Gérer 140 voyageurs sans le chaos

“Avant d’utiliser PriceLabs et Avirato, tout tournait autour des tableurs. Les prix n’étaient mis à jour que deux fois par an, et réagir à la demande du marché était tout simplement impossible.”

Gérer manuellement quelques locations de vacances est déjà un défi en soi. Gérer un hébergement de 140 voyageurs répartis dans 33 appartements touristiques et une maison d’hôtes historique est une tout autre histoire.

Pour GicTour, l’une des principales sociétés de gestion immobilière à Alcalá de Henares, la croissance n’était pas le problème — le vrai défi était de maintenir l’efficacité opérationnelle tout en s’assurant que chaque appartement soit tarifé de manière compétitive chaque jour.

L’entreprise s’était déjà forgé une solide réputation grâce à des expériences exceptionnelles offertes aux voyageurs à travers El Sueño del Quijote, sa magnifique maison d’hôtes de 12 chambres restaurée au cœur de cette ville classée au patrimoine mondial de l’UNESCO. Alors que la demande d’hébergements privés s’est accélérée après la pandémie, GicTour s’est développée dans la gestion d’appartements touristiques, créant un portefeuille qui associe désormais appartements, hôtellerie et gestion complète de logements pour les propriétaires locaux.

Mais la croissance a apporté son lot de complexité.

Tarification manuelle, tableurs Excel, réservations, communication avec les voyageurs, paiements et tâches opérationnelles — tout rivalisait pour capter l’attention de l’équipe. Chaque heure passée à mettre à jour les tarifs était une heure de moins consacrée à améliorer l’expérience des voyageurs ou à développer l’activité.

Le tournant est arrivé lorsque GicTour a combiné Avirato, un logiciel de gestion de biens tout-en-un, avec PriceLabs, transformant ainsi la manière dont l’entreprise aborde la tarification, les opérations et le revenue management.

Aujourd’hui, l’entreprise a augmenté son prix moyen (ADR) de €71.18 à €85.20, son occupation de 60% à 74.5%, et la durée moyenne de séjour de 2.65 nuits à 4.20 nuits — tout en gérant un portefeuille bien plus important de manière bien plus efficace.

Une entreprise bâtie autour de l’hospitalité

Contrairement à de nombreuses sociétés de locations de vacances qui démarrent avec des dizaines d’appartements, GicTour a commencé avec un seul établissement d’hébergement.

Il y a plus de dix ans, l’entreprise a commencé à gérer El Sueño del Quijote, une charmante maison d’hôtes située dans un manoir rénové des années 1920, au cœur historique d’Alcalá de Henares.

Les préférences des voyageurs ont évolué — notamment après le COVID-19 — et les voyageurs ont de plus en plus recherché l’intimité et la flexibilité des appartements indépendants.

Plutôt que d’observer cette tendance de loin, GicTour s’est adaptée.

L’entreprise s’est développée dans les appartements touristiques tout en créant un service complet de gestion de logements pour les propriétaires souhaitant maximiser la performance de leurs locations de vacances.

Aujourd’hui, GicTour offre bien plus qu’un simple hébergement. Grâce à son modèle d’hospitalité intégré, l’entreprise propose :

• Une gestion professionnelle des locations de vacances pour les propriétaires.
• Des appartements touristiques dans tout le centre historique d’Alcalá de Henares.
• La maison d’hôtes historique El Sueño del Quijote.
• Des expériences locales et des services aux voyageurs pour aider les visiteurs à découvrir la ville.

Cette combinaison a positionné GicTour comme l’un des fournisseurs d’hébergement les plus reconnus de la ville.

Quand la croissance dépasse les processus manuels

Alors que le portefeuille s’agrandissait, la stratégie tarifaire restait étonnamment traditionnelle.

La tarification était gérée manuellement sur Excel.

Les tarifs ne changeaient que deux fois par an.

L’analyse concurrentielle se résumait à vérifier manuellement les prix du marché.

Les ajustements à la demande intervenaient souvent après que les opportunités étaient déjà passées.

“Avant d’utiliser PriceLabs et Avirato, notre gestion était essentiellement manuelle et reposait sur des tableurs Excel. C’était un processus complexe et chronophage.”

Pour une entreprise gérant des dizaines de logements, cette approche n’était tout simplement pas viable.

Chaque mise à jour manuelle augmentait la charge de travail.

Chaque fluctuation du marché représentait un revenu potentiel perdu.

L’équipe a compris qu’elle avait besoin d’une technologie capable de réagir à la demande bien plus rapidement qu’un tableur ne le pourrait jamais.

Avirato a simplifié les opérations

La première grande transformation est venue grâce à Avirato.

Réservations, paiements, messages automatisés aux voyageurs et opérations quotidiennes ont été regroupés sur une seule plateforme.

Au lieu de jongler entre plusieurs systèmes, le personnel pouvait gérer presque tous les processus opérationnels depuis un seul tableau de bord.

“Avirato est indispensable pour gérer l’ensemble du processus de réservation, de la réception d’une réservation jusqu’à l’encaissement du paiement.”

La communication automatisée est également devenue un avantage majeur.

Les voyageurs reçoivent désormais des informations en temps utile avant leur arrivée, pendant leur séjour et après leur départ, sans alourdir la charge administrative de l’équipe.

Pour une entreprise hébergeant 140 voyageurs, cette efficacité est rapidement devenue inestimable.

PriceLabs a changé la vision de GicTour sur la tarification

Environ six mois plus tard, GicTour a adopté PriceLabs.

L’intégration avec Avirato s’est faite sans difficulté.

En quelques jours, l’équipe a abandonné la tarification saisonnière statique et a commencé à s’appuyer sur des données de marché en temps réel pour guider chaque décision tarifaire.

“Le processus a été extrêmement simple et rapide, et depuis, nous disposons d’un système de gestion bien plus agile et efficace.”

Au lieu de se fier à des suppositions, PriceLabs analyse en continu :

• La demande locale.
• Les prix de la concurrence.
• Le rythme des réservations.
• Les tendances du marché.
• Les schémas d’occupation.
• Les événements saisonniers.

Cela permet à GicTour de rester compétitif tout au long de l’année tout en maximisant la rentabilité lors des périodes de forte demande.

L’équipe apprécie particulièrement la transparence derrière chaque recommandation tarifaire.

“La quantité de données de marché disponibles est extrêmement précieuse, car elle nous aide à prendre des décisions éclairées en fonction de la demande.”

Au lieu de se demander pourquoi les tarifs augmentent ou diminuent, l’équipe peut comprendre précisément ce qui fait évoluer le marché.

Cette compréhension a fondamentalement transformé la manière dont les décisions tarifaires sont prises.

Mieux ensemble

Tandis que PriceLabs se concentre sur l’optimisation des revenus, Avirato assure le bon fonctionnement de tout le reste.

Ensemble, ils créent un flux de travail connecté et unifié.

PriceLabs détermine automatiquement la tarification optimale.

Avirato gère les réservations, les paiements, la communication avec les voyageurs et les flux de travail opérationnels.

Au lieu de jongler entre des systèmes déconnectés, GicTour bénéficie d’un écosystème technologique fluide et intégré.

Comme l’équipe le résume :

“Gérer 140 hébergements sans ces deux outils serait tout simplement impossible.”

Cette simple phrase en dit peut-être plus que n’importe quelle statistique.

Les résultats parlent d’eux-mêmes

La technologie doit créer une valeur commerciale mesurable.

Pour GicTour, les améliorations ont été immédiates.

Depuis la mise en place de PriceLabs et d’Avirato :

• Le prix moyen (ADR) a augmenté de €71.18 à €85.20.
• L’occupation a augmenté de 60% à 74.5%.
• La durée moyenne de séjour a augmenté de 2.65 nuits à 4.20 nuits.

Ces résultats ont permis à l’équipe d’améliorer sa rentabilité tout en continuant à se développer sans augmenter proportionnellement la complexité opérationnelle.

Au lieu de réagir constamment au marché, GicTour garde désormais une longueur d’avance.

Conseils aux autres gestionnaires

La technologie seule ne garantit pas le succès.

Avoir une stratégie tarifaire claire reste tout aussi important.

GicTour encourage les gestionnaires à associer d’excellents outils à une planification réfléchie et à une prise de décision fondée sur les données.

“PriceLabs et Avirato vous permettent de travailler plus efficacement, de prendre des décisions fondées sur des données réelles, d’améliorer les stratégies de tarification et de maximiser la rentabilité. Ce sont des outils indispensables pour quiconque souhaite développer son activité d’hébergement tout en gardant le contrôle des opérations et de la communication avec les voyageurs.”

Pour les entreprises prêtes à dépasser les tableurs, l’expérience de GicTour démontre ce qui est possible lorsque l’excellence opérationnelle et la tarification intelligente fonctionnent ensemble.