Gerenciando 140 hóspedes sem o caos

"Antes de usar o PriceLabs e o Avirato, tudo girava em torno de planilhas. Os preços eram atualizados apenas duas vezes por ano, e reagir à demanda do mercado simplesmente não era possível."

Gerenciar um punhado de aluguéis de temporada manualmente já é desafiador o bastante. Gerenciar acomodações para 140 hóspedes em 33 apartamentos turísticos e uma pousada histórica é uma história completamente diferente.

Para a GicTour, uma das principais empresas de gestão de propriedades em Alcalá de Henares, o crescimento não era o problema — o desafio era manter as operações eficientes garantindo que cada apartamento tivesse um preço competitivo todos os dias.

A empresa já havia conquistado uma sólida reputação por oferecer experiências excepcionais aos hóspedes por meio de El Sueño del Quijote, sua belíssima pousada de 12 quartos restaurada no coração desta cidade patrimônio mundial da UNESCO. Com a aceleração da demanda por acomodações privadas após a pandemia, a GicTour expandiu para a gestão de apartamentos turísticos, criando um portfólio que hoje combina apartamentos, hospitalidade e gestão completa de propriedades para proprietários locais.

Mas, com o crescimento, veio a complexidade.

Precificação manual, planilhas Excel, reservas, comunicação com hóspedes, pagamentos e tarefas operacionais disputavam a atenção da equipe. Cada hora gasta atualizando tarifas era uma hora que não podia ser dedicada a melhorar a experiência dos hóspedes ou expandir o negócio.

O ponto de virada veio quando a GicTour combinou o Avirato, um sistema de gestão de propriedades completo, com o PriceLabs, transformando a maneira como a empresa aborda precificação, operações e revenue management.

Hoje, a empresa aumentou seu Preço Médio Da Diária (ADR) de €71.18 para €85.20, a taxa de ocupação de 60% para 74.5% e a duração média da estadia de 2.65 noites para 4.20 noites — gerenciando um portfólio muito maior com muito mais eficiência.

Um negócio construído em torno da hospitalidade

Ao contrário de muitas empresas de aluguel de temporada que começam com dezenas de apartamentos, a GicTour começou com apenas um negócio de hospedagem.

Há mais de dez anos, a empresa começou a administrar a El Sueño del Quijote, uma charmosa pousada localizada em um casarão dos anos 1920 renovado no centro histórico de Alcalá de Henares.

À medida que as preferências dos hóspedes evoluíram — especialmente após o COVID-19 — os viajantes passaram a buscar cada vez mais a privacidade e a flexibilidade de apartamentos independentes.

Em vez de assistir a essa tendência de fora, a GicTour se adaptou.

A empresa expandiu para apartamentos turísticos e, ao mesmo tempo, desenvolveu um serviço completo de gestão de propriedades para proprietários que buscam maximizar o desempenho de seus aluguéis de temporada.

Hoje, a GicTour oferece muito mais do que hospedagem. Por meio de seu modelo integrado de hospitalidade, a empresa oferece:

• Gestão profissional de aluguéis de temporada para proprietários.
• Apartamentos turísticos por todo o centro histórico de Alcalá de Henares.
• A histórica pousada El Sueño del Quijote.
• Experiências locais e serviços para hóspedes que ajudam os visitantes a descobrir a cidade.

Essa combinação posicionou a GicTour como um dos provedores de acomodação mais reconhecidos da cidade.

Quando o crescimento supera os processos manuais

À medida que o portfólio se expandia, a estratégia de receita permanecia surpreendentemente tradicional.

A precificação era gerenciada manualmente usando Excel.

As tarifas mudavam apenas duas vezes por ano.

A análise competitiva significava verificar os preços do mercado manualmente.

O ajuste à demanda frequentemente acontecia depois que as oportunidades já tinham passado.

"Antes de usar o PriceLabs e o Avirato, nossa gestão era em grande parte manual e baseada em planilhas Excel. Era um processo complexo e demorado."

Para uma empresa que gerencia dezenas de propriedades, essa abordagem simplesmente não era sustentável.

Cada atualização manual aumentava a carga de trabalho.

Cada mudança de mercado representava receita potencial perdida.

A equipe percebeu que precisava de uma tecnologia capaz de reagir à demanda muito mais rápido do que qualquer planilha.

Avirato simplificou as operações

A primeira grande transformação veio por meio do Avirato.

Reservas, pagamentos, mensagens automatizadas para hóspedes e operações do dia a dia foram consolidados em uma única plataforma.

Em vez de alternar entre vários sistemas, a equipe podia gerenciar quase todos os processos operacionais a partir de um único painel.

"O Avirato é essencial para gerenciar todo o processo de reserva, desde o momento em que uma reserva é recebida até a cobrança do pagamento."

A comunicação automatizada também se tornou uma grande vantagem.

Os hóspedes agora recebem informações oportunas antes da chegada, durante a estadia e após a partida, sem aumentar a carga administrativa da equipe.

Para um negócio que acomoda 140 hóspedes, essa eficiência rapidamente se tornou inestimável.

PriceLabs mudou a maneira como a GicTour pensa sobre precificação

Cerca de seis meses depois, a GicTour adotou o PriceLabs.

A integração com o Avirato foi simples e direta.

Em poucos dias, a equipe abandonou a precificação sazonal estática e começou a usar inteligência de mercado em tempo real para orientar cada decisão de preço.

"O processo foi extremamente simples e rápido, e desde então temos um sistema de gestão muito mais ágil e eficiente."

Em vez de se basear em suposições, o PriceLabs analisa continuamente:

• Demanda local.
• Preços da concorrência.
• Ritmo de reservas.
• Tendências de mercado.
• Padrões de ocupação.
• Eventos sazonais.

Isso permite que a GicTour permaneça competitiva durante todo o ano, maximizando a rentabilidade nos períodos de alta demanda.

A equipe valoriza especialmente a transparência por trás de cada recomendação de preço.

"A quantidade de dados de mercado disponíveis é extremamente valiosa porque nos ajuda a tomar decisões informadas com base na demanda."

Em vez de se perguntar por que as tarifas sobem ou descem, a equipe pode entender exatamente o que está impulsionando o mercado.

Essa visibilidade mudou fundamentalmente a maneira como as decisões de preço são tomadas.

Melhores juntos

Enquanto o PriceLabs se concentra na otimização de receita, o Avirato garante que tudo o mais funcione sem problemas.

Juntos, eles criam um fluxo de trabalho integrado.

O PriceLabs determina automaticamente a precificação ideal.

Avirato gerencia reservas, pagamentos, comunicação com hóspedes e fluxos de trabalho operacionais.

Em vez de lidar com sistemas desconectados, a GicTour se beneficia de um ecossistema tecnológico integrado.

Como a equipe resume:

"Gerenciar 140 espaços de acomodação sem essas duas ferramentas simplesmente não seria viável."

Essa única frase talvez diga mais do que qualquer estatística.

Os resultados falam por si

A tecnologia deve criar valor de negócio mensurável.

Para a GicTour, as melhorias foram imediatas.

Desde a implementação do PriceLabs e do Avirato:

• O Preço Médio Da Diária (ADR) aumentou de €71.18 para €85.20.
• A taxa de ocupação aumentou de 60% para 74.5%.
• A duração média da estadia aumentou de 2.65 noites para 4.20 noites.

Esses ganhos permitiram à equipe melhorar a rentabilidade enquanto continua a crescer sem aumentar proporcionalmente a complexidade operacional.

Em vez de reagir constantemente ao mercado, a GicTour agora está sempre um passo à frente.

Conselhos para outros gestores de propriedades

A tecnologia sozinha não garante o sucesso.

Ter uma estratégia de receita clara continua sendo igualmente importante.

GicTour encoraja os gestores de propriedades a combinar ótimas ferramentas com planejamento cuidadoso e tomada de decisões baseada em dados.

"O PriceLabs e o Avirato permitem que você trabalhe com mais eficiência, tome decisões baseadas em dados reais, melhore as estratégias de preços e maximize a rentabilidade. São ferramentas indispensáveis para quem deseja escalar seu negócio de hospedagem mantendo o controle sobre as operações e a comunicação com os hóspedes."

Para empresas prontas para ir além das planilhas, a experiência da GicTour demonstra o que é possível quando excelência operacional e precificação inteligente trabalham juntas.