Como a Capitalia escalou para mais de 500 unidades no México sem aumentar a equipe de revenue management

Padrões de hotel boutique aplicados aos aluguéis de temporada no México

Quando Carlos Cojab fundou a Capitalia em 2018, sua visão era simples, mas ambiciosa: oferecer uma experiência de hotel boutique sem abrir mão do aconchego e da privacidade de uma casa. "Where A Hotel Meets Home" não era só um slogan — era um compromisso operacional.

Oito anos depois, a Capitalia administra cerca de 30 propriedades e mais de 500 unidades nos principais bairros da Cidade do México — Polanco, Roma, Condesa, Juárez e Del Valle — além dos mercados de férias em Puerto Vallarta e Los Cabos. Crescer nessa escala sem perder o que tornava a marca especial exigia muito mais do que boas propriedades. Exigia uma abordagem completamente diferente de revenue management.

O desafio: a precificação manual não escala

Nos primeiros anos, a Capitalia gerenciava os preços como a maioria dos operadores: calendários de sazonalidade, intuição da equipe, revisões semanais de tarifas. Funcionava quando o portfólio era pequeno. Conforme cresceu, o modelo não aguentou.

"Dado o porte que já tínhamos alcançado, era praticamente impossível reagir a tempo às mudanças de demanda, aos eventos locais ou aos movimentos do compset. Estávamos deixando dinheiro na mesa na alta temporada e travando a taxa de ocupação cedo demais na baixa temporada." — Carlos Cojab, CEO e fundador

A equipe conhecia bem seus mercados. O problema não era conhecimento — era estrutura. A gestão manual de tarifas não escala. Cada nova unidade significava mais uma propriedade exigindo atenção constante, e a equipe não conseguia acompanhar o ritmo. Eles precisavam da disciplina do revenue management sem abrir mão do controle estratégico.

Por que a Capitalia escolheu a PriceLabs

A busca os levou até a PriceLabs. A integração com o PMS deles, o Guesty, foi direta. A implementação foi rápida. E a flexibilidade da plataforma permitia configurar os preços refletindo as diferenças reais entre as propriedades do portfólio — uma suíte executiva em Polanco não se comporta como uma vila em Los Cabos, e o preço não deveria tratá-las da mesma forma.

O suporte regional também fez diferença.

"O suporte da equipe LATAM — especialmente o Daniel — fez uma diferença enorme para uma operação tão distribuída geograficamente quanto a nossa. Já no primeiro mês, conseguimos começar a calibrar as regras propriedade por propriedade."

Uma integração sólida, um motor de regras flexível e um suporte ágil deram à equipe a confiança necessária para seguir em frente.

Como a Capitalia usa a PriceLabs

O Dynamic Pricing que reflete a realidade de cada propriedade

O portfólio da Capitalia é propositalmente diverso — suítes urbanas, vilas à beira-mar, apartamentos na cidade. A PriceLabs permite que a equipe configure preços-base, curvas de ocupação-alvo e ajustes de última hora de forma independente para cada propriedade.

"A flexibilidade das personalizações por propriedade nos permite refletir as diferenças reais entre uma suíte executiva em Polanco e uma vila em Los Cabos. A capacidade de orquestrar preços-base, ocupação-alvo e curvas de última hora em um único lugar é o que sustenta a disciplina da nossa equipe de revenue management."

Visibilidade em tempo real em cada submercado

Atuar em vários submercados distintos significa que a equipe precisa de visibilidade clara sobre o ritmo e o compset de cada mercado. O Market Dashboard da PriceLabs oferece isso tudo em um só lugar.

"Isso nos dá visibilidade real sobre o ritmo e o compset, submercado por submercado."

Essa visibilidade orienta tanto as decisões diárias de preço quanto as escolhas de longo prazo sobre quando subir as tarifas ou proteger a taxa de ocupação.

Transformando brechas na agenda em receita

O "dia órfão" — uma única noite entre reservas que não pode ser preenchida por causa das regras de estadia mínima — é uma das fugas de receita mais silenciosas em qualquer portfólio de aluguel de temporada. Com mais de 500 unidades, essas brechas se acumulam rápido.

"As regras de estadia mínima e noites órfãs nos permitiram recuperar brechas mortas que historicamente eram difíceis de fechar manualmente."

Automatizar essa lógica em todo o portfólio, algo praticamente impossível de gerenciar manualmente, gerou uma diferença imediata no aproveitamento da agenda.

Resultados: receita e uma mudança de cultura

Desde que adotou a PriceLabs, a Capitalia registrou melhorias contínuas no RevPAR e uma capacidade mais forte de defender o ADR (Preço Médio Da Diária) sem sacrificar a taxa de ocupação. Mas Carlos aponta para algo maior do que os números.

"Além dos números, a mudança mais significativa para nós foi cultural. Saímos de um modelo reativo para um proativo, em que a equipe dedica seu tempo à estratégia e às exceções, em vez de atualizar tarifas."

Foi essa mudança que tornou o crescimento possível sem um aumento proporcional de headcount. A Capitalia escalou para mais de 500 unidades sem expandir a equipe de revenue management na mesma proporção — porque o tempo da equipe passou a ser usado de outra forma.

Principais resultados desde a implementação da PriceLabs:

• Melhorias contínuas no RevPAR nos mercados urbanos e de férias
• Defesa mais forte do ADR sem sacrificar a taxa de ocupação
• Brechas de dias órfãos convertidas em receita reservada
• Escala para mais de 500 unidades sem crescimento proporcional da equipe de revenue management
• Mudança de uma definição reativa de tarifas para uma gestão proativa e focada em estratégia

Conselhos para outros operadores

Carlos construiu uma operação premium de aluguel de temporada em várias cidades, mercados e tipos de propriedade. O conselho dele é direto.

Não brigue com o algoritmo.

"A ferramenta funciona quando você se compromete a configurá-la bem e confia nos sinais que ela dá."

Sobrescrever constantemente as recomendações sem um motivo claro enfraquece o sistema. Confie nos dados.

Invista na configuração inicial.

"Preço-base, mínimo/máximo, personalizações por propriedade — esse trabalho se paga sozinho em poucas semanas."

A configuração inicial não é um custo extra. É a base. Economizar esforço aqui custa mais caro depois.

A tecnologia potencializa o julgamento — ela não o substitui.

"O revenue management dinâmico não substitui o julgamento do operador; ele o potencializa. A combinação de uma ótima ferramenta com uma equipe que conhece seu mercado é o que realmente faz a diferença."

Com a PriceLabs, a equipe de revenue management da Capitalia se tornou mais eficaz, livre para focar nas decisões que realmente exigiam sua expertise.