Co się dzieje, gdy osoba, która wie wszystko, wyjeżdża na urlop?

„Automatyzacja nie powinna zastępować wiedzy o rynku — powinna ułatwiać jej wykorzystanie.”

Wzrost jest ekscytujący. Oznacza więcej gości, więcej rezerwacji, więcej możliwości i większe przychody. Jednak dla wielu menedżerów nieruchomości wzrost oznacza też nowy rodzaj wyzwania. Każdy nowy apartament to kolejny kalendarz do zarządzania, kolejny zestaw cen do przeglądu i kolejna okazja, by coś umknęło uwadze.

W przypadku easy-flat, rozwijającej się austriackiej firmy zarządzającej nieruchomościami, to wyzwanie pojawiło się naturalnie wraz z rozszerzaniem portfolio na Wiedeń i Villach. To, co zaczynało się jako biznes zakorzeniony w branży nieruchomości, stopniowo przekształciło się w wyspecjalizowanego operatora umeblowanych apartamentów typu serviced, przyjmującego gości od podróżujących służbowo i pracowników projektowych po rodziny szukające elastyczności i komfortu, których często nie oferują tradycyjne hotele.

Wraz z rozwojem portfolio rosła też złożoność działań w tle. Zespół chciał poświęcać więcej czasu na poprawę doświadczeń gości i rozwój firmy, a nie na aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych czy ręczne sprawdzanie cen noclegów. Znalezienie technologii, która realnie upraszcza działania operacyjne, a jednocześnie pozwala zachować pełną kontrolę nad strategią, stało się kolejnym krokiem w rozwoju easy-flat.

Poszukiwania ostatecznie połączyły dwie uzupełniające się platformy. my-bookings stało się centrum operacyjnym zarządzającym rezerwacjami, komunikacją z gośćmi i codziennymi schematami pracy, podczas gdy PriceLabs wprowadził mądrzejsze, oparte na danych podejście do ustalania cen.

Razem odmieniły nie tylko sposób pracy zespołu, ale też sposób, w jaki firma przygotowuje się na przyszły rozwój.

Apartamenty typu serviced firmy easy-flat znajdują się w samym centrum Villach, zapewniając gościom łatwy dostęp do restauracji, sklepów i historycznego centrum miasta.

Od nieruchomości do hotelarstwa

W przeciwieństwie do wielu firm zarządzających nieruchomościami, easy-flat nie zaczynał w branży hotelarskiej.

Firma powstała w sektorze nieruchomości, gdzie zespół dostrzegł rosnący popyt na umeblowane apartamenty oferujące gościom znacznie większą elastyczność niż tradycyjny hotel. Podróżujący służbowo potrzebowali komfortowego miejsca na dłuższe projekty. Rodziny chciały mieć więcej przestrzeni podczas zwiedzania Austrii. Goście podróżujący turystycznie coraz częściej szukali zakwaterowania, które przypominało dom, nie tracąc przy tym profesjonalizmu hotelu.

Dziś easy-flat zarządza apartamentami typu serviced w Wiedniu i Villach, przyjmując przez cały rok zróżnicowaną grupę gości. Choć każdy gość przyjeżdża z innego powodu, wszyscy oczekują tego samego: bezproblemowego procesu rezerwacji, trafnych cen i sprawnego pobytu od przyjazdu po wyjazd.

Zapewnienie takich wrażeń stawało się coraz trudniejsze wraz z rozwojem portfolio.

Systemy, które wspierały firmę w pierwszych latach działalności, nie nadążały już za jej rozwojem.

„Przed skorzystaniem z PriceLabs i my-bookings wiele decyzji cenowych podejmowaliśmy na podstawie list w Excelu. Wymagało to sporo pracy ręcznej, a także sprawiało, że byliśmy bardzo zależni od dobrze przeszkolonego zastępstwa na czas urlopu, gdy osoba odpowiedzialna była nieobecna.”

Podobnie jak wiele rozwijających się firm, easy-flat doszedł do punktu, w którym sam sukces stał się nowym problemem. Każdy kolejny apartament oznaczał więcej decyzji cenowych, więcej komunikacji z gośćmi i więcej zadań operacyjnych. Dalsze ręczne zarządzanie tymi procesami było nie tylko nieefektywne, ale też sprawiało, że firma coraz bardziej zależała od pojedynczych członków zespołu, a nie od skalowalnych systemów.

Nowoczesny apartament typu serviced easy-flat w Villach, zaprojektowany tak, by zapewnić podróżującym służbowo i turystycznie komfort i elastyczność domowego zacisza.

Jak my-bookings uprościł działania operacyjne

Pierwszym krokiem było scentralizowanie codziennych działań operacyjnych.

Zamiast żonglować wieloma systemami do rezerwacji, komunikacji z gośćmi, fakturowania, formularzy meldunkowych, dostępności i informacji dostępowych, easy-flat wdrożył my-bookings jako centralną platformę do zarządzania ścieżką klienta.

Zamiast przełączać się przez cały dzień między różnymi aplikacjami, zespół mógł nadzorować wszystko z jednego miejsca. Rezerwacje przebiegały sprawniej, informacje o gościach stały się łatwiej dostępne, a procesy operacyjne były znacznie bardziej spójne we wszystkich apartamentach.

W miarę dalszego rozwoju firmy ta centralizacja okazała się równie cenna, co oszczędność czasu.

„my-bookings pomaga nam zarządzać rezerwacjami, dostępnością, informacjami o gościach i procesami operacyjnymi w jednym centralnym miejscu. Najbardziej pomocne jest dla nas to, że wiele tematów operacyjnych łączy się w jednym systemie.”

Dla easy-flat my-bookings to nie tylko wyższa efektywność. To narzędzie dało zespołowi pewność, że standardy operacyjne pozostaną spójne bez względu na to, jak bardzo rozrośnie się portfolio.

Jak PriceLabs zmienił zarządzanie przychodami

Podczas gdy my-bookings usprawnił działania operacyjne, ustalanie cen stanowiło zupełnie inne wyzwanie.

Popyt zmienia się nieustannie. Lokalne wydarzenie, ferie szkolne, konferencja czy trend sezonowy mogą znacząco wpłynąć na to, ile goście są skłonni zapłacić. Wystarczająco szybkie reagowanie przy ręcznym zarządzaniu wieloma apartamentami stało się niemal niemożliwe.

PriceLabs wprowadził znacznie inteligentniejsze podejście.

Zamiast opierać się na arkuszach kalkulacyjnych i ręcznych porównaniach, platforma na bieżąco analizuje popyt rynkowy, obłożenie, sezonowość, tempo rezerwacji i reguły cenowe, zanim zarekomenduje lub automatycznie zaktualizuje ceny noclegów.

Efektem nie jest sama automatyzacja.

To lepsze podejmowanie decyzji.

„PriceLabs oferuje dobrą równowagę między automatyzacją a ręczną kontrolą. Możemy ustalać własne reguły i strategię, ale w razie potrzeby nadal możemy interweniować.”

Zamiast zastępować doświadczenie zespołu, PriceLabs je wzmacnia. Automatyzacja przejmuje powtarzalne obliczenia, podczas gdy easy-flat zachowuje pełną kontrolę nad swoją strategią cenową. Ta równowaga pozwala firmie znacznie szybciej reagować na zmiany rynkowe, przy zachowaniu pełnego zaufania do podejmowanych decyzji.

Najważniejsze korzyści

Od czasu wdrożenia my-bookings i PriceLabs, easy-flat:

• Zwiększył wydajność biznesową o więcej niż 8%
• Znacząco ograniczył ręczną administrację cenami
• Zautomatyzował aktualizacje cen we wszystkich połączonych kanałach rezerwacyjnych
• Scentralizował rezerwacje, komunikację z gośćmi i schematy pracy operacyjnej
• Ograniczył zależność od ręcznych arkuszy kalkulacyjnych i wiedzy pojedynczych osób
• Zbudował solidniejsze podstawy operacyjne pod przyszły rozwój

Wiele apartamentów easy-flat łączy nowoczesny komfort z architektonicznym charakterem historycznych centrów austriackich miast.

Budowanie fundamentów na przyszłość

Technologia pozwoliła easy-flat działać efektywniej, ale Lukas podkreśla, że oprogramowanie to tylko część układanki.

„Automatyzacja nie powinna zastępować wiedzy o rynku. Powinna ułatwiać jej wykorzystanie.”

Ta filozofia nadal kieruje każdą decyzją podejmowaną przez firmę.

Łącząc my-bookings do zarządzania operacyjnego z PriceLabs do cen dynamicznych, easy-flat stworzył ekosystem technologiczny, który wspiera rozwój bez utraty kontroli. Rutynowa administracja została zastąpiona automatyzacją, dzięki czemu zespół może poświęcać więcej czasu na to, co najważniejsze: poprawę doświadczeń gości, wsparcie właścicieli obiektów i dalszy, pewny rozwój firmy.

Dla menedżerów nieruchomości, którzy chcą się rozwijać bez zwiększania złożoności, historia easy-flat pokazuje, że odpowiednia technologia nie zastępuje doświadczenia. Daje doświadczonym operatorom swobodę wykorzystania tej wiedzy tam, gdzie tworzy ona największą wartość.