O que acontece quando a pessoa que sabe tudo tira férias?

“A automação não deve substituir o seu conhecimento de mercado — ela deve facilitar o uso desse conhecimento.”

Crescer é empolgante. Significa mais hóspedes, mais reservas, mais oportunidades e mais receita. Mas, para muitos gestores de propriedades, o crescimento também traz um outro tipo de desafio. Cada novo apartamento adiciona mais uma agenda para gerenciar, mais uma lista de preços para revisar e mais uma chance de algo passar despercebido.

Para a easy-flat, uma empresa austríaca de gestão de propriedades em plena expansão, esse desafio surgiu naturalmente à medida que seu portfólio crescia entre Viena e Villach. O que começou como um negócio enraizado no setor imobiliário foi, aos poucos, se transformando em uma operadora especializada em apartamentos mobiliados com serviços, recebendo desde viajantes de negócios e profissionais em projetos temporários até famílias em busca da flexibilidade e do conforto que os hotéis tradicionais muitas vezes não oferecem.

Com o crescimento do portfólio, a complexidade nos bastidores também aumentou. A equipe queria dedicar mais tempo a melhorar a experiência dos hóspedes e expandir o negócio, em vez de atualizar planilhas ou verificar manualmente as diárias. Encontrar uma tecnologia que realmente simplificasse as operações, mantendo o controle total sobre a estratégia, se tornou o próximo passo na jornada da easy-flat.

Essa busca acabou reunindo duas plataformas complementares. A my-bookings se tornou o centro operacional que gerencia reservas, comunicação com hóspedes e o dia a dia da operação, enquanto a PriceLabs trouxe uma abordagem mais inteligente e orientada por dados para a precificação.

Juntas, elas transformaram não só a forma como a equipe trabalha, mas também como o negócio se prepara para o crescimento futuro.

Os apartamentos com serviços da easy-flat estão localizados no coração de Villach, dando aos hóspedes fácil acesso a restaurantes, lojas e ao centro histórico da cidade.

Do setor imobiliário para a hospitalidade

Diferente de muitas empresas de gestão de propriedades, a easy-flat não começou na hospitalidade.

O negócio nasceu no setor imobiliário, onde a equipe identificou uma demanda crescente por apartamentos mobiliados que oferecessem aos hóspedes muito mais flexibilidade do que um hotel tradicional. Viajantes de negócios precisavam de um lugar confortável para ficar durante projetos longos. Famílias queriam mais espaço para explorar a Áustria. Viajantes a lazer buscavam cada vez mais uma acomodação que parecesse um lar, sem abrir mão do profissionalismo de um hotel.

Hoje, a easy-flat administra apartamentos com serviços em Viena e Villach, recebendo um público bem variado o ano todo. Embora cada hóspede chegue por um motivo diferente, todos esperam a mesma coisa: uma experiência de reserva tranquila, preços precisos e uma estadia sem complicações do check-in ao check-out.

Oferecer essa experiência foi se tornando mais desafiador à medida que o portfólio crescia.

Os sistemas que sustentavam o negócio nos primeiros anos já não conseguiam acompanhar o ritmo de crescimento.

“Antes de usar PriceLabs e My Bookings, gerenciávamos muitas decisões de preço por meio de planilhas do Excel. Isso exigia bastante trabalho manual e também nos deixava muito dependentes de ter um substituto bem treinado sempre que a pessoa responsável estava de férias.”

Como muitos operadores em crescimento, a easy-flat chegou a um ponto em que o próprio sucesso havia criado um novo problema. Cada apartamento adicional gerava mais decisões de preço, mais comunicação com hóspedes e mais tarefas operacionais. Continuar gerenciando esses processos manualmente não era só ineficiente; também tornava o negócio cada vez mais dependente de pessoas específicas da equipe, em vez de sistemas escaláveis.

Um apartamento com serviços moderno da easy-flat em Villach, pensado para oferecer a viajantes de negócios e de lazer o conforto e a flexibilidade de um lar.

Como a my-bookings simplificou as operações

O primeiro passo foi unificar as operações do dia a dia.

Em vez de lidar com vários sistemas diferentes para reservas, comunicação com hóspedes, faturamento, formulários de registro, disponibilidade e informações de acesso, a easy-flat implementou a my-bookings como a plataforma central para gerenciar a jornada do hóspede.

Em vez de alternar entre aplicativos diferentes durante o dia, a equipe conseguia acompanhar tudo em um só lugar. As reservas fluíam com mais facilidade, as informações dos hóspedes ficaram mais fáceis de acessar e os processos operacionais se tornaram muito mais consistentes em todos os apartamentos.

À medida que o negócio continuava crescendo, essa centralização se mostrou tão valiosa quanto qualquer economia de tempo.

“A my-bookings nos ajuda a gerenciar reservas, disponibilidade, informações dos hóspedes e processos operacionais em um só lugar. O que achamos mais útil é que muitos temas operacionais ficam reunidos em um único sistema.”

Para a easy-flat, a my-bookings não só melhorou a eficiência. Ela também deu à equipe a confiança de que os padrões operacionais permaneceriam consistentes, independentemente do quanto o portfólio continuasse crescendo.

Como a PriceLabs transformou a gestão de receita

Enquanto a my-bookings simplificava as operações, a precificação era um desafio completamente diferente.

A demanda muda o tempo todo. Um evento local, férias escolares, uma conferência ou uma tendência sazonal podem influenciar bastante o quanto os hóspedes estão dispostos a pagar. Reagir rápido o suficiente enquanto se gerenciam vários apartamentos manualmente havia se tornado quase impossível.

A PriceLabs trouxe uma abordagem muito mais inteligente.

Em vez de depender de planilhas e comparações manuais, a plataforma analisa continuamente a demanda do mercado, a ocupação, a sazonalidade, o ritmo das reservas e as regras de precificação antes de recomendar ou atualizar automaticamente as diárias.

O resultado não é simplesmente automação.

É tomar decisões melhores.

“A PriceLabs oferece um bom equilíbrio entre automação e controle manual. Podemos definir nossas próprias regras e estratégia, mas ainda intervir sempre que necessário.”

Em vez de substituir a experiência da equipe, a PriceLabs a fortalece. A automação cuida dos cálculos repetitivos, enquanto a easy-flat mantém o controle total da sua estratégia de preços. Esse equilíbrio permite que o negócio responda muito mais rápido às mudanças do mercado, com total confiança nas decisões tomadas.

Principais benefícios

Desde que implementou a my-bookings e a PriceLabs, a easy-flat já:

• Aumentou o desempenho do negócio em mais de 8%
• Reduziu significativamente a administração manual de preços
• Automatizou as atualizações de preços em todos os canais de reserva conectados
• Centralizou reservas, comunicação com hóspedes e fluxos de trabalho operacionais
• Reduziu a dependência de planilhas manuais e do conhecimento individual
• Construiu uma base operacional mais forte para o crescimento futuro

Muitos apartamentos da easy-flat combinam conforto contemporâneo com o caráter arquitetônico dos centros históricos da Áustria.

Construindo o futuro

A tecnologia permitiu que a easy-flat se tornasse mais eficiente, mas para Lukas uma coisa é clara: o software é só parte da equação.

“A automação não deve substituir o seu conhecimento de mercado. Ela deve facilitar o uso desse conhecimento.”

Essa filosofia continua guiando cada decisão do negócio.

Ao combinar a my-bookings para a gestão operacional com a PriceLabs para a precificação dinâmica, a easy-flat criou um ecossistema tecnológico que sustenta o crescimento sem abrir mão do controle. A administração de rotina foi substituída pela automação, permitindo que a equipe dedique mais tempo ao que realmente importa: melhorar a experiência dos hóspedes, apoiar os proprietários e continuar fazendo o negócio crescer com confiança.

Para gestores de propriedades que querem crescer sem aumentar a complexidade, a jornada da easy-flat mostra que a tecnologia certa não substitui a experiência. Ela dá aos operadores experientes a liberdade de usar esse conhecimento onde ele gera mais valor.