuje konkurencyjność przez cały rok, maksymalizując rentowność w okresach wysokiego popytu.

Zespół szczególnie ceni sobie przejrzystość każdej rekomendacji cenowej.

„Ilość dostępnych danych rynkowych jest niezwykle cenna, ponieważ pomaga nam podejmować świadome decyzje na podstawie popytu”.

Zamiast zastanawiać się, dlaczego stawki rosną lub spadają, zespół dokładnie rozumie, co napędza rynek.

To zrozumienie zasadniczo zmieniło sposób podejmowania decyzji cenowych.

Lepiej razem

PriceLabs koncentruje się na optymalizacji przychodów, a Avirato dba o to, by wszystko inne działało sprawnie.

Razem tworzą jeden spójny schemat pracy.

PriceLabs automatycznie wyznacza optymalne ceny.

Avirato zarządza rezerwacjami, płatnościami, komunikacją z gośćmi i procesami operacyjnymi.

Zamiast żonglować rozłącznymi systemami, GicTour korzysta z jednego spójnego zestawu technologii.

Jak ujmuje to zespół:

„Zarządzanie 140 miejscami noclegowymi bez tych dwóch narzędzi po prostu nie byłoby możliwe”.

To jedno zdanie mówi chyba więcej niż jakakolwiek statystyka.

Wyniki mówią same za siebie

Technologia powinna przekładać się na wymierną wartość biznesową.

Dla GicTour poprawa była natychmiastowa.

Od czasu wdrożenia PriceLabs i Avirato:

• Średnia stawka dzienna wzrosła z 71,18 € do 85,20 €.
• Obłożenie wzrosło z 60% do 74,5%.
• Średnia długość pobytu wzrosła z 2,65 do 4,20 nocy.

Dzięki tym wynikom zespół mógł zwiększyć rentowność. Jednocześnie skalował działalność bez proporcjonalnego wzrostu złożoności operacyjnej.

Zamiast wciąż reagować na rynek, GicTour jest teraz o krok do przodu.

Rady dla innych menedżerów nieruchomości

Sama technologia nie gwarantuje sukcesu.

Jasna strategia przychodowa pozostaje równie ważna.

GicTour zachęca menedżerów nieruchomości, by łączyli dobre narzędzia z przemyślanym planowaniem i decyzjami opartymi na danych.

„PriceLabs i Avirato pozwalają pracować efektywniej i podejmować decyzje na podstawie realnych danych. Pomagają też usprawniać strategie cenowe i maksymalizować rentowność. To niezbędne narzędzia dla każdego, kto chce skalować działalność noclegową. Pozwalają przy tym zachować kontrolę nad operacjami i komunikacją z gośćmi”.

Dla firm gotowych odejść od arkuszy kalkulacyjnych doświadczenie GicTour pokazuje, co jest możliwe, gdy doskonałość operacyjna i inteligentne ustalanie cen współpracują ze sobą.