Dicas para manter relações positivas com proprietários em aluguéis de temporada

Embora os anfitriões sejam os donos do aluguel de temporada, os gestores de propriedades são os responsáveis no local. No entanto, os gestores costumam negligenciar o cuidado com as relações com os proprietários. Uma relação desgastada vai prejudicar sua reputação no mercado e impactar a receita dos anfitriões de aluguéis de temporada.

Por isso, manter canais de comunicação abertos é fundamental para uma relação saudável entre anfitrião e gestor. De danos à propriedade e conflitos com hóspedes a relatórios pontuais, vários fatores devem ser discutidos com o proprietário do aluguel de temporada para facilitar o processo de gestão. Caso contrário, vai criar tensão nas suas relações com os proprietários.

Leitura complementar: Gestão de aluguéis de temporada: o guia completo para gestores profissionais

5 dicas eficazes para manter relações positivas com proprietários

A satisfação dos anfitriões de aluguéis de temporada requer uma abordagem multifacetada. Aqui estão as áreas principais em que os gestores de propriedades devem focar para construir uma relação duradoura e harmoniosa com os proprietários.

1. Estabelecer e cumprir as obrigações contratuais

Um contrato bem estruturado é a base de toda parceria bem-sucedida entre proprietários e gestores de propriedades. Esse acordo promove a transparência enquanto protege os interesses de cada parte.

Elabore um contrato completo de gestão de propriedades que especifique o prazo do acordo, a taxa de serviço, a checklist de limpeza do Airbnb, as responsabilidades de manutenção, a cobertura de seguro STR para anfitriões, o reembolso de despesas, as estratégias de revenue management, a cláusula de cancelamento e outras tarefas relevantes. Além disso, incluir divulgações importantes desde o início reduz as chances de conflitos futuros.

«Inclua a divulgação sobre potenciais conflitos de interesse no contrato de gestão de propriedades.» – segundo Rafael P. Aquino, cofundador da Managedbyaffinity empresa de gestão de propriedades.

Faça disso uma regra de ouro: esclareça desde o início os papéis e responsabilidades de ambas as partes. Com o acordo de serviços, as duas partes terão uma base comum para as expectativas futuras e a resolução de conflitos. Os mal-entendidos serão mínimos, garantindo uma relação profissional produtiva.

Acima de tudo, o gestor de propriedades deve seguir rigorosamente este contrato juridicamente vinculante para manter uma relação positiva com o proprietário. Caso contrário, o anfitrião logo encerrará a parceria com você.

Cubra todos os deveres, responsabilidades, taxas de serviço e expectativas no acordo para evitar conflitos futuros

2. Lidar com desafios e conflitos com calma

Como em qualquer parceria comercial, disputas e desentendimentos ocasionais podem surgir na relação anfitrião-gestor de propriedades. Ambas as partes devem manter a calma para lidar e resolver os conflitos sem comprometer a relação.

Os anfitriões contratam um gestor de propriedades para facilitar a vida deles, não para complicar.

Pense e pratique o que vai dizer antes de comunicar más notícias, como danos causados por hóspedes. Isso também vai te ajudar a ter clareza e a responder perguntas com confiança. Ser aberto sobre como o anfitrião pode reagir aos problemas vai facilitar evitar mal-entendidos e chegar a soluções que satisfaçam ambas as partes.

Manter a compostura enquanto ouve as preocupações do anfitrião constrói confiança e fortalece a parceria.

Como Chandra Gibson sugeriu no LinkedIn, seja um ouvinte ativo para chegar à solução certa.

3. Manutenção pontual da propriedade

Um plano de manutenção adequado vai manter os proprietários de aluguéis de temporada satisfeitos. Você deve monitorar com diligência as tarefas de manutenção, incluindo inspeções trimestrais/mensais, verificações de segurança, agendamento de limpeza profunda e coordenação das limpezas entre as estadas dos hóspedes. Essa abordagem proativa garante a manutenção pontual do imóvel STR enquanto previne problemas potenciais assim que surgem.

Como My Broker Matt explicou: «Um bom gestor de propriedades não vai te ligar ou mandar mensagem sobre o vazamento do aquecedor de água. Ele vai resolver e mandar consertar para você.» É exatamente para isso que os anfitriões te contrataram.

Crie uma checklist de limpeza para garantir a manutenção pontual dos seus aluguéis de temporada

Uma propriedade bem cuidada leva a uma relação bem cuidada com o seu anfitrião. Além disso, manter oprocesso de limpeza do aluguel de temporada também contribui para uma experiência positiva no Airbnb para os hóspedes e para avaliações cinco estrelas.

4. Atualizar os proprietários sobre as métricas de desempenho

A demanda por um imóvel STR varia constantemente devido a diferentes variáveis de mercado, como quedas de sazonalidade dos aluguéis de temporada, comodidades desejáveis, concorrência do Airbnb e eventos locais. Informar regularmente os proprietários sobre o status da propriedade deles fortalece a confiança.

Como gestor de propriedades, você precisa atualizar os anfitriões sobre os KPIs monitorados usando a solução PriceLabs, incluindo a Preço Médio Da Diária (ADR), o Tempo Médio de Estada, o RevPAR e as taxas de ocupação. Essa ferramenta também vai te ajudar a tomar decisões informadas sobre restrições de estada mínima, dias órfãos e tarifas de última hora e com bastante antecedência com base nos KPIs atuais do seu imóvel STR.

Com dados em tempo real, proprietários e gestores estarão sempre alinhados sobre a estratégia de revenue management, evitando disputas e equívocos futuros.

5. Comunicação honesta para melhoria contínua

Uma comunicação clara é essencial para alinhar as expectativas do proprietário com suas estratégias de gestão. Fale de tudo com os anfitriões, incluindo estratégias de precificação dinâmica, problemas de manutenção, inspeções programadas e atualização das descrições das propriedades no Airbnb.

Além disso, o envolvimento ativo com os anfitriões vai te ajudar a aumentar sua taxa de ocupação no Airbnb e seus ganhos.

Digamos que você queira mudar sua estratégia de otimização de receita e precise discuti-la com urgência com o anfitrião. Primeiro, você vai analisar rapidamente os ganhos anteriores e potenciais usando o Revenue Estimator Pro. A ferramenta também vai permitir que você baixe o relatório detalhado em PDF e compartilhe com os proprietários para definir projeções de renda realistas.

Essa comunicação transparente constrói confiança nos proprietários, garantindo que vocês dois trabalhem em direção ao mesmo objetivo. Quando você calcula uma estimativa de receita, também demonstra aos anfitriões seu interesse genuíno em melhorar os lucros do aluguel de temporada.

A comunicação honesta é essencial para manter relações positivas com os proprietários

Dica adicional: Encontre o equilíbrio entre comunicar demais ou de menos. Os anfitriões também estão ocupados e não querem ser inundados com informações desnecessárias.

Perguntas frequentes

1. Qual é a maior responsabilidade de um gestor de propriedades com o proprietário?

Realizar inspeções, identificar problemas de manutenção, otimizar estratégias de receita e manter os hóspedes satisfeitos são essenciais para qualquer gestor de propriedades que queira gerar mais renda para os anfitriões de aluguéis de temporada.

2. Que tipo de relatório um gestor de propriedades forneceria a um proprietário?

Um relatório de gestão de propriedades bem estruturado inclui os detalhes operacionais, financeiros e de desempenho do aluguel de temporada.

3. Qual é o contrato entre o proprietário e o gestor?

O objetivo principal de um acordo contratual é estabelecer os termos e condições para a gestão de propriedades STR. Este contrato alinha as expectativas do anfitrião com as responsabilidades e tarefas delegadas aos gestores. Também cobre as taxas e o prazo do acordo para os serviços de gestão STR.

Considerações finais

Gestores de propriedades e proprietários estão em uma parceria profissional. Portanto, manter relações positivas com os proprietários é fundamental para atender às preocupações deles, otimizar o desempenho da propriedade e cultivar parcerias de longo prazo.

Um bom serviço também vai levar à renovação do contrato entre você e o proprietário do aluguel de temporada, então seja sempre transparente com eles.