Konfigurowalne szablony wiadomości Airbnb dla gospodarzy ułatwiające komunikację z gośćmi

Rola dobrego gospodarza Airbnb nie ogranicza się do posiadania i utrzymywania pięknego miejsca. Liczy się to, jak gościnny i otwarty jest się wobec gości. Interakcje z gośćmi, od pierwszego zapytania aż po wymeldowanie, kształtują ich ogólne wrażenia z pobytu. Gospodarze Airbnb powinni aktywnie się komunikować lub przynajmniej opracować strategię wiadomości Airbnb. Dzięki niej każdy gość poczuje się mile widziany i swobodnie podczas urlopu. Udany pobyt przekłada się też na więcej pozytywnych opinii i powtarzające się rezerwacje.

Jak stworzyć strategię wiadomości Airbnb? W tym artykule prezentujemy konfigurowalne szablony wiadomości Airbnb, dzięki którym komunikacja z gośćmi będzie szybsza i sprawniejsza. Szerszy obraz sytuacji, wykraczający poza komunikację z gośćmi, opisuje artykuł wszystko, co trzeba wiedzieć, aby zostać gospodarzem Airbnb.

Czym są wiadomości Airbnb?

Wiadomości Airbnb to skrzynka odbiorcza gospodarza służąca do całej komunikacji z potencjalnymi gośćmi. Po zalogowaniu można uzyskać do niej dostęp. Cała komunikacja zaczyna się w tej skrzynce, gdy gość wyrazi zainteresowanie danym obiektem.

Wiadomości Airbnb oferują takie funkcje jak automatyzacja wiadomości, planowanie ich za pomocą wyzwalaczy, szybkie odpowiedzi czy edycja wysłanych wiadomości. Dzięki temu można odpowiadać na czas. Potwierdzenia rezerwacji, zameldowanie i wymeldowanie, wiadomości uzupełniające czy spory to typowe sytuacje wymagające komunikacji z gośćmi. Dzięki gotowym szablonom wiadomości Airbnb można mieć te wersje robocze przygotowane z wyprzedzeniem. Wystarczy edytować imiona, godziny lub dodatkowe informacje o obiekcie i wysłać wiadomość do gościa.

Dostęp do szybkich odpowiedzi przygotowanych przez Airbnb

4 sytuacje wymagające wysłania wiadomości Airbnb

Oto typowe sytuacje, w których można skorzystać z gotowych szablonów wiadomości Airbnb:

1. Potwierdzenie rezerwacji: Gdy gość zarezerwuje obiekt, warto wysłać ciepłą, powitalną wiadomość potwierdzającą rezerwację.
   
2. Szczegóły zameldowania: Goście często proszą o wcześniejsze zameldowanie, dlatego warto podać dokładną godzinę, od której obiekt jest dostępny. Ta standardowa wiadomość pełni funkcję powitania, zawiera szczegóły zameldowania i może też obejmować zasady domu.
   
3. Kontrola w trakcie pobytu: Warto wysłać krótką wiadomość, aby sprawdzić, czy gość jest zadowolony z pobytu w obiekcie. Taki drobny gest świadczy o trosce gospodarza. Wiadomość może też wspominać o dostępnych usługach dodatkowych w obiekcie.
   
4. Wiadomość przy wymeldowaniu: Podczas wymeldowania warto wysłać krótką wiadomość pożegnalną z podziękowaniem za wybór tego obiektu. Warto też zachęcić gościa do zostawienia opinii o pobycie.

Jak zapisywać wiadomości Airbnb?

Skrzynka odbiorcza Airbnb ma funkcję zapisanych wiadomości. Wystarczy wykonać poniższe kroki:

Można tworzyć spersonalizowane wiadomości Airbnb i zapisywać je jako szybkie odpowiedzi

• Przejdź do skrzynki odbiorczej Airbnb
• Kliknij wątek wiadomości
• Na dole widoczna jest ikona złożonych kartek. Kliknij ją
• Otworzy się sekcja zapisanych wiadomości. Kliknij 'Utwórz wiadomość'
• Napisz wiadomość, nadaj jej tytuł i kliknij 'Zapisz'

Jak zautomatyzować wiadomości Airbnb?

Aby zautomatyzować wiadomości Airbnb, trzeba skonfigurować wyzwalacze.

Wystarczy wykonać poniższe kroki:

• Przejdź do zaplanowanych wiadomości w skrzynce gospodarza
• Kliknij daną wiadomość i wybierz zdarzenie wyzwalające, na przykład 'Potwierdzenie rezerwacji', 'Zameldowanie' lub 'Wymeldowanie'.
• Podczas zapisywania wybierz moment wysyłki wiadomości, na przykład liczbę dni po rezerwacji lub czas, jaki ma upłynąć od wymeldowania.
• Zapisz ustawienia

Na co zwrócić uwagę przy wysyłaniu wiadomości Airbnb

Szablony wiadomości Airbnb pomagają szybko odpowiadać gościom. Przy opracowywaniu strategii komunikacji warto jednak pamiętać o kilku standardowych zasadach:

Ton: w komunikacji z gośćmi warto zachować uprzejmy i półformalny ton. Nawet jeśli problem leży po stronie gościa, wiadomości powinny zachowywać kulturalny ton.

Język: należy unikać żargonu. Wiadomości powinny być zrozumiałe dla wszystkich, w tym dla osób starszych.

Gramatyka i pisownia: Wiadomość z błędami, zwłaszcza w pisowni imion, może sprawiać wrażenie niedbałej. Dobrze sformułowana wiadomość wygląda profesjonalnie.
Długość wiadomości: Wiadomość powinna być zwięzła i konkretna. Nikt nie chce podczas urlopu czytać długich, formalnych akapitów. Warto usunąć zbędne szczegóły, aby uniknąć nieporozumień.

5 szablonów wiadomości Airbnb

Kliknij nazwę szablonu, aby zobaczyć konfigurowalny wzór dla danego scenariusza.

Szablon wiadomości powitalnej

Witaj {Guest Name},

Dziękujemy za wybór {Property Name} na czas pobytu! Rezerwacja jest potwierdzona od {Check-in date} do {Check-out date}. Oto kilka informacji, które zapewnią komfortowy pobyt.

Adres: {Insert address}

Lokalizacja: {Location pin}

Szczegóły dostępu: {Details about lockbox/key pickup}

Godziny dostępu do basenu (jeśli dotyczy):

Numer kontaktowy w nagłych wypadkach: {Caretaker number}

W razie pytań dotyczących przyjazdu prosimy o kontakt. Nie możemy się doczekać przyjęcia gościa i życzymy niezapomnianego urlopu.

Pozdrawiamy,

{Host Name}

Szablon wiadomości przed zameldowaniem

Cześć {Guest Name},

Dzień dobry! Z niecierpliwością czekam na przyjęcie Państwa jutro, {day and date}, w naszym pięknym obiekcie {property name}. Zameldować można się w dowolnym momencie po {check-in time}. Oto wszystkie niezbędne informacje:

Lokalizacja obiektu: {Address and location pin if available}

Wskazówki dojazdu: {Directions with nearest landmark}

Na terenie obiektu dostępne jest miejsce parkingowe.

Klucze do domu będą {insert details where the keys are/or if a property manager will be present at the check-in}.

Regulamin domowy wraz z pozostałymi informacjami, w tym hasłem do WiFi, będzie leżał na biurku w salonie.

W razie innych pytań prosimy o kontakt.

Dziękujemy za wybór naszego obiektu. Nie możemy się doczekać przyjęcia gościa!

Pozdrawiamy,

{Host Name}

Szablon wiadomości sprawdzającej w trakcie pobytu

Witaj {Guest Name},

Mamy nadzieję, że gość dobrze się zadomowił i miło spędza czas. W razie potrzeby pomocy lub jakichkolwiek niedogodności prosimy o kontakt. Na tyłach obiektu dostępny jest grill. Chętnie pomożemy go przygotować. Zawsze służymy pomocą, aby pobyt był jak najbardziej komfortowy.

Życzymy udanej dalszej części pobytu!

Pozdrawiamy,

{Host name}.

Szablon wiadomości przy wymeldowaniu

Szanowny Gościu {Guest Name},

Mamy nadzieję, że pobyt w {property name} był udany.

Wyjazd zaplanowany jest na {check-out date}, godz. {check-out time}.

Prosimy o wyłączenie wszystkich urządzeń, zamknięcie okien i zamknięcie drzwi wejściowych na klucz przy wyjściu. Prosimy też o wiadomość po opuszczeniu obiektu, aby można było poinformować ekipę sprzątającą.

Będziemy wdzięczni za kilka minut na zostawienie opinii o pobycie tutaj {insert review link}. Cenne uwagi pomagają nam ulepszać nasze usługi.

W razie problemów podczas wymeldowania jestem dostępny/a pod telefonem.

Jeszcze raz dziękujemy i mamy nadzieję gościć Państwa ponownie już wkrótce. Szczęśliwej podróży!

Pozdrawiamy,

{Host name}

Szablon prośby o opinię na Airbnb

Cześć {Guest Name},

Mamy nadzieję, że wszystko w porządku i podróż do domu przebiegła bezpiecznie. Mamy jeszcze jedną prośbę: czy mógłby Pan lub mogłaby Pani zostawić opinię i podzielić się wrażeniami z pobytu? Opinie pomagają nam ulepszać usługi oraz pokazują innym gościom, czego mogą się spodziewać.

Opinię można dodać tutaj {Link review section}.

Jeszcze raz dziękujemy i mamy nadzieję gościć Państwa ponownie w {Property Name}.

Pozdrawiamy,

{Host Name}

3 trudne sytuacje wymagające wysłania wiadomości Airbnb

Czasem pojawiają się trudniejsze sytuacje, takie jak uszkodzenie mienia, kradzież czy brak czystości. Wymagają one bardziej formalnej komunikacji z gośćmi. Gotowy szablon pozwala zachować profesjonalny i opanowany ton odpowiedzi.

Wiadomość o uszkodzeniu mienia na Airbnb

Witaj {Guest Name},

Mamy nadzieję, że pobyt w {Property Name} był udany. Po wyjeździe zauważyliśmy uszkodzenia w {specific item/area}. Rozumiemy, że wypadki się zdarzają, chcielibyśmy jednak wspólnie znaleźć sprawiedliwe rozwiązanie.

Zgodnie z naszą polityką musimy oszacować koszt naprawy lub wymiany, co może wiązać się z dodatkową opłatą w wysokości {$ amount}. Proszę dać znać, jak chciał(a)by Pan/Pani to rozwiązać.

Czekam na odpowiedź.

Pozdrawiamy,

{Host Name}

Wiadomość o kradzieży na Airbnb

Witaj {Guest Name},

Mamy nadzieję, że pobyt w {Property Name} był udany. Podczas kontroli obiektu po wyjeździe zauważyliśmy, że {missing item} nie ma już na miejscu. Chcieliśmy najpierw zapytać, czy nie został zabrany przez pomyłkę lub odłożony w inne miejsce.

Będziemy wdzięczni za jak najszybszą odpowiedź. Jeśli przedmiot rzeczywiście został zabrany, prosimy o jego zwrot lub pokrycie kosztu wymiany w wysokości {amount}. Proszę dać znać, jak chciał(a)by Pan/Pani postąpić.

Czekam na odpowiedź.

Pozdrawiamy,

{Host Name}

Szablon wiadomości Airbnb o odchodach zwierzęcia

Witaj {Guest Name},

Mamy nadzieję, że pobyt był udany. Podczas rutynowej kontroli po wymeldowaniu znaleźliśmy odchody zwierzęcia w {home area}, co wymaga dodatkowego sprzątania. Zgodnie z naszą polityką pobieramy w takim przypadku dodatkową opłatę za sprzątanie w wysokości {amount}.

Rozumiemy, że mogło to być niezamierzone, i liczymy na współpracę w utrzymaniu czystości obiektu dla wszystkich gości. Proszę dać znać w razie pytań.

Pozdrawiamy,

{Host Name}

Podsumowanie

Nasze szablony wiadomości Airbnb pomagają opracować strategię komunikacji. Taka strategia pozwala utrzymać kontakt z gośćmi na bieżąco i bez opóźnień. Zadowoleni z jasnej komunikacji goście chętniej zostawiają pozytywne opinie. Gotowe szablony ułatwiają zarządzanie obiektem, jednocześnie odciążając gospodarza w innych obowiązkach.

Aby ułatwić sobie hosting na Airbnb, warto wypróbować PriceLabs. To zaawansowane narzędzie do ustalania cen, które pomaga maksymalizować przychody. Po skonfigurowaniu PriceLabs gospodarz otrzymuje analizy oparte na danych dotyczące cen bazowych, może wdrożyć ceny dynamiczne oraz korzystać z silnika rekomendacji pobytu minimalnego, aby wyprzedzać trendy rynkowe.

Więcej o konkretnych scenariuszach komunikacji z gośćmi

Konkretne sytuacje omawiają nasze poradniki dotyczące próśb o wcześniejsze zameldowanie, instrukcji wymeldowania na VRBO oraz obsługi skarg gości.

Jasna komunikacja to jeden z najważniejszych czynników reputacji, która prowadzi do statusu superhost.