Sem achismo: como Rafael Borges usa dados e o PriceLabs para precificar 700 apartamentos de multipropriedade em Olímpia

Olímpia, no interior de São Paulo, é uma cidade de 60 mil habitantes que recebe 8 milhões de turistas por ano, atraídos por um complexo de águas termais. Foi nesse mercado aquecido e extremamente concorrido que Rafael Borges construiu a Reserve Temporada, uma operação que hoje faz a gestão de 700 proprietários em um segmento que quase ninguém atende com tecnologia: a multipropriedade.

Do mercado corporativo à multipropriedade

Rafael não começou no mercado de aluguel por temporada. Por formação, é administrador e passou anos no mercado corporativo, na área de procurement, fazendo gestão de compras de tecnologia para grandes multinacionais. Essa bagagem moldou a forma como ele enxerga negócios até hoje.

Isso me impulsionou: o conhecimento de como uma empresa pode ser eficiente usando a tecnologia.

Há cerca de dois anos, ele veio passar um final de ano em Olímpia e acabou ficando. Percebeu que a cidade tem mais de 2.000 casas de temporada, e sua primeira ideia foi criar um hub de curadoria dessas casas. Chegou a captar 120 imóveis. O resultado? Nas palavras dele: "Zero. Deu super errado."O problema não era o mercado, que era bom, nem o lucro, que era interessante. O gargalo era o operacional: encontrar 15 profissionais de limpeza para faxinar 15 casas diferentes em um final de semana, fazer check-in, check-out e validação de tudo. Rafael devolveu as chaves das casas, mas manteve o que tinha construído de mais valioso: a plataforma de tecnologia.

Foi aí que ele olhou para outro ativo da cidade: seis resorts em operação, mais dois em construção e mais de 35 mil proprietários de multipropriedade. Ele começou a captação de proprietários e, dessa vez, deu certo. A tecnologia que ele já tinha construído resolvia a complexidade do processo de reservas, aprovações e autorizações, e o operacional deixou de ser problema, porque a limpeza e a manutenção são realizadas pelo próprio condomínio.

Um modelo de negócio diferente do mercado

O mercado de multipropriedade tradicionalmente opera sem tecnologia e com cobrança de comissão por venda. Rafael inverteu a lógica: cobra uma mensalidade do proprietário, o que garante caixa saudável nos períodos de baixa sazonalidade e cria um compromisso do proprietário com a disponibilidade do imóvel."Se eu tenho um anúncio publicado com aquela disponibilidade, eu preciso garantir para o hóspede. Hoje, com a mensalidade, o proprietário assume um compromisso comigo e eu evito o problema de reservar e depois não ter o apartamento."

Outro diferencial é a transparência e a reserva instantânea. O proprietário pode entrar no site e ver o preço publicado naquele dia, naquela hora. E o hóspede que reserva pelo Booking ou pelo Airbnb tem confirmação e disponibilidade imediatas, sem o delay de consultar o proprietário a cada reserva. Cada proprietário tem de 7 a 28 dias por cota, um formato que exigiu personalizar toda a stack de tecnologia, já que nenhum PMS ou ferramenta de precificação foi desenhado para esse modelo.

Precificação sem achismo: 700 apartamentos, 4 atualizações por dia

É na precificação que a tecnologia mostra sua força na operação do Rafael. Quando pesquisou o que havia de melhor no mercado em plataformas de precificação, já iniciou com PriceLabs. Hoje, o resultado dessa escolha é uma operação que seria impossível de gerenciar manualmente:

Hoje, com o PriceLabs, eu altero o preço de 700 apartamentos, quatro vezes por dia, e não é por achismo.

Rafael explica o dilema que todo anfitrião conhece bem:

Numa manhã de segunda-feira chuvosa, qual é o preço certo? Se colocar R$99, pode ser que alugue todos os apartamentos, mas quanto faturamento se está deixando na mesa? E num final de semana de altíssima temporada, será que R$200 é o melhor preço, ou a R$ 190 ele teria alugado 10% a mais? Com o volume de apartamentos que eu tenho, eu não consigo trabalhar com achismos. Eu preciso de tecnologia, estratégia e dados.

Usuário avançado da API do PriceLabs e da integração com a Stays, seu PMS, Rafael construiu por conta própria uma camada de automação sobre as duas plataformas, com sinalizadores de ajuste de preço para cima e para baixo e relatórios que chegam diariamente no seu WhatsApp indicando se ele está à frente ou atrás da meta e quais ações precisa tomar no dia.

Eu não precisei parar para fazer um Excel, eu não precisei parar para fazer um relatório. Eu tenho uma plataforma chamada PriceLabs. Hoje eu tenho isso na tela, com uma automação que chega no meu WhatsApp e fala: você está atrás ou na frente? Quais são as ações que você precisa fazer hoje?

Com essa visibilidade, a estratégia fica clara: baixar a diária média na baixa temporada e nos dias de semana para fazer caixa, e capturar as melhores locações nos picos de alta, aproximando o faturamento real do que a operação pode entregar.

Como Rafael explica o PriceLabs para quem nunca ouviu falar

Ao final da conversa, pedimos que Rafael explicasse o PriceLabs para alguém que nunca ouviu falar da ferramenta. A resposta dele resume bem o valor da precificação dinâmica:

Você vai fazer com que o mercado defina o preço da sua diária. Você define as travas de mínima e, de acordo com o seu mercado e o seu público, parametriza regras para que o seu preço seja otimizado, buscando a melhor diária e o melhor resultado para o seu caixa. Preços muito baixos geram um caixa que não corresponde; preços muito altos derrubam a taxa de ocupação. O PriceLabs faz o melhor equilíbrio entre preço e ocupação.

As lições do Rafael para outros anfitriões e gestores

Além da precificação, a conversa rendeu insights valiosos de quem também atua como consultor de negócios, ajudando empresários a faturar mais e gastar menos.

• Tecnologia é barata perto do que ela devolve.

As minhas empresas não funcionam sem tecnologia. O custo do investimento em tecnologia é barato, considerado o retorno que se pode obter e a escala que se pode atingir. A tecnologia está disponível para todo mundo; a questão é como você vai utilizá-la, conectá-la e programá-la para otimizar resultados.

• O maior erro de muitas empresa é não dar valor aos dados. Rafael alimenta uma base com todos os clientes que já passaram pela empresa e envia mensagens um mês antes do aniversário dos filhos dos hóspedes

A família vem no dia 7 de julho, sai no dia 10, vem o pai, a mãe e três filhos. Você pegou a data de aniversário de todos eles no check-in? Salvou onde? Sanitizou os dados?

• Melhore na baixa, execute na alta.

As melhorias no mercado de locações são feitas na baixa temporada. Na baixa você melhora; na alta temporada, você faz acontecer no caixa da empresa.

• Maturidade não vem em seis meses

Você vai precisar errar. É a curva de aprendizado de cada negócio, vivendo as vivências diárias, passando uma baixa e uma alta temporada. Aí sim você está pronto para dizer que conhece o seu mercado.

• Extraia o máximo das ferramentas que você já paga. Rafael se descreve como extremamente curioso: entra na plataforma e passa uma semana explorando cada recurso, levando discussões de alto nível para os times de account management e suporte.

Os próximos passos

Para os próximos anos, Rafael pretende crescer 20% em número de apartamentos e novas aquisições, mantendo o foco em Olímpia:

Vou ser o melhor da cidade, usar minha melhor tecnologia e me consolidar nesse segmento.

O passo seguinte é encapsular a operação em um modelo de franquia, dando a outras pessoas, que não têm tecnologia nem capacidade de investimento próprio, o poder de operar com a estrutura que ele construiu.

Uma trajetória que começou com um tombo de 120 casas devolvidas e que hoje precifica 700 apartamentos quatro vezes por dia, sem achismo, com tecnologia, estratégia e dados.